物業公司文件、檔案資料管理規程

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案，如：會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料，必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點：

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續，定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料，不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務：

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等)，并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整，應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括：

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批，銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的，將根據有關規定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

篇2：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經理處，內部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產生部門的經理和總監級以上人員;

　　(2)秘密--文件產生部門的有關員工、有關的部門經理;

　　(3)內部--文件產生部門的有關員工、其他有關部門的員工。

　　3.業務文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據;其他的重大經營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務報表、賬冊;日常經營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設備技術資料等;

　　(3)內部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關的業務資料。

篇3：酒店檔案文件借閱規定（5）

　　酒店檔案文件借閱規定(五)

　　1、借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續，秘密級文件必須經酒店總經理批準方可借閱;

　　2、案卷不能借出，只供在辦公室閱看;

　　3、文件、資料借閱期限不得超過一個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續;

　　4、借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則按違反保密法追究當事人責任;

　　5、借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告領導;

　　6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能帶離辦公室。