物業(yè)檔案管理基礎知識

　　一、物業(yè)檔案定義

　　物業(yè)公司、項目、各部門從事業(yè)務等活動中直接形成對企業(yè)有價值的各種歷史記錄，包括：各種文字、記錄、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　二、物業(yè)檔案管理對企業(yè)管理的意義

　　※ 是評優(yōu)的重要考核條件

　　※ 是質(zhì)量體系評審的重要條件

　　※ 是企業(yè)文化的沉淀和傳承

　　三、物業(yè)檔案構(gòu)成明細

　　會計檔案和職工個人及特殊載體檔案按照國家專門規(guī)定整理

　　1、會計檔案管理辦法(財會字〔1998〕32號)

　　2、照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-20**)

　　3、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范(DA/T15-1995)

　　4、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定(勞力字〔1992〕33號)

　　四、傳統(tǒng)整理方法--以卷為管理單位

　　一般分類方法有：部門、內(nèi)容、年度、保存期限、保密程度

　　檔案管理程序：

　　檔案收集---分類整理--編號裝訂--立卷歸檔--檔案修正--檔案使用

　　123456

　　立卷：立卷就是把已辦理完有保存價值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進行分類、組合、編目的一個過程

　　備考表：用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

　　裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容，加蓋保存期限的章

　　五、卷內(nèi)文件排列

　　(1)管理性企業(yè)文件材料按問題、時間或重要程度排列。

　　(2)案卷內(nèi)文件材料排列：1、文字材料在前，圖樣在后;2、譯文在前，原文在后;3、正件在前，附件在后;4、印件在前，定(草)稿在后;5、 批復在前，請示在后; 6、復文在前，來文在后;7、案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后

　　(3)基建類文件材料按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工驗收排列。

　　(4)設備類文件材料按依據(jù)性排列如：使用說明、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修順序排列。

　　六、檔案排架

　　從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架，卷內(nèi)文件材料頁號的編寫：案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號;雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。一般每卷不超過2公分(200張)。

　　圖樣頁號編寫在標題欄外，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　七、歸檔紙型

　　一般采用國際標準A4型(297mm×210mm)或國家通用16開型(260mm×185mm)。圖樣折疊時標題欄露在右下角，盒脊厚度可根據(jù)需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的無酸牛皮紙制作。

　　八、檔案保存期限

　　短期檔案：為1-4年;

　　長期檔案：為5-10年;

　　永久檔案：為永久保存;

篇2：干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)研究

摘要:隨著社會的不斷發(fā)展和進步、離退休人員數(shù)量的增加，我國的人口老齡化的趨勢日益顯著。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于信息更新不及時、服務內(nèi)容單一、管理方法簡單程式化等問題，不能適用于離退休干部檔案管理工作的需要。因此，在信息技術快速發(fā)展的今天，我們要加強離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的研究，以為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。本文就離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的研究工作進行了闡述，為加強信息化檔案管理工作提供了一些參考。

關鍵詞:離退休干部；檔案管理；信息網(wǎng)絡系統(tǒng)；研究

隨著社會的不斷發(fā)展和進步、離退休人員數(shù)量的增加，我國的人口老齡化的趨勢日益顯著。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于信息更新不及時、服務內(nèi)容單一、管理方法簡單程式化等問題，不能適用于離退休干部檔案管理工作的需要。離退休干部的檔案管理是一項非常關鍵的工作，因此，在信息技術快速發(fā)展的今天，我們要加強離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的研究，充分利用信息技術的優(yōu)勢來不斷提高管理效率和管理質(zhì)量，為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。

