物業(yè)公司業(yè)主檔案管理制度

　　1.0 業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定

　　1.1業(yè)主檔案

　　1.1.1業(yè)主個人資料

　　1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話

　　1.1.1.3業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

　　1.1.1.4身份證件復(fù)印件

　　1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))

　　1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓：委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

　　1.1.2.1家庭成員姓名，各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式

　　1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯(lián)系方式

　　1.1.3產(chǎn)籍資料

　　1.1.3.1購房合同復(fù)印件

　　1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件

　　1.1.3.3房屋面積測繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書

　　1.1.3.5收樓證明書及確認(rèn)書

　　1.1.3.6收樓驗收表

　　1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書

　　1.1.3.9防火責(zé)任書

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約

　　1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)

　　1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)

　　1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議

　　1.1.4物業(yè)使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

　　1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

　　1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

　　1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

　　1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書

　　1.1.4.7各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件

　　1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)

　　2.0 業(yè)主檔案管理規(guī)定

　　2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，客戶主管負(fù)管理責(zé)任

　　2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容

　　2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

　　2.6對業(yè)主檔案的保管要按照“棟號、樓層號、房號”先后順序進(jìn)行編號、分類、集中存放

　　2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中，按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8對保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊、編號，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找，并確介檔案的完整性

　　2.9建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)

　　2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時，應(yīng)將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中

　　2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱

　　2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存，并注意適時更新

　　2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于)：業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

　　2.14違反本規(guī)定，視情節(jié)處以10-100元處罰，造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

篇2：北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

　　北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

　　（20**年*月*日業(yè)委會會議通過）

　　第一條 所有檔案資料，由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號，妥善保管。

　　第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

　　第四條 檔案資料主要包括：

　　（一）各類會議記錄、紀(jì)要；

　　（二）業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料；

　?。ㄈ└鲗脴I(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料；

　?。ㄋ模┥角f內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式；

　　（五）訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同；

　?。┥角f標(biāo)識，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件；

　?。ㄆ撸I(yè)主和使用人的書面意見、建議書；

　?。ò耍┚S修資金收支情況清冊；

　?。ň牛h錄音、錄像、照片等；

　　（十）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；

　?。ㄊ唬┰O(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；

　?。ㄊ┪飿I(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說明文件；

　?。ㄊ┪飿I(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等；

　?。ㄊ模┢渌嘘P(guān)材料。

　　第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認(rèn)真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條 業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

　　第八條 因管理不當(dāng)，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

　　第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

篇3：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存，便于查找。同時，還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標(biāo)志貼m.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運(yùn)用

　　工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。