業(yè)戶(hù)入伙管理規(guī)程(三)
1.0公司負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處入伙工作的籌備和進(jìn)展,并在有需要時(shí)調(diào)配資源。
2.0公司行政辦公室負(fù)責(zé)在入伙前一個(gè)月將所需各項(xiàng)印刷文件資料及指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)布置用品準(zhǔn)備齊全。
3.0管理處主任負(fù)責(zé)入伙管理工作的主要安排,明確有關(guān)負(fù)責(zé)入伙工作人員的職責(zé),并對(duì)整個(gè)入伙工作進(jìn)行綜合性管理協(xié)調(diào)。
4.0客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)入伙發(fā)放文件及簽約工作,解答業(yè)主在入伙過(guò)程中提出的各項(xiàng)提問(wèn),或給予指引及幫助,展現(xiàn)公司優(yōu)良服務(wù)形象。入伙現(xiàn)場(chǎng)為接待組。
5.0財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)先為業(yè)主結(jié)清購(gòu)樓手續(xù)款項(xiàng),然后收取入伙費(fèi)用。入伙現(xiàn)場(chǎng)為財(cái)務(wù)組。
6.0工程部負(fù)責(zé)陪同業(yè)主驗(yàn)樓,并將不合格問(wèn)題及時(shí)反饋給發(fā)展商,并督促完成。入伙現(xiàn)場(chǎng)為驗(yàn)樓組。
7.0安管部負(fù)責(zé)維持現(xiàn)場(chǎng)秩序,給業(yè)主指引方向和位置,展現(xiàn)安管服務(wù)形象,并在有需要的情況下協(xié)助驗(yàn)樓組工作。
8.0工作程序
8.1接待組工作程序
8.1.1接待組協(xié)調(diào)各部門(mén)做好入伙準(zhǔn)備工作,明確入伙各項(xiàng)手續(xù),準(zhǔn)備好入伙所用的各類(lèi)資料、表格,分戶(hù)裝袋統(tǒng)一編號(hào)。
8.1.2向發(fā)展商索取有關(guān)業(yè)主資料,并確認(rèn)無(wú)誤。
8.1.3安排人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主辦理入伙手續(xù)時(shí)的咨詢(xún)和引導(dǎo),并在辦公現(xiàn)場(chǎng)張貼有關(guān)公告及指引等。熟悉入伙作業(yè)程序和各種表格填寫(xiě)方法。
8.1.4業(yè)主前來(lái)現(xiàn)場(chǎng)辦理入伙時(shí),由接待員將業(yè)主領(lǐng)至簽約組辦公區(qū),簡(jiǎn)略向業(yè)主介紹入伙收樓的程序,并介紹細(xì)看有關(guān)公告。
8.1.5客服助理對(duì)業(yè)主提交的《收樓(入伙)通知書(shū)》、個(gè)人資料包括身份證原件、護(hù)照、購(gòu)房合同原件、委托書(shū)等資料進(jìn)行核驗(yàn)。
8.1.6確認(rèn)后收取《收樓(入伙)通知書(shū)》,并向入伙申請(qǐng)人發(fā)放《業(yè)主公約》、《住戶(hù)手冊(cè)》、《前期物業(yè)管理協(xié)議》、《房屋質(zhì)量保證書(shū)》、《住宅使用說(shuō)明書(shū)》等資料,需要簽約的當(dāng)場(chǎng)簽約,并要求填寫(xiě)《業(yè)主資料登記表》、《車(chē)輛管理檔案》,提供身份證、購(gòu)房合同復(fù)印件和家庭成員、車(chē)輛照片。
8.1.7已有裝修計(jì)劃者發(fā)放《業(yè)戶(hù)申請(qǐng)裝修審批表》、《前期裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書(shū)》、《防火責(zé)任書(shū)》等資料,并要求申請(qǐng)人對(duì)上述文件在《業(yè)戶(hù)文件資料發(fā)放登記表》上進(jìn)行簽收。
8.1.8完成以上程序后,告知業(yè)主在財(cái)務(wù)部交納各項(xiàng)入伙費(fèi)用。
8.2財(cái)務(wù)組工作程序
8.2.1業(yè)主在客戶(hù)服務(wù)部簽約組填寫(xiě)和接收完各類(lèi)書(shū)面文件后,到財(cái)務(wù)部繳納各項(xiàng)費(fèi)用。
8.2.2財(cái)務(wù)組工作人員需先確認(rèn)業(yè)主購(gòu)房款項(xiàng)及手續(xù)已清,才能為其辦理入伙費(fèi)用繳納手續(xù),未繳清購(gòu)房余款的需先繳納此項(xiàng)費(fèi)用。需驗(yàn)的單據(jù)或資料有:已繳樓款收據(jù)、購(gòu)房款余額/抵押證明書(shū)、購(gòu)房合同原件等。