1離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設的重要意義

在信息化時代，加強離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設是一項極其重要的工作，目前，我國處于人口老齡化的階段，隨著的離退休人員的增加，傳統(tǒng)的干部檔案管理模式，已經(jīng)不能夠科學全面的記錄干部的相關事跡，因此，需要建立離退休干部檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過采用信息化的管理方式和管理手段以及檔案管理網(wǎng)絡化的管理方法，來加強離退休干部檔案的信息化管理工作，方便對離退休干部檔案的管理、使用和查詢。加強離退休干部檔案的信息化管理，做好檔案編排工作，可以有效實現(xiàn)對廣大干部的客觀監(jiān)督，避免一些不良風氣和事件的發(fā)生。信息化時代也對離退休干部的檔案管理工作提出了較高的要求，干部人事檔案是組織人事部門了解和正確選用干部的基礎資料，它記錄著干部的成長軌跡、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績等方方面面，因此，要實事求是，確保干部檔案的全面性和真實性。通過建立離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)可以節(jié)省紙制檔案擺放所需要的空間，使查閱更為便捷，有效提高了檔案管理的時效性、真實性和全面性以及檔案管理辦公效率，實現(xiàn)了科學化的現(xiàn)代辦公。

2離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設

在進行離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設時，要結(jié)合離退休干部管理的實際情況及特點來確定總體結(jié)構(gòu)框圖，簡化整個系統(tǒng)設計，建立以C/S模式為主體的體系結(jié)構(gòu)，利用VisualBasic.NET編程語言進行設計開發(fā)，將整個系統(tǒng)的設計為檔案管理、功能管理和系統(tǒng)管理三個主要模塊。在檔案管理模塊中建立人員基本信息和管理工作檔案兩個子模塊，管理工作檔案主要是用以日常工作管理，人員基本信息主要用來記錄離退休干部的各項信息數(shù)據(jù)，如工資情況、健康慰問、黨費交納情況、老有所為活動參與情況、家庭地址和聯(lián)系電話等等。這些信息是系統(tǒng)運行的基礎數(shù)據(jù)，在建立系統(tǒng)時，務必要確保相關數(shù)據(jù)的準確性，以便在日后進行離退休干部檔案管理時，能夠?qū)崿F(xiàn)更好的為離退休干部進行管理服務。系統(tǒng)中的功能管理模塊主要設計成管理離退休干部的個人信息、對離退休干部按不同的分類進行統(tǒng)計以及綜合查詢并生成報表打印功能這三個模塊。系統(tǒng)管理模塊主要包括權(quán)限管理和系統(tǒng)維護兩個子模塊，通過對管理人員的權(quán)限進行限定和更改刪除，使整個系統(tǒng)具有動態(tài)靈活性。

3離退休干部檔案信息化管理的建立途徑

3.1完善各項機制建設

干部管理信息化建設首先要完善機制建設，通過加大應用開發(fā)力度，打造安全準確、高效便捷的管理平臺，使干部信息化管理工作更為規(guī)范化。二是要建立信息維護機制，定期對信息庫進行維護更新，使信息得到及時更新，實現(xiàn)系統(tǒng)中信息的準確和“零”遺漏。三是建立信息督查機制，通過定期或不定期的對信息庫中信息數(shù)據(jù)進行隨機檢查，及時修正問題信息，確保信息管理實現(xiàn)“零”差錯。四是建立網(wǎng)絡系統(tǒng)運行管理機制，及時對信息管理系統(tǒng)進行升級、備份，加強系統(tǒng)各項設備的維護，確保系統(tǒng)“零”故障運行。五是建立信息安全保密機制，通過設置用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)審批等方式，做好干部信息系統(tǒng)信息庫管理的安全保密工作。

3.2拓展各項應用功能

離退休干部檔案管理信息化建設還要以需促用、以用促建為原則，對干部信息庫各項功能進行拓展，使離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡更為專業(yè)化。一是要在干部檔案信息管理系統(tǒng)設置信息掌上查詢的子模塊，通過將干部信息掌上查詢系對接干部系統(tǒng)信息庫，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢和導出更加便捷、簡單。二是要以離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中的干部信息庫建立建立干部數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)模塊，使干部檔案的安全性得到有效保障。三是建立干部測評數(shù)據(jù)庫，對離退休干部檔案管理系統(tǒng)進行有針對性的測評及數(shù)據(jù)分析，使離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)更為智能化。四是建立干部變化信息導入功能和系統(tǒng)提醒功能，通過規(guī)范的采集模版設定，對離退休干部的各項變化信息進行及時更新，確保信息錄入的確、高效。五是簡化信息查詢過程，使離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的信息查詢更為方便、快捷。

