物業檔案的建立與管理

　　科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。******項目作為獨特社區，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段，配備專職檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節，對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理，達到提高物業管理水平、更好地服務客戶的目的。

　　(一)檔案資料的分類檢索

　　1、原物業公司及開發建設單位移交檔案資料

　　(1)產權資料

　　A. 項目批準文件

　　B. 用地批準文件

　　C. 建筑執照

　　D. 拆遷安置資料

　　(2)技術資料

　　A. 園區規劃圖

　　B. 建筑施工圖

　　C. 竣工圖

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結構、設備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

　　D. 地質勘測報告

　　E. 工程合同

　　F. 開、竣工報告

　　G. 工程預決算

　　H. 圖紙會審記錄

　　I. 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

　　J. 隱蔽工程驗收簽證

　　K. 沉降觀察記錄

　　L. 竣工驗收證明書

　　M. 鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　N. 新材料、構配件的鑒定合格證書

　　O. 水電、衛生器具等設備的檢驗合格證書

　　P. 砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　Q. 供水試壓報告

　　(3)物業資料

　　A. 住宅區基本資料

　　B. 住宅區分區資料

　　C. 商業網點資料

　　D. 娛樂設施資料

　　2、管理單位自建檔案資料

　　(1)用戶資料

　　A.用戶入住資料

　　a.購房合同書復印件

　　b.入住通知書

　　c.入住聲明

　　d.業主規約

　　e.其它

　　B.家庭人員檔案

　　a.用戶情況登記表

　　b.身份證復印件

　　(2)日常管理資料

　　A.環境管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.垃圾清運記錄

　　c.消殺記錄

　　d.噪音檢測記錄

　　B.保安管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.交接班記錄

　　c.值班記錄

　　d.物資搬運放行記錄

　　e.緊急事件處理記錄

　　f.車輛進出記錄

　　g.夜間查崗記錄

　　C.出租屋檔案

　　a.出租屋租賃許可證復印件

　　b.租賃合同復印件

　　c.入住認定書

　　d.承租人員資料(含《住戶情況登記表》)

　　D.車輛檔案

　　a.車輛詳細資料

　　b.車位使用協議

篇2：物業檔案保管工作

　　物業檔案保管工作

　　一、物業檔案保管工作概論

　　(一)檔案保管、物業檔案保管工作的含義及意義

　　檔案保管是指按照一定的原則，采用適當的技術，改善檔案的存藏環境與保管條件，以便最大限度地延長檔案壽命的過程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。

　　物業檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對物業檔案實行科學保管和保護，防止和減少物業檔案的自然或人為損毀的工作。物業檔案保管工作在物業檔案工作中處于特殊地位，具有十分重要的意義。

　　1.物業檔案保管工作是延長檔案壽命，維護歷史真實面貌的根本保證。物業檔案是物業公司歷史活動的真實記錄，是國家檔案的一部分。物業檔案是以一定的物質形態存在的，由于種種因素的作用和影響，檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過程之中，直至最后消失。只有加強物業檔案保管工作，采取一切科學技術措施和方法，有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞，才能最大限度的延長物業檔案的壽命，保證物業檔案的完整與安全，更好地維護物業公司的歷史真實面貌。

　　2.物業檔案保管工作是物業檔案業務工作的關鍵性環節，對整個物業檔案工作具有重大影響，在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好，就為整個物業檔案檔案工作提供了物質對象，這是物業檔案工作最起碼、最基本的前提；如果檔案保管得不好，雜亂無章，乃至霉爛損毀，就會影響其他檔案業務工作的正常進行，甚至無法進行。如火災、失盜或人為破壞，造成檔案實體的不復存在，其損失都是無法補救的，以后的利用工作便無法開展。1998年云南某縣檔案館發生大火，部分檔案即刻化成灰土，就是最有教訓意義的例子。所以，保管工作在物業檔案業務工作中居于特殊地位，具有極其重要的意義。

　　(二)物業檔案保管工作的任務

　　物業檔案保管的任務，概括來說，就是維護物業檔案的完整與安全，有效地延長物業檔案的壽命。它的具體任務是:

　　1.防止物業檔案的損毀

　　掌握物業檔案損壞的原因和規律，采取有效的技術措施和方法，最大限度地消除可能導致檔案損毀的各種自然的或人為的因素，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。

　　2.延長物業檔案的壽命

　　采取積極有效的措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不利于耐久性的因素，增強物業檔案對外界不利因素的抵抗力，緩解檔案的老化趨勢，并提高檔案的修復和復制技術，盡可能地延長檔案的壽命。

　　3.維護物業檔案的安全

　　包括兩方面:一方面是指物業檔案作為一種物質存在形態，必須保證其安全、完整地存在下去，不損毀丟失；另一方面是指物業檔案作為一種社會現象，要建立切實可行的嚴格的安全保密制度，防止失盜和失密、泄密事件的發生，保證物業檔案的信息安全。

　　(三)物業檔案保管工作的基本原則

　　1.分類保管

　　物業檔案機構對各部門移交的檔案應分類進行保管，要保持檔案文件的有機聯系，做到檔案存放條理化，排列系統化，保管科學化，便于檔案的調閱提還，并有利于物業檔案的保護管理。對于聲像檔案，由于其制作材料的特殊性，更應分庫保管。

