物業(yè)檔案立卷及歸檔管理
1.0目的
保證物業(yè)檔案管理的科學化和規(guī)范化。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理中心各類檔案的立卷及歸檔管理。
3.0職責
客戶服務部檔案管理崗位人員負責檔案管理工作并進行質(zhì)量控制。
4.0過程和方法
4.1檔案管理的分類
4.1.1家屬區(qū)檔案。的(代號0.1)
4.1.2教學區(qū)檔案。(代號0.2)
4.1.3學生社區(qū)檔案。(代號0.3).
4.1.4物管中心檔案。(代號0.4)
4.1.5總公司檔案。(代號0.5)
4.1.6學校文件資料檔案。(代號0.6)
4.1.7物管中心內(nèi)部檔案。(代號0.7)
4.1.8客戶服務部檔案。(代號0.8
4.1.9外來文件檔案。(代號0.9)
4.1.10合同協(xié)議。(代號1)
4.1.11各個分檔案下設(shè)二級科目。
4.2檔案的收集
4.2.1國家有關(guān)的文件資料。
4.2.2行業(yè)有關(guān)的文件資料。
4.2.3學校有關(guān)的文件資料。
4.2.4總公司有關(guān)的文件資料。
4.2.5物管中心有關(guān)文件資料。
4.2.6物管中心下屬各個部門有關(guān)文件資料。
4.2.7客戶服務部文件資料。
4.2.8各部門設(shè)檔案資料信息報送員。
4.2.9客戶服務部檔案管理人員定期每兩月收集歸檔檔案資料。
4.2.10各部門辦理完畢的文件是檔案收集的主要來源。
4.2.11檔案管理人員對資料齊全的檔案應及時歸檔，做到時間準確、類別清楚、存放有序、查找方便。
4.2.12重要的文件資料向?qū)W校檔案室報送。
4.3檔案的存檔
4.3.1存檔時，應當按檔案的分類編號，將檔案放置在相應的位置。做好檔案索引，以便于查找。
4.3.2檔案目錄格式分為檔案的卷內(nèi)目錄格式見《卷內(nèi)目錄》及檔案案卷目錄格式見《案卷目錄》。
4.3.3案卷的厚度一般1.5CM-5CM，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對破損或裉色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，字跡要端正。
4.4檔案的整理
4.4.1歸檔文件的整理，按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
4.4.2檔案文件的整理，以件為單位進行。一般以一份文件為一件;各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件;來文與復文合為一件;正件與附件合為一件。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案管理人員了解和掌握檔案管理的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質(zhì)安全和政治安全。
4.5.2檔案的保管應加強重點，照顧一般;立足長遠，保證當前。
4.5.3檔案保管的期限
⑴物管中心及各部門工作記錄為二年。
⑵物管中心文件資料為八年。
⑶后勤總公司文件資料為十五年。
⑷學校的文件資料和合同協(xié)議為長期。
4.6檔案借閱
4.6.1物業(yè)檔案供客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任內(nèi)部查閱;物管中心下屬部門和上級部門因工作原因查閱檔案者，應由查閱人填寫《查閱檔案申請表》，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任同意，在《查閱檔案登記薄》簽名后，方可查閱檔案，查閱資料不得帶出檔案室。
4.6.2對需要借出檔案的，應填寫《借閱檔案申請表》，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任同意，借閱人在《借閱檔案登記薄》簽名后，方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應清點借出檔案的頁數(shù)，并在《借閱檔案登記薄》注明檔案頁數(shù)。檔案借出后借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)返還，檔案管理人員對歸還檔案應認真清點檔案頁數(shù)，對于頁數(shù)與借出前不符的，要求借出人寫出書面原因，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任批準后再次歸檔。檔案借出又歸還的，檔案管理人對借出檔案材料的齊全性負責。
4.6.3查閱、借閱檔案人員應保持檔案單獨原始狀態(tài)，檔案不得換頁、抽頁、插頁，不得涂改污損。
4.6.4查閱電子檔案可根據(jù)上述程序進行查詢，查詢結(jié)果僅供工作使用，對查詢結(jié)果不得未經(jīng)許可就提供給其他組織和個人，更不得將查詢內(nèi)容私自打印，或以電子文本形式保存。
4.6.5物業(yè)檔案不得交給本系統(tǒng)以外的單位或個人查閱、借閱，因上級或司法調(diào)查要查閱的按相關(guān)規(guī)定辦理。
4.6.6檔案損壞或遺失的處理
檔案管理人員、借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應盡快采取補救措施，責任人應寫出書面說明材料，客戶服務部經(jīng)理簽字確認，報物管中心主任審批，在物管中心通報批評，并備案。對連續(xù)二次以上發(fā)生損壞或遺失行為應啟動糾正措施程序。
4.7檔案的銷毀
4.7.1對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理鑒定，報物管中心主任批準后，按規(guī)定銷毀。
4.7.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
4.7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字
4.8檔案移交
檔案管理人員因工作原因調(diào)離本崗位的，須將所管理檔案的數(shù)量狀況想接管人員清點交接清楚，辦好移交手續(xù)。
4.9監(jiān)督檢查
客戶服務部經(jīng)理每年至少組織一次物業(yè)檔案保管、使用情況檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問題應及時匯報，有條件的應立即采取補救措施，對相關(guān)責任人要追究相關(guān)責任。
5.0支持性文件
《中華人民共和國檔案法》
《客戶服務部工作職責》
《客戶服務部信息溝通處理細則》
6.0記錄
《查閱檔案申請表》
《查閱檔案登記薄》
《借閱檔案申請表》
《借閱檔案登記薄》
《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》
《卷內(nèi)文件目錄》
《案卷目錄》
《檔案銷毀記錄表》
篇2：公司郵電文書檔案立卷歸檔制度
> 郵電文書檔案立卷歸檔制度(一)總則
第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。
第七條 各部門專(兼)職文書的職責：
1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
(三)歸檔范圍〖HT〗
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一
文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨m.dewk.cn年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。
篇3：公司文書檔案立卷歸檔制度范例
> 公司文書檔案立卷歸檔制度第一章總則
第一條為加強本公司文書立卷工作，特制訂本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關(guān)人員工作變動或因故離職時，應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(1)公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動的相關(guān)人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認可后，財務部門才給予報銷旅費。
(2)本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認可后，財務部門才給予報銷會議費用。
第七條各部門專(兼)職文書的職責。
(1)了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(2)認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(3)經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條信訪工作材料。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第四章平時歸卷
第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷案卷質(zhì)量要求
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一
年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;底稿在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)-文件-封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。