8.2.3憑繳款通知書(shū)收取每戶(hù)三個(gè)月預(yù)交管理費(fèi)、信報(bào)箱費(fèi),開(kāi)具收據(jù)。
8.2.4憑繳款通知書(shū)代收有線電視、煤氣、寬帶開(kāi)戶(hù)費(fèi)等,開(kāi)具收據(jù)。
8.2.5費(fèi)用收繳完后,告知業(yè)主可進(jìn)行驗(yàn)樓。
8.3驗(yàn)樓組工作程序
8.3.1業(yè)主在財(cái)務(wù)部交納完各項(xiàng)費(fèi)用后,由驗(yàn)樓組指派一名工作人員陪同業(yè)主驗(yàn)房。
8.3.2帶領(lǐng)業(yè)主詳盡檢查屋內(nèi)各項(xiàng)目,必須親手扭動(dòng)水喉、按開(kāi)關(guān)、推關(guān)窗戶(hù)、往下水道注水等,以確認(rèn)房屋各項(xiàng)質(zhì)量完好,足以安全、放心交付業(yè)主使用。
8.3.3經(jīng)驗(yàn)收確認(rèn)完好后,核實(shí)水、電、煤氣表底數(shù),雙方在《驗(yàn)樓表》上簽名,并簽署《房屋交接書(shū)》,將房屋鑰匙交予業(yè)主,至此入伙驗(yàn)樓手續(xù)完成。
8.3.4驗(yàn)樓過(guò)程中如遇到各類(lèi)質(zhì)量問(wèn)題,工作人員將問(wèn)題詳細(xì)填寫(xiě)于《驗(yàn)樓表》上,并核實(shí)表底數(shù),但不給鑰匙。
8.3.5將需整改的問(wèn)題統(tǒng)計(jì)后向發(fā)展商開(kāi)出《工程質(zhì)量問(wèn)題處理單》,督促發(fā)展商盡快解決。
8.3.6在質(zhì)量問(wèn)題解決完后,驗(yàn)樓組工作人員陪同業(yè)主再次驗(yàn)樓,重復(fù)上述8.2.2--8.2.3程序。經(jīng)業(yè)主確認(rèn)簽名后,正式簽署《房屋交接書(shū)》并發(fā)給鑰匙。
篇2:新入伙小區(qū)管理難點(diǎn)與對(duì)策
新入伙小區(qū)管理難點(diǎn)與對(duì)策
隨著房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,新住宅小區(qū)不斷落成。不少物業(yè)管理公司在接管新入伙的小區(qū)時(shí),總感覺(jué)事情非凡多,困難非凡大,甚至有應(yīng)接不暇的現(xiàn)象。
一、新入伙小區(qū)的管理特點(diǎn)
新入伙小區(qū)是指小區(qū)的物業(yè)剛移交使用1-2年,業(yè)主入住較少,小區(qū)住戶(hù)生活及物業(yè)管理均未進(jìn)入正常穩(wěn)定的階段。這種小區(qū)具有以下特點(diǎn):
1、小區(qū)工程尚未完全結(jié)束,對(duì)四周環(huán)境影響較大。
根據(jù)我國(guó)現(xiàn)狀,雖然小區(qū)交房時(shí)需要工程竣工驗(yàn)收備案,但不少小區(qū)尤其是分期開(kāi)發(fā)的小區(qū),在入伙時(shí)工程并未完全結(jié)束。一些收尾工程或后期開(kāi)發(fā)工程給新入伙小區(qū)帶來(lái)大量的噪音、粉塵、閑雜人員等,對(duì)正常生活有較大影響。另外,新入伙小區(qū)的園林植物生長(zhǎng)尚未定型,園林環(huán)境功能不能得到應(yīng)有體現(xiàn)。
2、小區(qū)配套設(shè)施尚未完善,居民生活不方便。
大型小區(qū)一般都規(guī)劃有學(xué)校、超市、配套商鋪等。但新入住小區(qū)由于人數(shù)還不多,配套設(shè)施一時(shí)難以到位,甚至由于施工滯后的原因,有些小區(qū)在交樓入住時(shí)還沒(méi)開(kāi)通有線電視、電話、網(wǎng)絡(luò)等,給前期入住的業(yè)主帶來(lái)諸多不便,有些業(yè)主甚至?xí)虼诉w怒發(fā)展商及物業(yè)管理公司,導(dǎo)致糾紛。
3、小區(qū)室內(nèi)裝修量大,外來(lái)人員多而混雜,安全管理任務(wù)重。
新小區(qū)大部分是毛坯房,大部分業(yè)主要進(jìn)行裝修。由于業(yè)主收樓時(shí)間集中,裝修戶(hù)數(shù)眾多,小區(qū)內(nèi)裝修人員也較多,給小區(qū)的安全管理帶來(lái)隱患。尤其在小區(qū)入伙半年以后到兩年之內(nèi),部分業(yè)主已入住,但還有業(yè)主在裝修,減少裝修工作對(duì)已入住業(yè)主造成的安全及其他影響,是小區(qū)管理的一個(gè)難題。
4、小區(qū)返修工作量大,業(yè)主與開(kāi)發(fā)商矛盾較多。