　　2.以保護為宗旨，以利用為目的

　　檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項。“管好”是為了“用好”。不能片面地強調保護檔案，而不考慮到利用的方便；同時，也不能只遷就一時的利用方便，而不顧檔案的保護，影響長遠的利用。在實際工作中，“管好”和“用好”既有具體的矛盾，又有總體的一致性。所以，物業檔案保管工作應在保護措施、制度、方法和具體技術處理各方面，做到既能保護檔案不受損害，以利于延長檔案的壽命和長遠的利用，又能積極創造條件，保證當前利用的需要。

　　目前，很多單位采用計算機技術和縮微技術將檔案信息錄入數據庫或將檔案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用，這樣既有效保護了檔案實體，延長了檔案壽命，又方便利用，真正實現了“保管是為了利用”的目的。

　　3.以防為主，防治結合

　　物業檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對這“五害”，必須以防為主，防治結合。特別是前“三害”，一旦事發，損失將無法挽回，尤應預防。在防、治兩方面，防是關鍵，是主導方面。從總體上講，以防為主，“防患于未然”，是積極主動的治本方法。

　　二、物業檔案保管工作的物質條件

　　做好物業檔案保管工作，除要求配備具有一定專業知識、熟悉檔案自然損毀規律的專職管理人員外，還必須有一定的物質條件。

　　(一)檔案庫房

　　具備相當容量和適宜條件的庫房，是物業檔案保管的首要物質條件。根據保管檔案的特點和檔案庫房的合理要求，選擇檔案庫房要注意堅固耐用，經濟美觀，能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。

　　檔案庫房是存放檔案的專用房間，它有別于物資倉庫、辦公室和技術用房，有其自身獨特的要求。在設計上考慮與周圍環境協調的情況下，應以利于檔案的安全保護為根本前提。因此，在新建或改建、裝修檔案庫房時，要以加強庫房圍護結，提高其保溫、隔熱、防潮性能為主，以空調設備的造型、利用為輔。

　　一般情況下，檔案庫房建筑的基本要求有以下六點:

　　1.加厚庫房墻體。具體厚度，可依據使用材料性能、墻體結構形式進行熱工計算，以達到保溫、隔熱性能良好為度。

　　2.庫房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。每開間的窗戶面積與外墻面積之比，不應大于1:10。有條件采取全部空調的檔案部門，庫房可不設窗戶，這有利于庫房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節約能源。

　　3.庫房的外觀式樣，應以利于檔案保護為前提，適當考慮檔案室專業功能的獨特風格及當地周圍環境的和諧。

　　4.庫房地面單位面積的承重，應大于其他用房。庫房排放一般的木質、金屬柜架，每平方米荷載不應小于500kg；采用密集架，每平方米荷載不應小于1200kg。

　　5.庫房的開間大小、層高、門窗的結構和形式，都應不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫房開間面積，應根據存儲檔案的類別、數量等情況的不同，一般小庫60~100m⒍2，中庫100~200m⒍2，大庫200~300m⒍2。庫房層高一般以2.5~2.8m為宜。

　　6.檔案庫房應集中，自成一體，不與其他辦公、技術用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。

　　(二)檔案裝具

　　檔案裝具是保管檔案必須的基本設備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等，一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久，便于機械加工，做成組合構件，有可調節性和機動性，便于運輸、組裝，便于使用，但造價較高。檔案裝具種類很多，各有所長，應按庫房特點、檔案價值以及規格的不同，合理使用，靈活配置。

　　物業公司檔案室在庫房面積不是很寬敞的條件下，可選用新型的檔案密集架，既節省空間又美觀方便。對于圖紙檔案多的單位，為了避免紙張的折疊影響物業檔案的利用及其壽命，最好選購專門的圖紙柜。

　　(三)包裝材料

　　檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對檔案直接損害，又能減少機械磨損，對檔案有保護作用。目前我國檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊、磁帶盒等保護。

　　(四)溫濕度調節裝置及其他庫房設施

　　1.溫濕度計

　　根據我國的實際情況，檔案庫房溫濕度的正常要求是:溫度為攝氏14~24℃，相對濕度為45%~60%。為了掌握庫房溫濕度是否符合正常要求，庫房應設有對溫濕度進行測試的儀表。目前有一種專門為檔案庫房設計的溫濕度計，可以很直觀的了解庫房的溫濕度狀況。

　　2.空調和抽濕機

　　為有效的控制和調節庫房的溫濕度，在現有的技術條件下，最好的措施是安裝空調和抽濕機。

　　3.窗簾

　　光線對檔案紙張和字跡能造成很大的危害，其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線。除了在庫房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽光直射外，庫房窗戶上應安裝防光和防火的窗簾。

　　4.滅火器

　　檔案庫房應放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報警裝置和自動滅火裝置。

　　三、物業檔案庫房的管理

　　(一)檔案分庫的一般原則

　　檔案如何分庫存放，是庫房管理的重要一環。這一步考慮周全了，就為以后的庫房管理奠定了基礎，會省去很多麻煩和困難。需要特別注意的是，不同載體的檔案要盡量分庫存放，聲像檔案和檔案縮微膠片應單獨存放。

　　(二)檔案裝具的排放要求

　　檔案裝具在庫內排放，應本著便于檔案的提調、運送、采光、空氣流動、整齊美觀的要求。庫房門應對著庫內的主通道，主通道的凈寬不少于1.5m。固定式的裝具，相鄰兩排之間的凈寬應不少于0.8m。為便于通風和防潮，裝具不能緊貼墻壁，與墻壁的距離應不少于8cm，裝具于墻壁之間的通道不少于0.6m。有窗戶的庫房，裝具的行排應與窗戶垂直，利于通風和避免室外光線直射檔案。