4結(jié)論

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，建設離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，通過離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)對離退休干部檔案進行信息化管理，有效提高了離退休干部的管理效率和管理質(zhì)量，為政府決策和離退休干部管理工作提供一個全方位的信息化服務。

參考文獻

[1]王智.離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)探究[J].城建檔案,20**,25(11):125-126.

[2]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].中國集體經(jīng)濟,20**,17(24):53-54.

[3]閻智靈.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].企業(yè)文化旬刊,20**,13(4):154-155.

作者：蘭花 單位：河北唐山開灤（集團）有限責任公司林唐社區(qū)服務中心

篇3：精選文書檔案管理員競聘演講稿范本

精選文書檔案管理員競聘演講稿范本

尊敬的各位領導、各位評委：

大家好!

首先由衷的感謝公司各位領導為我提供這次難得的競聘機會。

我叫**，現(xiàn)年**歲，大學**學歷。***年到****。****年******工作。。我這次競聘的崗位是文書及檔案管理。

首先，我向各位領導和評委談談自己對文書及檔案管理工作的認識。

****年***月，我有幸被借調(diào)到公司辦公室工作，主要負責公司信訪維穩(wěn)及文書工作，通過一年多的實踐，使我深刻認識到文檔工作既是辦公室最基礎、最核心的業(yè)務，更是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)和規(guī)范管理的重要支撐，不僅影響著辦公室整體工作價值的發(fā)揮，也直接關系到公司建設。

文書工作程序流暢、制度規(guī)范健全，就能使公文運轉(zhuǎn)暢通，反映情況及時，處理問題迅速，即有利于工作的開展，公司的健康發(fā)展，反之若文書處理工作混亂，不按行文規(guī)則辦事，工作無章可循、無據(jù)可查，我們公司如何良性運轉(zhuǎn)。而對檔案管理工作的認識，檔案管理是“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替將來著想”的一項工作。

我競聘文書及檔案管理一職，我自認為有以下幾點優(yōu)勢：

一、業(yè)務優(yōu)勢。

****年自己在負責信訪維穩(wěn)工作的同時也一直兼發(fā)文管理這項文書工作，所以對辦公系統(tǒng)的模塊較為熟悉，對系統(tǒng)里公司發(fā)文的排版、生成、發(fā)送和歸檔、公司電子印章的使用和管理都輕車熟路。同時，通過辦公室實行的“AB”角色切換，使自己對文書和檔案管理工作也有一定的工作經(jīng)驗，所以我對自己勝任此項工作很有信心。而且，我認為辦公室作為公司永不停歇的中樞機器，辦公室的每一位工作人員都必須是萬能的零件，以備急需，這就要求我還需更加努力學習新的知識來擴充自己的綜合業(yè)務能力。

二、年齡優(yōu)勢。

**歲的我，激情中多了份內(nèi)斂;成熟中多了份朝氣，既少了份浮躁，又添了份莊重。大家都知道，文書及檔案管理工作是“繁、雜、細、忙、燥”，既是對業(yè)務技能的考驗也是對性格的磨練。而我的這個年齡段具有的良好素養(yǎng)之花相信在這個崗位上將淋漓綻放。

如：用成熟和內(nèi)斂讓自己在公文處理中祛繁留干、忙而有序、雜而有章，及時、準確、從容、細致、嚴密、謹慎的將公司公文上傳下達，督促辦理以確保公文的及時性、準確性、安全性。對檔案管理，我會用激情和朝氣，“燥中創(chuàng)新”讓在自己在檔案管理中，不斷更新觀念，結(jié)合集團公司的實際情況，做好開發(fā)利用檔案的實用價值。