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程,有些質(zhì)量或設(shè)計(jì)上的問(wèn)題在竣工驗(yàn)收、接管驗(yàn)收或分戶(hù)驗(yàn)收中未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。業(yè)主入住使用后,往往要求返修。這時(shí)就需要物業(yè)管理公司做好業(yè)主與開(kāi)發(fā)商的橋梁工作,及時(shí)解決業(yè)主的困難,避免積怨。
5、小區(qū)物業(yè)管理處于起步階段,管理尚未走上正規(guī)化。
新的物業(yè)管理小區(qū),雖然相關(guān)人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn),但其組織架構(gòu)未經(jīng)過(guò)實(shí)際運(yùn)作的考驗(yàn),對(duì)小區(qū)情況、業(yè)主情況、設(shè)備情況等未能完全把握,尚需磨合。新入伙小區(qū)入住人數(shù)不多,業(yè)主委員會(huì)尚未選舉產(chǎn)生,各項(xiàng)公共設(shè)施設(shè)備也都處于新安裝磨合期,需要根據(jù)該時(shí)段的特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性管理。
二、新入伙小區(qū)的管理重點(diǎn)
1、安全管理。
新入伙小區(qū)由于外來(lái)人員多,正常生活與施工同時(shí)進(jìn)行,安全技防設(shè)施尚未正常使用,存在著極大的安全隱患。另外,新入住小區(qū)的車(chē)輛管理系統(tǒng)往往未完善,而外來(lái)車(chē)輛又往往較多,極易發(fā)生車(chē)輛損壞或丟車(chē)現(xiàn)象。做好小區(qū)治安安全管理、工地安全生產(chǎn)管理、小區(qū)消防安全管理、小區(qū)車(chē)輛安全管理就顯得十分重要。
2、工程返修工作。
經(jīng)驗(yàn)表明,小區(qū)入伙后的兩年內(nèi)是業(yè)主發(fā)現(xiàn)房屋質(zhì)量問(wèn)題從而要求維修或補(bǔ)償最多的時(shí)期,也是業(yè)主極易與發(fā)展商及物業(yè)管理公司發(fā)生矛盾、產(chǎn)生積怨的時(shí)期。房屋質(zhì)量問(wèn)題并不是物業(yè)管理公司的責(zé)任,但處理不好,往往會(huì)令業(yè)主和物業(yè)管理公司產(chǎn)生積怨,為日后的管理帶來(lái)麻煩。因而,建立起業(yè)主與發(fā)展商之間的橋梁,積極跟進(jìn)業(yè)主房屋質(zhì)量的返修工作是新入伙小區(qū)物業(yè)管理的重要工作之一。
3、裝修管理。
裝修管理是新入伙小區(qū)尤其是集中入伙小區(qū)最主要也是最重要的工作。據(jù)統(tǒng)計(jì),一般中型以上小區(qū)在新入伙一年內(nèi),裝修管理的工作量往往占小區(qū)物業(yè)管理工作量的一半以上。出于這個(gè)原因,新入伙小區(qū)的管理人員投入往往比運(yùn)作成熟的小區(qū)多出不少。
4、成品保護(hù)與設(shè)備設(shè)施保護(hù)。
新小區(qū)入伙后,往往還有工程在繼續(xù)進(jìn)行,可能會(huì)對(duì)已完工的成品及已安裝的設(shè)備造成較大的損壞或影響,業(yè)主入伙后的裝修工程往往也會(huì)造成同樣問(wèn)題。因此,保護(hù)好已完工的公共設(shè)施設(shè)備,保護(hù)好廣大業(yè)主的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益,是新入伙小區(qū)物業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作。
5、完善小區(qū)基本資料及管理制度。
新入伙小區(qū)的物業(yè)管理公司應(yīng)利用各項(xiàng)工程移交驗(yàn)收及業(yè)主入伙的機(jī)會(huì),完善小區(qū)各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施基本資料及各戶(hù)業(yè)主的基本資料,分類(lèi)造冊(cè)歸檔,以便日后的管理。另外,應(yīng)針對(duì)小區(qū)的具體情況,制定各項(xiàng)管理制度,方便日后的管理。
三、新入伙小區(qū)的管理對(duì)策
1、建立成品保護(hù)機(jī)制,解決發(fā)展商及業(yè)主的后顧之憂(yōu)。
