物業公司檔案管理工作辦法

　　為全面加強物業公司檔案管理工作，確保公司有關各類檔案資料充分、有效利用，實現檔案資料管理工作規范化和標準化，特制定本辦法。

　　第一章總則

　　第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指**物業服務有限公司及下屬客戶服務中心成立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式(紙質、電子、聲像、實物等)資質證照、文書、公文、公函、合同 、圖紙、業戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。

　　第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統一管理XX物業服務有限公司及各下屬客戶服務中心有關存檔資料檔案，維護檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。

　　第三條 具體歸檔范圍、歸檔時間、保管期限及審批權限詳見附件一(《XX物業服務有限公司檔案資料歸檔范圍及審批權限參考表》)。

　　第二章 權責

　　第四條 XX物業服務有限公司負責對檔案資料工作的指導、監督、檢查。

　　第五條 XX物業服務有限公司對本部檔案進行直接的管理，同時對下屬客戶服務中心的檔案管理工作進行業務指導和監管，并承擔公司本部及有關客戶服務中心檔案工作的管理責任，并可根據權限和有關規定統一保管或調用各客戶服務中心的有關資料。

　　第六條 客戶服務中心負責所屬樓盤的有關檔案工作，承擔管理責任。

　　第三章 人員配備和工作崗位職責

　　第七條 物業公司檔案采取分級管理模式，即物業公司檔案管理資料員(專人或兼職)和下屬各客戶服務中心兼職檔案資料員。物業公司主要收集和保管公司級別物業檔案和物業資料，下屬各客戶服務中心具體管理各自的物業檔案和資料。物業公司及下屬各客服中心均需設立獨立檔案室。

　　第八條 物業公司須配備檔案管理的專責人員，下屬各客服中心根據自身實際情況，須指定專人負責或配置兼職檔案管理員，具體管理本客服中心日常檔案資料。

　　第九條 檔案資料專員崗位職責

　　1、物業公司檔案資料工作人員主要職責有：

　　(1)貫徹執行《檔案法》、《XX物業服務有限公司檔案管理辦法》等法律和規章制度，熟練掌握檔案資料業務知識，并負責起草和完善物業公司及下屬各客服中心檔案資料管理工作相關規章制度;

　　(2)統籌規劃并負責物業公司各類檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強檔案工作規范化、標準化、制度化建設;

　　(3) 督促公司各部門及下屬各客服中心檔案資料的移交工作。監督落實同步歸檔制度，接收和保管各部門以及地產公司移交的檔案資料，進行整理、鑒定、統計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作;

　　(4)負責對下屬各客服中心檔案資料工作人員或兼職檔案資料工作人員的培訓工作，并定期(每月至少一次)檢查、監督、指導和考核各客戶服務中心檔案資料管理工作;

　　(5)做好檔案室設備、設施的保管維護工作;維護檔案資料的完整和安全;負責檔案資料的借閱、登記、統計;同時完成上級安排的其它相關工作任務。

　　2、客戶服務中心檔案工作人員主要職責有：

　　(1)負責客服中心檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、統計和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作;

　　(2)做好檔案室設備、設施的保管維護工作;維護檔案資料的完整和安全。并完成物業公司檔案管理員交待的其他相關工作任務。

　　第四章檔案資料的收集和整理

　　第十條 物業公司主要統一收集和管理公司級別物業檔案和物業資料：

　　1、物業公司公章和相關證照由物業公司統一管理;

　　2、文件、公函、工作計劃和上級來文、國家與當地有關的法律法規等檔案資料。主要指地產公司、物業公司領導簽字的各類批示，以公司及職能部門等名義發出或制定的文件以及與公司職能有密切關系或由公司承擔有關責任并需要執行的重要文件;

　　3、重大、突發事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設備設施等方面及自然災害的突發重大事件的經過和處理過程記錄及相關材料;

　　4、合同檔案、管理監察檔案、資產檔案資料等。主要包括公司所簽訂的合同資料，監察職能部門對公司進行檢查的書面及取證材料以及公司固定資產相關材料;

　　5、人事檔案資料;

　　6、實物、聲像類檔案，包括各種電子檔案。在實際工作中，實物、聲像檔案資料比較少，根據使用頻率及重要性選擇自行存放或移交公司檔案管理部門，自行保管時要注意保護完整性;

　　7、榮譽類檔案;

　　8、其他檔案資料。

　　第十一條 各客戶服務中心管理自身樓盤、業主和經營相關的檔案和資料：

　　1、客戶服務中心業務章及相關證照由客服中心自行管理;

　　2、小區基本情況材料

　　(1)房產資料，包括房屋、設備及其附著物清單、清冊及表格;

　　(2)技術資料，包括竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料;

　　(3)接管資料，包括驗收合格憑證、物業完好情況、接管文件。

　　3、業戶檔案資料(包括維修基金檔案資料)

　　主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。由于日常工作的需要，業戶檔案資料一般存放于各個客戶服務中心。因此，業戶檔案資料的管理是各客戶服務中心檔案工作的重點。對于業戶資料必須妥善保管并及時更新。具體收集整理要求如下：

　　(1)業戶檔案資料包括：業戶姓名、地址、收樓時間、面積等,根據具體需要，選擇將檔案袋裝進檔案盒內，并將業戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。在盒上面備有相應檔案標簽，將制作好的檔案標簽貼在檔案盒(夾)的側立面距頂部3CM位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。檔案柜必須加鎖封存;

　　(2)及時做好業戶檔案的跟蹤、更新工作。 當發生情況變化時，如通訊電話聯絡方式發生變化時;業戶發生更替時，檔案管理人員應將變化情況記錄在業戶檔案中，及時做好業戶檔案資料的更新;

　　(3)借閱方面，業戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須履行檔案借閱審批手續，并經主管領導簽字確認后方可查閱，業戶檔案應永久保存;

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。