　　各排裝具靠近主通道的一端，應有整齊統一的側板，以便于貼插標簽。

　　(三)檔案的排列次序和方法

　　檔案在庫內的排放次序，包括檔案裝具的編排次序、全宗內各類項檔案之間的排列次序，以及同一類項檔案在柜架上的排放次序。

　　裝具在庫內的編排次序，應根據庫房的形狀、裝具的排放方式而定。無論是固定式柜架還是活動式柜架，其編排次序一般是:人站在庫內主通道上，面對各排行柜架，左起第一排為首排，右起第一排為末排。

　　全宗內檔案的排放要保持相互之間的聯系，按照分類方案逐類排放。每類檔案排完后預留一定的空間。

　　檔案在柜架內的排放次序，應先左后右，先上后下。對于一個檔架來說，起始卷號在架的左上角，終止卷號在架的右下角。一個排面的檔案排放滿后，轉到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。

　　檔案在裝具內不應放得過緊過擠，以免給提取和存放帶來困難，并因此造成卷皮和卷盒的損傷。此外，每一類項的排尾，要空留一定數量的裝具空間，以備以后檔案增補、修復或改裝卷盒卷皮時的體積增大。

　　(四)檔案柜架貼插標簽

　　檔案柜架貼插標簽，是庫房管理中的一項必須工作。其作用在于:使庫房管理人員明了檔案存放位置，便于提還檔案，便于新來工作人員熟悉環境、業務，便于檢查、參觀。

　　具體做法是，在每一排柜架靠近主通道的一端，在適當高度位置統一貼插字體工整醒目的標簽，每一柜架內的各個隔層，也要標明檔案類項名稱和案卷起止號，以便查找和提還案卷。

　　檔案裝具標簽內容包括全宗名稱、全宗號、分類號、項目號、案卷起止號、年度、保管期限、箱柜號。

　　(五)物業檔案存放位置索引

　　為了便于保管工作人員和提供利用工作人員全面掌握檔案存放情況，迅速地提還檔案，物業檔案分庫分類排好之后，應該編制《檔案存放位置索引》(或稱《檔案存放地點索引》)。依其作用分為兩種:

　　其一，是指明檔案存放位置的，以檔案類項為單位，標明存放處所。

　　其二，是指明各檔案庫房保存檔案情況的，以檔案庫房和檔案架(柜)為單位，標明所存放的是何種檔案。

　　上述兩種索引，按形式又可分為書本式和卡片式兩種。第二種并可采取圖表形式，把每個庫房(樓、層、房間)內檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在醒目的地方，以便隨時參看。這兩種索引的詳略程度和項目，可根據檔案館(室)的具體情況決定。

　　(六)庫房衛生

　　檔案庫房衛生是庫房管理中的經常性工作，是檔案保護技術中諸多內容的一個重要項目，關系到檔案的生蟲、長霉、污染、磨損等問題。庫房衛生的要求是:(1)地板、門窗、墻壁、燈具及頂棚保持光潔明亮；(2)檔案柜架各部位及所放檔案和包裝材料清潔無土；(3)檔案放置整齊，其他器材物品放置有序；(4)與庫房管理無關的器材、雜物一律不準存放等。

　　為保證庫房衛生清潔，還應采取以下措施:(1)新建或改建庫房時，地板應為水磨石；(2)在資金允許的條件下，將墻壁四周和頂棚粘貼墻布或涂刷涂料；(3)窗戶要嚴實，最好少設或不設窗戶；(4)對新增添的裝具，接收或征集來的檔案、出庫利用較久的檔案，入庫前必須進行擦洗、除塵和消毒；(5)管理人員入庫必須穿工作服、換鞋，非庫房管理人員禁止入庫，盡量少接待或不接待庫房參觀；(6)堅持經常和定期進行清掃衛生和維護工作。

　　(七)檔案安全檢查

　　定期和不定期地對檔案進行安全檢查，是庫房管理工作中的一項重要內容，是維護檔案安全和完整的一項重要措施。

　　1.檢查的內容和目的

　　主要從三個方面進行檢查:一是從政治安全方面出發，檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況，及時發現不安全的因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全；二是從保護技術方面檢查，看檔案有無發黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現象，以便采取相應措施，積極防治；三是從檔案管理方面檢查檔案是否缺少、案卷有否錯位。并應檢查庫房是否進水、門窗是否牢固、消防設備是否齊全、有無異常變化等情況，以便分析原因，改進工作，加強管理，防止意外事故的發生。

　　2.檢查方式和方法

　　定期檢查一般一年或兩年一次，按檔案目錄逐卷檢查。不定期檢查一般在庫房發生水火災害、檔案被盜或懷疑被盜、發現蟲蛀、鼠咬和霉爛等現象以及檔案保管人員調換工作等情況時進行。可先局部檢查，發現問題再全面檢查。檢查時必須做檢查記錄，以一級類目為單位進行。檢查后應寫出檢查報告，內容包括檢查工作的組織、人員、檢查時間、進行情況、發現的問題，以及妥善處理發現的問題和改進工作的意見等。

