物業檔案的要求

　　物業檔案是指關于某物業所有的包括過去和現在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　1、物業檔案的內容:物業檔案的內容主要由物業設計施工圖、物業產權檔案和物業卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據物業管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業檔案資料的內容。

　　物業設計施工圖是一種反映物業現狀的圖紙,在物業大修或改建時,它們反映了物業的功能和結構等的變化情況,使之成為與物業的現狀相吻合的專業圖紙;是物業使用、保養、維修的重要依據。物業管理公司可以通過圖紙了解物業的分布,占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積,了解物業使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業提供了重要依據。

　　2、物業檔案的特點:專業性、動態性、真實性、價值性、法律性。

　　3、物業管理檔案的要求:物業檔案管理工作是一項動態性較強的管理工作,當物業的產權發生移動或房屋現狀因大修、改建等原因發生變化時,各種物業資料應及時進行變更異動,才能保證物業資料的準確、完整、真實、真正反映物業的狀況。

　　為此,物業檔案管理要求做到規范化、科學化、經常化。具體的要求是:(1)收集資料要全面;(2)整理資料要規范;(3)保管資料要科學;(4)變更資料要及時;(5)使用資料要得當;(6)統計資料要準確。

　　4、物業檔案的收集收集的實質就是集中,收集工作是物業檔案管理工作的起點,是一個重要環節。物業檔案收集的要求是:(1)納入計劃、明確責任;

　　(2)內容要齊全、完整、準確、翔實;(3)形式要標準規范;(4)載體要豐富。

　　5、物業檔案的整理(1)物業檔案的整理要求:整理工作就是將處于零亂狀態和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統化。要求做到:分類科學,組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質地優良,便于保管和利用。

　　(2)設備檔案管理設備的標識、建帳和資料的管理

　　①設備的標識:所有設備實現單機懸掛《設備卡》,標識該機的編號、技術資料、責任人、運行狀況等。

　　②設備的建帳:建立《機電設備臺帳》,臺帳內容包括:設備名稱、統一編號、型號、生產廠家、技術資料、保養人等。

　　③設備資料的歸檔:每臺設備資料依次編入:每臺設備所涉及的設備檢查保養計劃表、設備檢查保養表、機電設備維修保養記錄表及說明書、合格證等。

篇2：物業檔案管理員崗位工作職責素質要求

　　物業檔案管理員崗位職責及素質要求

　　崗位名稱：檔案管理員

　　直接上級：客戶服務中心主管

　　直接下級：無

　　具體職責：

　　1、對客服中心主管負責，自覺遵守公司及物業管理中心的各項管理規定。

　　2、做好物業檔案管理工作，建立、建全檔案管理制度，按類別標明，以便快速查找。

　　3、樹立"業主至上"的服務意識，確保業主資料的完整、保密。

　　4、積極參加崗位知識學習，堅守崗位保證資料管理有序。

　　5、完成上級交辦的其它工作。

　　任職要求：

　　具有良好的職業道德、身體健康、溝通能力強、有一定的親和力，具有高度的責任感、事業心強，具有一定的物業管理經驗和豐富的專業知識。