物業(yè)檔案的要求
物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過(guò)去和現(xiàn)在的一切活動(dòng)中所形成的,具有參考價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
1、物業(yè)檔案的內(nèi)容:物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡(jiǎn)稱圖、檔、卡)。此外,根據(jù)物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊(cè)和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。
物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時(shí),它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況,使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。物業(yè)管理公司可以通過(guò)圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況,為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。
2、物業(yè)檔案的特點(diǎn):專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法律性。
3、物業(yè)管理檔案的要求:物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作,當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí),各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng),才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。
為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化。具體的要求是:(1)收集資料要全面;(2)整理資料要規(guī)范;(3)保管資料要科學(xué);(4)變更資料要及時(shí);(5)使用資料要得當(dāng);(6)統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。
4、物業(yè)檔案的收集收集的實(shí)質(zhì)就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn),是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:(1)納入計(jì)劃、明確責(zé)任;
(2)內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí);(3)形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;(4)載體要豐富。
5、物業(yè)檔案的整理(1)物業(yè)檔案的整理要求:整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。要求做到:分類科學(xué),組卷合理,排列有序,保管期限準(zhǔn)確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動(dòng)記錄)填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用。
(2)設(shè)備檔案管理設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理
①設(shè)備的標(biāo)識(shí):所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛《設(shè)備卡》,標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。
②設(shè)備的建帳:建立《機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳》,臺(tái)帳內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。
③設(shè)備資料的歸檔:每臺(tái)設(shè)備資料依次編入:每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計(jì)劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說(shuō)明書(shū)、合格證等。
篇2：物業(yè)檔案管理員崗位工作職責(zé)素質(zhì)要求
物業(yè)檔案管理員崗位職責(zé)及素質(zhì)要求
崗位名稱：檔案管理員
直接上級(jí)：客戶服務(wù)中心主管
直接下級(jí)：無(wú)
具體職責(zé)：
1、對(duì)客服中心主管負(fù)責(zé)，自覺(jué)遵守公司及物業(yè)管理中心的各項(xiàng)管理規(guī)定。
2、做好物業(yè)檔案管理工作，建立、建全檔案管理制度，按類別標(biāo)明，以便快速查找。
3、樹(shù)立"業(yè)主至上"的服務(wù)意識(shí)，確保業(yè)主資料的完整、保密。
4、積極參加崗位知識(shí)學(xué)習(xí)，堅(jiān)守崗位保證資料管理有序。
5、完成上級(jí)交辦的其它工作。
任職要求：
具有良好的職業(yè)道德、身體健康、溝通能力強(qiáng)、有一定的親和力，具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心強(qiáng)，具有一定的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)和豐富的專業(yè)知識(shí)。