　　(八)借閱檔案制度

　　館內外人員借閱檔案，必須辦理正式借閱手續，填寫提調單。提調單一式二份，一份留庫房存查，一份隨檔案送交利用出納臺。并應嚴格規定:正常情況下，檔案原件不能調離檔案館(室)；利用者不得在檔案上作任何圈點勾劃標記；閱覽室內不得吸煙，閱覽桌上不得放置水杯、墨水等易污染檔案之物品；破損、待修的檔案，一律不提供利用；有復印件、縮微品的檔案，除特殊原因經批準同意者外，不再提供檔案原件。

篇3：物業檔案整理工作

　　物業檔案整理工作

　　一、物業檔案全宗的劃分

　　物業公司是專門對已建成投入使用的房屋及其附屬設備設施、相關場地實施專業化管理，并為物業業主和使用人提供多方面、多層次的有償服務和良好的居住和工作環境的獨立核算、自主經營、自負盈虧、具有獨立法人資格的經濟實體。

　　根據檔案全宗構成的三個條件，物業公司產生的全部檔案應當構成一個物業檔案全宗。物業公司自成立之日起，就是一個新的立檔單位，在其基本職能沒有發生重大改變，只是職能或工作范圍的擴大或縮小、內部機構的調整等情況下，其變化前后形成的檔案仍屬于一個全宗。如，物業公司屬下的其中一個管理處因業務原因要移交給另外一間物業公司管理，部分檔案因此也移交出去，但這種情況并不影響原物業公司全宗。管理處(小區)屬物業公司的派出機構，其所產生的檔案不能構成一個全宗，而屬物業公司全宗的一部分。在該管理處(小區)轉出時，將有關本公司全局的檔案復印一份存檔，如黨群工作、經營管理、行政管理、財務等檔案；原件及僅關系小區管理的檔案可一并移交給下一間物業公司，成為下一間物業公司全宗的一部分，如住戶檔案、基建檔案、物業維修檔案、物業房產檔案等。

　　但是，遇兩間以上物業公司因發展需要而進行合并，其合并前后的檔案應劃分為兩個以上全宗，即合并后產生的檔案是一個全宗，合并前各物業公司所形成的檔案各自為一個全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于兩公司因業務發展需要于1999年進行合并，這樣就存在三個不同的全宗，即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

　　二、全宗內物業檔案的分類

　　(一)分類的含義和要求

　　1.分類的含義

　　全宗內物業檔案分類是指按照物業檔案來源、時間、內容和形式的異同，把物業管理公司的全部檔案分成若干類別，并組成體系，以利整理、保管和利用的過程。

　　為便于全宗內檔案分類工作的進行，應編制一份分類大綱(分類方案)作為檔案分類工作的依據。所謂分類方案，亦稱分類大綱，是指標列各個類目的名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要。類目，是檔案分類表的構成單元，是在性質上或特征上具有共同屬性的檔案的總稱。分類方案編制后不是一成不變的，在具體操作過程中可根據實際情況加以修正和補充。

　　2.編制分類方案的基本要求

　　(1)分類應該體現客觀性，即從物業檔案形成的特點和物業檔案成分的實際出發，按照文件在物業公司或各管理處(小區)管理活動中原來形成的聯系進行分類，最大限度地保持全宗內檔案文件之間的歷史聯系。

　　(2)分類應該具有邏輯性，即在構思分類體系時，應該有統一的分類標準和明確的類屬關系。分類方案中同級的各類地位相等，內容上相互排斥、不能相互包容。

　　(3)分類應該具有實用性，即便于保管、檢索和利用。要選擇適合物業管理檔案分類的最優分類方案。

　　(4)分類應該具有發展性，即在檔案類目的具體設置上，不僅要考慮到現有的檔案情況，還要進行科學預測，充分估計到可能出現的新類目，使檔案分類類目的設置留有合理的擴充發展的余地。事物是不斷發展的，物業公司的業務范圍也會不斷的擴大，公司職能也會不斷的加強，隨之產生的檔案也將不斷的豐富。在編制分類大綱時，應充分認識這一點，給類目留有一定的發展空間。

　　(二)分類的作用

　　物業公司管理著一定規模的物業，業務范圍廣，設置的機構眾多，各部門產生的檔案紛繁復雜，如果不按照檔案之間的異同或聯系把它們區分成若干類別，就無法立卷、保管和利用。再者，在新的形勢下，檔案機制必須深入到日常的業務工作中去，對全宗內的檔案進行分類，可以指導業務部門的文件材料按類別積累、歸檔。因此，全宗內物業檔案的分類就顯得非常重要。

　　(三)編制分類方案的指導文件

　　物業公司屬于非生產型的企業。在編制物業公司的分類方案時，可參照國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》的基本分類思想、分類原則、分類方法執行。

　　《工業企業檔案分類試行規則》適合一個全宗內全部檔案的分類整理，編制目的是解決企業檔案實體的分類整理和排架管理，屬于檔案實體分類。其選擇的分類標準充分考慮了企業檔案實體所反映企業的職能活動，遵循企業活動的特點和檔案的形成規律。

　　(四)編制分類方案的步驟

　　1.在編制物業公司分類方案之前，必須對整個公司的管理職能及其所產生的檔案(文件材料)進行全面的了解和掌握

　　綜合型物業公司的管理層一般設有辦公室、財務部、經營部、物業管理部、租賃管理部、工程部、保安部、檔案室等各種職能部門；公司下一級是各物業管理處(小區、大廈)和公司開辦的企業。辦公室產生公司行政管理檔案、人事檔案；財務部產生財務檔案；經營部產生經營管理檔案；租賃部租賃管理檔案；物業管理部產生房屋及房屋附屬設備檔案、業主(住戶)檔案；工程部產生基建檔案、修繕檔案。對于本公司是否設置有上述職能部門及其檔案產生的過程、數量、載體形式、利用價值、利用頻率都應在編制分類方案之前了解清楚。