三、作風上的優(yōu)勢。

我具有較強的敬業(yè)精神。俗話說“干一行，愛一行”。雖然自己一直在平凡的崗位上工作，但對工作認真負責，一絲不茍，勤勤懇懇，任勞任怨，這是我做好工作的基本要求;處事上講究原則，時效，廉潔自律，這是我做好工作的必然條件;待人真誠，與同事團結(jié)互助，當好領導的參謀與助手是辦公室文員的優(yōu)良作風，也是我個人的行為準則。

如果領導和同事們信任我，使我能有幸任文書及檔案管理一職，我將從以下三個方面開展工作：

一、著手抓好行文制度，以文檔工作的規(guī)范有序促進公司日常管理規(guī)范化

結(jié)合公司實施標準化管理為契機，全面貫徹辦公室業(yè)務標準化工作指南，大力健全文檔工作規(guī)章制度體系和標準化體系。一是清理文檔管理規(guī)章制度，制訂管理標準，編制工作流程，形成完善的管理制度和標準體系，為文檔工作的規(guī)范有序開展奠定堅實基礎。在實際工作中，堅持落實制度，執(zhí)行標準，兌現(xiàn)考核，實現(xiàn)“管理有制度、操作有標準、處理有流程、評價有效果”，從而有力地推動公司日常管理規(guī)范化。

二、著手抓好質(zhì)量和效率，以公文處理的嚴謹高效推動公司執(zhí)行力建設。

公司公文數(shù)量大，文種多，可向在收文環(huán)節(jié)增設文書評估擬辦，按照來文性質(zhì)、內(nèi)容和輕重緩急，分提“辦件”、“閱件”和“參閱件”。“辦件”和“閱件”限時處理，過程督辦，超時考核。在發(fā)文環(huán)節(jié)，嚴把發(fā)文的排版、生成、發(fā)送最后一道關，堅持“三不放過”

做到標點符號不合格不放過、錯字漏字不放過、格式不規(guī)范不放過，力爭做到“零”差錯。并嚴格按照《公文質(zhì)量考核評價辦法》，實行退文和統(tǒng)計，并進行辦文通報進行考核，以確保公文質(zhì)量和處理效率。

三、著手抓好檔案工作管理，實現(xiàn)檔案價值及檔案知識共享。

作為一名檔案管理員，我認為除了做好檔案“保管員”已不能充分實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標。因此，我將會從檔案實體的“保管員”轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。充分發(fā)揮檔案在維護公司利益、促進公司發(fā)展中的特殊價值，對涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表重大成就的事的文檔資料，分文逐類，妥善保管。

四、著手抓好公文培訓，以員工素質(zhì)提升促進辦公室工作水平上臺階。

俗話說“活到老，學到老”。

由于公司管理基礎薄弱，而各個單位公文的行文水平參差不齊，文檔工作要進一步創(chuàng)新創(chuàng)效、體現(xiàn)價值還需加強學習和培訓。如采取授課講解、討論交流、操作示范等方式，系統(tǒng)教授文檔管理業(yè)務標準，交流推廣典型經(jīng)驗與做法，切實強化業(yè)務知識培訓。

各位領導，各位同事，崗位代表的是一種信任和責任，參加競聘代表的是一種信心，古人說“天生我才必有用”。既然是花，我就要開放;既然是樹，我就要長成棟梁;既然是石頭，我就要去鋪出大路;既然是公司的一員，我就竭力為公司奉獻自己最璀璨的光和熱。無論競聘的結(jié)果怎樣，我都將一如既往地努力工作，象雷鋒同志那樣，做一顆永不生銹的螺絲釘，公司把我擰在哪里，我就在那里閃閃發(fā)光!

謝謝大家!