小區物業規章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下，其他詳細內容此處略。
注：《**.鳳凰城業主臨時公約》建議稿附后。
二、擬建立的內部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程序文件
包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。詳細內容此處略。 五、擬建立的質量記錄文件
第二章檔案的建立與管理
一、物業檔案建立的內容
檔案建立的內容包括：業主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯系電話：包括：正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話，如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括：裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括：維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括：服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。
二、物業檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的，其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設立檔案室，建立相應規章制度，對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發，擴大資料來源，從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔，實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理
從客戶入伙開始，應著手權籍資料的收集工作，權籍資料的收集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權籍資料，動態反映客戶權籍狀況，為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理
各個業務范圍上收集到的信息資料，統一交檔案員集中整理，整理的重點根據資料內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
**.鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系，將資料分類有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用 為客戶服務工作及時提供檔案資料，直接或間接地為客戶管理服務，從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理 客戶檔案的使用有嚴格的規定，借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出，歸還時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重時追究有關人員的責任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
篇2：恒大地產檔案管理規章制度
恒大地產檔案管理規章制度
檔案借閱基本程序：僅在檔案室查閱一般數據和信息，辦理普通登記手續即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。
檔案借閱注意事項：
1、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關部門負責人30元/天；借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過20天以上，須上報主管領導審批；借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。
2、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報副總裁級以上領導簽字同意；節假日前和工作發生變動時，必須及時歸還檔案；借閱的檔案，一旦發生損壞、丟失或失密，應立即向檔案管理部門報備，按公司規定失職問責處理。
3、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。
4、檔案復印完畢須注明用途，根據情況加蓋"再復印無效"印章。
5、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己、拒絕移交。
6、原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。
印章管理：
1、員工因個人事情要求蓋公章的，必須由所在部門負責人簽署意見，然后根據事情性質送有關職能部門審核，并經其主管領導簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預料的情況，必須上報有關董事局領導同意后方可用印。
2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內容，字跡工整，而且每欄只能填寫一個用印事項，禁止把多項工作混填在同一欄內。
3、同一用印資料在不同時間里重復用印，或者同一批用印資料有部分內容漏報審批，都必須再次履行用印審批手續，杜絕"一次審批，重復使用"的投機行為。
4、出現急需用印的文書，但該文書的審批權人未及時簽字的情況，須由印章管理員和用印申請人共同在場，電話請示審批權人，經同意后方可蓋章。審批權人返回后1個工作日以內完成補簽手續。
5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊情況，集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準，地區公司須報本公司董事長批準。
6、公章的使用必須在印章室內進行，如因工作需要將印章帶出印章室外使用的，應事先填寫《印章借用審批表》，經董事局領導或地區公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用，原則上檔案管理部門須安排專人親自至現場監印。
7、所有印章用印，都必須嚴格執行集團印章管理規定，按照公司規定的審批權限和審批流程進行報批。
篇3：恒大地產檔案管理規章制度
恒大地產檔案管理規章制度
檔案借閱基本程序：僅在檔案室查閱一般數據和信息，辦理普通登記手續即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。
檔案借閱注意事項：
1、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關部門負責人30元/天；借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過20天以上，須上報主管領導審批；借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。
2、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報副總裁級以上領導簽字同意；節假日前和工作發生變動時，必須及時歸還檔案；借閱的檔案，一旦發生損壞、丟失或失密，應立即向檔案管理部門報備，按公司規定失職問責處理。
3、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。
4、檔案復印完畢須注明用途，根據情況加蓋"再復印無效"印章。
5、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己、拒絕移交。
6、原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。
印章管理：
1、員工因個人事情要求蓋公章的，必須由所在部門負責人簽署意見，然后根據事情性質送有關職能部門審核，并經其主管領導簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預料的情況，必須上報有關董事局領導同意后方可用印。
2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內容，字跡工整，而且每欄只能填寫一個用印事項，禁止把多項工作混填在同一欄內。
3、同一用印資料在不同時間里重復用印，或者同一批用印資料有部分內容漏報審批，都必須再次履行用印審批手續，杜絕"一次審批，重復使用"的投機行為。
4、出現急需用印的文書，但該文書的審批權人未及時簽字的情況，須由印章管理員和用印申請人共同在場，電話請示審批權人，經同意后方可蓋章。審批權人返回后1個工作日以內完成補簽手續。
5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊情況，集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準，地區公司須報本公司董事長批準。
6、公章的使用必須在印章室內進行，如因工作需要將印章帶出印章室外使用的，應事先填寫《印章借用審批表》，經董事局領導或地區公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用，原則上檔案管理部門須安排專人親自至現場監印。
7、所有印章用印，都必須嚴格執行集團印章管理規定，按照公司規定的審批權限和審批流程進行報批。