　　2.根據1991年國家檔案局頒發的《工業企業檔案分類試行規則》的分類原則，以物業公司的全部檔案為對象，以公司的主要管理職能為標準劃分一級類目

　　《工業企業檔案分類試行規則》設置10個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。物業公司可根據物業管理的實際需要增設或合并一級類目。

　　根據目前物業公司的職能范圍，物業公司的分類方案可設房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案9個一級類目。這些一級類目能包括物業公司的全部檔案，即全宗內的所有檔案都能找到對應的大類。

　　《工業企業檔案分類試行規則》中規定聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。但物業公司也可根據同級檔案行政管理部門的要求，視檔案管理實際操作的方便程度，增設聲像檔案和榮譽檔案2個一級類目。這種情況下，物業公司全宗就可分為房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案和榮譽檔案11個一級類目。

　　凡是屬歸檔范圍內的文件材料而找不到其相應一級類目的分類方案都是不科學的分類方案。

　　3.根據一級類目各自的特點分別設置二級或以下類目

　　二級或以下類目的設置要根據業務量的大小和檔案量的多少來決定，業務量大、檔案數量多的類目應增設下一級類目，反之則不需要再設置下一級類目，以免分類方案復雜化。

　　(1)物業管理專門檔案可根據物業管理的管理對象和服務形式，再細分為房產、住戶(業主)、租賃、修繕類。房產類可按問題細分為報表、賬目、清冊；住戶類可按是否為業主細分業主和租戶，也可不再細分；租賃可細分為商業租賃和住宅租賃，或不細分；修繕類可細分也可不細分。

　　(2)設備、儀器檔案可根據設備儀器的種類或型號細分為電梯、音響、空調機、文體健身器材、計算機、電話機、其他。

　　(3)基建檔案按工程性質或建筑項目細分。

　　(4)科研檔案可按課題性質或課題內容細分。

　　(5)會計檔案可按會計文件形式(名稱)細分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、工資單及其他。

　　(6)黨群工作類、行政管理類、經營管理類可按問題或組織機構細分。這三大類下二級類目的設置可參照《企業檔案分類與組卷實用參考》中的附表《工業企業檔案分類表》進行。

　　(7)聲像檔案可按其形成過程、載體形式和制成材料的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、縮微膠片、光盤光碟等，不同載體可再按專題(內容)細分。

　　(8)榮譽檔案按物品的形式細分為獎狀、獎杯、獎旗、證書、題詞等等。

　　4.對物業檔案分類類目進行標識，即編制物業檔案的分類號

　　分類號，是指類目的簡明編碼，標記各級類目的符號，可固定全部類目的先后次序和明確一個類目在分類體系中的特定位置，以便于標引、排列和進行檢索、組織館藏。

　　標識物業檔案分類號，是指依據物業檔案分類劃定的類目層次，對各級類目給定一個特定的字母或數字，并用一定的間隔符號標明其各級類目層次關系的全過程。如“9”表示“會計檔案”；“9.1”表示“會計檔案”的下位類“財務報告”。同一全宗內不能有相同的分類號。

　　三、物業檔案的立卷和編號

　　(一)立卷的含義

　　立卷或稱組卷，就是將若干互有聯系的檔案文件組合成案卷，即檔案基本的保管單位。立卷是檔案整理工作的基礎內容之一，它的作用在于揭示檔案文件之間的聯系，使文件更加系統化，條理化，便于保管和利用。

　　案卷由兩部分組成：一是經過整理的文件材料本身，二是整理過程中形成的卷內目錄、卷內備考表、案卷封面封底、卷盒。卷內目錄是指案卷內登記文件及其排列順序的目錄，通常排列在文件材料之前。卷內備考表是指說明案卷內文件狀況的表格，通常排列在文件材料之后。

　　案卷有裝訂和不裝訂兩種形式。物業檔案的案卷有文字材料型(如黨群工作類檔案)、圖樣材料型(如基建檔案)、圖文混合型(如修繕檔案)、聲像材料型(如照片檔案)等四種類型。

　　(二)各類檔案的立卷方法

　　物業檔案全宗由11大類檔案組成，各類檔案的內容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各類檔案的立卷都要遵循物業檔案文件材料的形成規律，保持案卷內文件材料的有機聯系，并要便于保管和利用。

　　1.物業管理專門檔案

　　(1)租賃檔案

　　租賃檔案采用按房屋租賃單元立卷，即以一份租賃合約及其相關文件材料為一個立卷單位。如租賃合約簽署的租賃地址為2503房，我們便將有關2503房的租賃文件材料組成一個案卷；如租賃合約簽署的租賃地址為2503~2509房，我們便將有關2503~2509房的租賃文件材料組成一個案卷。原租賃關系解除后，房屋再次出租，所簽署的租賃合約及其相關文件材料應另外組成新的案卷。同一房屋單元的不同時期組成的租賃檔案在實體排架上并不集中在一起。租賃檔案案卷內文件材料的排列按結論性材料在前、依據性材料在后；中文譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進行。如：組卷時應將租賃合同排在最前面。

