物業(yè)檔案管理原則
1.安全至上原則。物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業(yè)檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實體安全和信息安全。
2.集中分散原則。目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)管理項目眾多，下屬機構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司(集團公司)層面，應(yīng)設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機構(gòu)，負責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標準規(guī)范，集中負責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項目部門具體負責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。
3.業(yè)務(wù)對應(yīng)原則。如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。
4.規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴格按照相關(guān)技術(shù)標準規(guī)范進行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨行、標新立異、自搞一套。
5.評價指標原則。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為物業(yè)管理考評的重要指標。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標考核內(nèi)容，完善管理制度和評價制度，切實有效推進物業(yè)檔案管理工作。
業(yè)主單位或業(yè)主委員會在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進場后，對其進行的年度考評中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標，嚴肅對待。
篇2：建筑工程公司檔案管理原則
建筑工程公司檔案管理原則
1、檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
3、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。
4、任何人不得拒絕歸檔，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改，抽換，偽造，盜竊，隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。
5、歸檔文件的密級，按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定，絕密類檔案應(yīng)單獨入柜保管，嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生；涉及知識產(chǎn)權(quán)，專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點保管。
6、借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況，檔案管理員立即向綜合部部長報告，經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴重程度做出相應(yīng)處理決定。
7、借用存檔文件資料時，檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級，要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。
8、公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下，外單位來人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
9、企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后，由銷毀檔案材料的所屬部門負責(zé)人進行監(jiān)銷。