　　(2)住戶(租戶)檔案

　　以房屋單元為立卷單位，即在一段時期內一個房屋單元的住戶資料，包括有關入住手續、家庭概況等文件材料組成一個案卷。這里的“一段時期內”指的是該房屋單元的住戶資料積累到了一定厚度的時間段，對于不同的房屋單元其時間段長短不同。同一房屋單元的不同時期組成的住戶檔案在實體排架上并不集中在一起。住戶(租戶)檔案卷內文件材料按時間順序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

　　(3)修繕檔案

　　以房屋單元為立卷單位，即在一段時期內同一單元的修繕材料組成一卷；如屬公共設施或重大項目維修產生的檔案歸入基建檔案類。同一房屋單元的不同時期組成的修繕檔案在實體排架上并不集中在一起。修繕檔案案卷內文件材料的排列同樣按結論性材料在前、依據性材料在后；譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進行。

　　(4)物業房產檔案

　　以小區或管理處為立卷單位。

　　2.設備、儀器檔案

　　以一種或一套設備、儀器為立卷單位。設備、儀器檔案按依據性材料--設備、儀器開箱驗收--設備、儀器安裝調試--設備、儀器運行維修--隨機圖樣排列。隨機圖樣也可單獨立卷。

　　3.基建檔案

　　以一個項目或一項工程為立卷單位。基建檔案按依據性材料--基礎性材料--工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計)--工程施工--工程竣工驗收排列。

　　4.科研檔案

　　以科研課題為立卷單位。科研檔案按課題立項階段--準備階段--研究實驗階段--總結鑒定階段--成果申報獎勵階段--推廣應用階段排列。

　　5.行政管理檔案

　　行政管理檔案按年度--問題--保管期限進行立卷，即將同一年度形成的同一問題且同一保管期限的文件材料組成一卷。卷內文件材料按問題、時間或重要程度排列。跨年度的請示與批復放在復文年立卷，無復文則放在請示年立卷；跨年度的規劃、計劃放在內容針對的第一年立卷；跨年度的會議材料放在會議開幕年立卷。密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；決定性文件材料在前，依據性材料在后。

　　6.經營管理檔案

　　同行政管理檔案。

　　7.黨群工作檔案

　　同行政管理檔案。

　　8.聲像檔案

　　聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、縮微膠片等特殊載體檔案。對這部分檔案立卷時應先將不同載體形式的檔案分開，同一載體形式的檔案根據實際情況按專題(問題)進行分類后再立卷：

　　(1)照片

　　以張為單位立卷。照片的底片應單獨整理與存放，照片和說明一同整理和存放。一般應以照片的自然張為單位編寫說明，一組聯系密切的照片應加總說明。

　　(2)錄音、錄像帶

　　以盒為單位立卷。如果同一內容分錄了數盒，應統一編一個案卷號，每盒再編案卷分號。

　　(3)計算機磁盤

　　以盤為單位立卷。如果同一內容分錄了數盤，應統一編一個案卷號，每盤再編案卷分號。

　　(4)縮微膠片

　　以卷為單位立卷。

　　以上各案卷的排列按時間先后進行。

　　9.人員檔案

　　以個人為立卷單位。卷內文件材料的排列先按材料類別再按形成時間先后進行。人員檔案卷內文件材料可分成10大類：(1)履歷材料；(2)自傳材料；(3)鑒定、考核、考察材料；(4)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料)；(5)政審材料；(6)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；(7)獎勵材料；(8)處分材料；(9)招用、勞動合同、調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；(10)其他可供組織參考的材料。

　　10.會計檔案

　　會計檔案按形式--年度--保管期限進行立卷，即將物業公司形成的會計檔案，先按財務報告類、會計賬簿類、會計憑證類、工資單或其他四種形式分開，再按會計年度分開，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分別立卷。案卷順序號按屬類內(財務報告、會計憑證、會計賬簿、工資單及其他)年度流水編號。卷內文件材料按時間順序排列。

　　11.榮譽檔案

　　先按榮譽檔案的形式進行分類，以件為立卷單位。

　　(三)卷內文件的編碼

　　案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在右下角背面在左下角編寫頁號。頁號一律使用阿拉伯數字，字體要端正、清楚。案卷封面封底、卷內目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內備考表不編寫頁號。

　　裝訂形式的案卷，采用大流水方式編寫案卷頁號；不裝訂形式的案卷，兩頁以上的單份文件應單獨裝訂和單獨編寫頁號。不裝訂案卷內的文件應逐件加蓋檔號章。

　　檔號是指檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔號的結構分為三種：第一種結構為：全宗號--案卷目錄號--案卷號--件、頁(張)號；第二種結構為：全宗號--類別(分類)號--案卷號--件、頁(張)號；第三種結構為：全宗號--類別(分類)號--項目號--案卷號--件、頁(張)號。物業檔案可采用第三種結構，一案一號，全宗內不允許有相同的檔案號。

　　檔號章位置在每件文件首頁的右下角，其內容、格式、尺寸及填寫規范如下：

　　1.全宗號

　　檔案館給定立檔單位(物業公司)的編號。

　　2.類別號

　　即類目號，分類號，標注各級類目的符號。

　　3.項目號

　　租賃、修繕、住戶、房產、工程、課題、設備等檔案的代字或代號，具體可引用有關管理部門編制的項目代號。如一個物業公司可用該公司所管轄的各管理處(小區)的代號作為租賃檔案或修繕檔案的項目號。

　　4.案卷號

　　案卷排列的順序號。

　　5.件號

　　案卷內文件的順序號。

　　(四)填寫案卷封面

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內封面排列在卷內目錄之前。

　　1.黨群工作、行政管理、經營管理、基建、設備、科研檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-2，其內容及填寫規范如下：

　　(1)案卷題名案卷題名應簡明、準確揭示卷內文件材料的內容。

　　(2)編制單位填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者。

　　(3)編制日期填寫案卷內文件材料的起止日期。

　　(4)保管期限填寫劃定的保管期限。

　　(5)密級依據保密規定填寫。

　　(6)檔號填寫檔案的分類號、項目號和案卷順序號。

　　(7)檔案館(室)代號填寫國家給定的本檔案館(室)的編號，同全宗號。

　　(8)縮微號填寫縮微時給定本案卷的編號。無縮微業務的單位此項可留空。

　　2.物業管理專門檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-3~表3-5-6，其填寫規范如下：

　　(1)房屋座落。填寫房屋所在行政區、路、街、門牌號碼、管理處(小區)、房號。

　　(2)出租人。填寫房屋產權所有者姓名。

　　(3)承租人。填寫承租房屋者姓名。

　　(4)住戶。填寫房屋使用人(承租、出租人)姓名。

　　(5)全宗號、分類號、項目號、案卷號、編制單位、編制時間、縮微號、保管期限、密級填寫規范同檔號章或表3-5-2的填寫規范一致。

　　3.人員檔案案卷封面式樣見表3-5-7。

　　4.照片、錄音、錄像帶、計算機磁盤案卷封面內容參見表3-5-8。

　　5.會計檔案案卷封面式樣見表3-5-9。填寫規范如下：

　　(1)全宗名稱、類別、全宗號、案卷號、保管期限、案卷標題。

　　(2)起止時間。填寫卷內文件的起止時間。

　　(3)卷內頁號。填寫卷內文件的起止頁號。

　　(4)目錄號。填寫案卷所屬分類目錄的號碼。

　　(五)填寫備考表

　　卷內備考表要標明案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。如更改檔案或補充檔案材料都可在此反映。式樣見表3-5-10。

　　(六)編制案卷脊背

　　會計檔案的案卷背脊式樣見表3-5-11。內容包括全宗號、目錄號、案卷號、類別、期限、冊號等。其他類別檔案案卷脊背可編也可不編，其內容包括有案卷題名、檔號。

　　(七)文字材料型、圖紙材料型、圖文混合型案卷的裝訂

　　案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式；案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面；案卷裝訂時必須去掉金屬物。

　　1.裝訂方式：對齊左下角，采用三孔一線的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷內目錄、卷內備考表裝訂牢固，并在封底繩結處粘上封紙，蓋上騎縫章。行政管理、經營管理、黨群工作檔案、會計檔案一般不用補充文件材料，可采用裝訂形式進行管理。

　　2.案卷不裝訂時，其卷內文件材料要按卷內目錄的編排次序排列有序，并裝入案袋或卷夾內。房產物業管理檔案、基建檔案等可采用不裝訂形式進行管理。

　　(八)案卷的入盒

　　案卷裝訂或裝袋后，必須裝入卷盒內保存。

　　1.物業管理專門檔案、黨群工作、行政管理、經營管理、基建、設備、人員、科研檔案

　　卷盒尺寸采用310mm×220mm，其厚度可根據需要分別設置30，40，50，60mm的規格，在盒蓋翻口處中部應設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。

　　卷盒封面項目包括全宗名稱、類目名稱、年度、卷數、保管期限，式樣見表3-5-13。其填寫規范與案卷封面同。

　　卷脊項目包括年度、類別號，項目號，案卷起止號，式樣見表3-5-14。其填寫規范如下：

　　(1)年度。填寫盒內文件材料的起止年份。

　　(2)卷數。填寫盒內所裝案卷的數量。

　　(3)起止卷號。填寫盒內案卷的案卷起止號。

　　(4)其余項目的。填寫方法同軟卷皮格式。

　　2.會計卷盒封面和背脊內容格式可參照以上案卷封面和背脊格式，并將項目號改為目錄號。

　　3.照片、錄音、錄像帶、計算機磁盤卷盒封面內容同其案卷封面內容。

　　(九)編目移交

　　文件材料組卷后要按照檔號順序編制案卷目錄。案卷目錄隨檔案一并移交。

　　四、物業檔案案卷目錄的編制

　　(一)案卷目錄的含義

　　案卷目錄是著錄全宗內所有案卷的內容與成分等情況，并裝訂成冊的一種檢索工具。它是按照一定的規則編排而成的檔案條目組合，是檔案管理、檢索、報道的工具。

　　物業檔案全宗內案卷目錄一般有案卷總目錄、案卷分類目錄、案卷專題目錄等三種類型

　　(二)物業檔案案卷總目錄的編制

　　物業檔案案卷總目錄是物業管理檔案案卷的總登記賬，其目的主要是為掌握物業檔案數量與物業檔案基本內容，便于統計管理。案卷總目錄包括如下項目：

　　1.總登記號

　　物業公司檔案管理部門對接收的檔案，按照歸檔時間順序，以案卷為單位登記的流水編號。

　　2.歸檔時間

　　案卷歸檔的實際時間，按年、月、日填寫。

　　3.案卷題名、檔號、編制單位、編制日期

　　按照案卷封面上已填寫的內容填寫。

　　4.份數、張數

　　按照案卷備考表內注明的文件份數、文件總頁數填寫。

　　5.變更情況

　　填寫案卷管理過程中各種變更情況。

　　6.備注

　　填寫針對本案卷需要說明的事項。

　　案卷總目錄只是按檔案歸檔順序登記的流水賬本，一般不具有查找功能。物業公司可根據實際情況選擇編與不編案卷總目錄。

　　(三)物業檔案分類目錄的編制

　　物業公司檔案分類目錄是以全宗內一級類目或二級類目、三級類目為基本單元，以該類目的案卷為登記單位，依照案卷已整理排列順序進行流水登記的檔案目錄。

　　案卷分類目錄與案卷總目錄存在兩點區別：其一，分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序和揭示不同類別檔案的成分，并統計各類檔案的數量，而且便于案卷的查詢和提供利用檢索服務。其二，案卷總目錄是按照歸檔時間順序流水登記案卷順序，而分類目錄是依據各類目內案卷排架順序進行登記案卷的分類順序號。

　　物業公司檔案分類目錄的項目與案卷總目錄項目基本相同，主要有分類順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、份數、張數、編制單位、編制日期、密級、保管期限、變更情況、備注。分類順序號填寫該分類內的案卷排列順序號，其他項目與總目錄填法一致。具體到不同類目其分類目錄的編制各不相同。

　　1.行政管理檔案、黨群檔案、經營管理檔案、基建檔案、科研檔案、設備檔案、聲像檔案可各自編制案卷分類目錄。

　　2.房產物業管理檔案可按照二級類目或三級類目編制若干本案卷分類目錄，如物業房產檔案目錄、物業公司租賃檔案目錄(物業公司商業租賃檔案目錄、物業公司住宅租賃檔案目錄)、物業公司修繕檔案目錄、物業公司業主檔案目錄。

　　3.會計檔案按報表、賬簿、憑證、工資單各自編案卷目錄。

　　4.已故人員檔案獨立編制分類目錄。

　　(四)物業檔案專題目錄的編制

　　物業檔案專題目錄是揭示物業管理全宗內有關某一專題的檔案內容和成分的檢索工具，屬檢索型目錄之一。它的特點是選題的靈活性，集中了有關某一專題的全部檔案，不受案卷順序號的限制，目的是通過該專題的關鍵詞來檢索檔案案卷號及其他相關內容。

　　物業檔案專題目錄的項目與分類目錄基本相同，不同的是專題目錄將該專題的關鍵詞排在表格的最前面，案卷號等其他項目相應的排在后面。如物業公司租賃檔案分類目錄，其表格內各項目是按案卷號--地址--出租人(業權人)--承租人--租賃時間--備注等順序排列的；而物業公司租賃檔案業權人專題目錄，其表格內各項目是按出租人(業權人)--案卷號--地址--承租人--租賃時間--備注等順序排列的，即將出租人欄目排在其他各項的前面。

　　五、立檔單位與全宗說明

　　(一)立檔單位與全宗說明的作用

　　在整理工作中，對物業公司的歷史沿革和物業檔案狀況進行充分研究后，寫出的書面材料，稱為“立檔單位和全宗說明”，又稱“立檔單位和全宗歷史考證”。它可以作為物業檔案整理工作方案的一部分，也可作為單行材料。其作用有：

　　1.它是正確地制訂物業檔案整理工作方案和科學地組織物業檔案整理工作的依據。對全宗內各個部分檔案整理的具體要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物業公司和全宗歷史的基礎上才能確定。

　　2.它是物業檔案整理工作中必要的參考材料。在確定物業檔案所屬全宗、考證文件日期和所屬組織機構、檔案的歸類等方面，它能提供一些可以參考的材料，可以減少立卷中的困難，提高效率。

　　3.它對鑒定物業檔案價值有輔助作用。了解和明確物業公司的主要職能和任務、領導關系、檔案保管程度以后，才便于正確地鑒別文件的價值，比較準確地劃分物業檔案的保管期限。

　　4.它可以作為編制檢索工具的基礎材料。檔案館(室)在編制各種檢索工具，尤其是在編制全宗介紹、檔案館指南等大型檢索工具時，都需要了解整個全宗以及物業公司的歷史。

　　(二)立檔單位和全宗說明的內容

　　1.物業公司的歷史沿革。包括物業公司成立、停辦、撤銷的時間和原因；物業公司的性質、任務、職權范圍及其變動情況；物業公司在社會中的作用及領導關系和隸屬關系的變化情況；物業公司內部組織機構的設置、職能及其變化情況，負責人姓名；物業公司文書工作制度(行政管理、黨群工作、經營管理)及其變化情況，文書處理中的印章及其作用。

　　2.全宗檔案情況。包括全宗檔案內容與成分的概況；物業檔案入館(室)前的保管處所和保管情況；物業檔案何時入館、是否受過損失、是否經過鑒定、銷毀數量等；物業檔案利用情況。

　　(三)立檔單位和全宗說明的編寫方法

　　1.研究規定物業公司任務、職能和組織機構的決議、章程、條例、辦法、命令、指示等法規性文件，并參閱物業公司歷史大事記、工作總結和有關報刊資料，以熟悉物業公司和全宗的情況。

　　2.通過訪問物業公司內負責人和一般工作人員，獲得編寫歷史考證的感性材料，進一步豐富內容。

　　3.應由物業檔案工作人員中比較熟悉物業公司歷史情況的同志進行編寫，內容務求簡明，且有根有據，不可單憑回憶進行編寫。