接管新入伙小區(qū)后,應(yīng)對(duì)已建成的各類(lèi)成品制定相應(yīng)的保護(hù)措施,維護(hù)發(fā)展商及廣大業(yè)主的利益,避免后期工程對(duì)這些成品造成損壞。成品保護(hù)包括對(duì)已建成但未驗(yàn)收移交的成品保護(hù),對(duì)已建成且已驗(yàn)收移交的成品的保護(hù)。前者是避免因后期工程對(duì)已完工未移交成品的損壞,維護(hù)發(fā)展商的利益。而后者是避免后期施工或裝修施工對(duì)已移交的設(shè)備設(shè)施造成影響,維護(hù)廣大業(yè)主的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。在移交驗(yàn)收前,可采取點(diǎn)數(shù)代管、拍照代管、包裝隔離使用等方法,在實(shí)踐中取得了良好效果。
2、采取非常規(guī)管理,保護(hù)公共設(shè)備設(shè)施,維護(hù)業(yè)主長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。
新入伙小區(qū)由于各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施還處于磨合期,其設(shè)計(jì)合理性及施工質(zhì)量還有待驗(yàn)證,加上后期工程及裝修工程的影響,對(duì)于一些公共設(shè)備設(shè)施需采取非常規(guī)管理,以排除各種隱患,保障廣大業(yè)主的利益。如各棟樓的下水管道極易因裝修造成立管堵塞而返冒水,為避免這種現(xiàn)象,可在接管驗(yàn)收時(shí)給每個(gè)房間的下水口上封條,要求每家裝修戶(hù)在裝修期間封堵下水管道,派專(zhuān)人每月加大密度定期疏通下水管道以避免堵塞返冒水現(xiàn)象。
3、建立發(fā)展商及業(yè)主對(duì)話機(jī)制,化解三方矛盾。
新入伙小區(qū)的工程返修應(yīng)由施工方承擔(dān),但施工方只對(duì)發(fā)展商負(fù)責(zé)而不對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)。往往會(huì)出現(xiàn)業(yè)主找物業(yè)管理公司,物業(yè)管理公司讓業(yè)主找發(fā)展商,發(fā)展商讓業(yè)主找施工隊(duì)的現(xiàn)象,造成多方矛盾糾纏。為了避免這種現(xiàn)象,物業(yè)管理公司可牽頭與發(fā)展商、施工方建立對(duì)口溝通渠道及定期溝通機(jī)制,每月定期召開(kāi)由開(kāi)發(fā)商、物業(yè)管理公司及施工方參加的三方協(xié)調(diào)會(huì),由物業(yè)管理公司及時(shí)將業(yè)主的返修需求反映給發(fā)展商與施工方,并跟進(jìn)返修工作,及時(shí)解決業(yè)主的困難。
4、嚴(yán)格外來(lái)人員管理制度,消除安全隱患。
在小區(qū)新入伙階段,建設(shè)單位施工人員、各戶(hù)裝修人員、各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備維保人員、各類(lèi)業(yè)務(wù)推銷(xiāo)人員以及購(gòu)房、看房人員等魚(yú)目混雜,極易混入作案分子,對(duì)小區(qū)已入住業(yè)主及小區(qū)公共財(cái)產(chǎn)構(gòu)成極大隱患,必須對(duì)所有外來(lái)人員建立嚴(yán)格完善的管理制度??梢笫┕と藛T及維保人員佩戴工作牌進(jìn)入,對(duì)裝修人員造冊(cè)發(fā)放施工主、副卡,進(jìn)行進(jìn)出登記管理,對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)員除業(yè)主邀請(qǐng)外嚴(yán)禁入內(nèi),對(duì)看房人員要求由售樓人員帶入,對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行登記放行等,并對(duì)進(jìn)入小區(qū)的人員進(jìn)行跟蹤管理。充分利用小區(qū)的技防設(shè)施,同時(shí)檢驗(yàn)這些設(shè)備設(shè)施的可靠性。
5、購(gòu)買(mǎi)第三方責(zé)任險(xiǎn),規(guī)避物業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。
新入伙小區(qū)因眾多工程有待完善,設(shè)備設(shè)施處于磨合期,管理機(jī)制沒(méi)有足夠完善,比較輕易出現(xiàn)一些意外事故,引發(fā)惡性賠償或官司。物業(yè)管理公司應(yīng)針對(duì)新入伙小區(qū)各項(xiàng)安全隱患,逐一排查各項(xiàng)危險(xiǎn)源,針對(duì)排查出的危險(xiǎn)源制定相應(yīng)的安全防范措施。同時(shí),物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)考慮各種風(fēng)險(xiǎn),購(gòu)買(mǎi)第三方責(zé)任險(xiǎn)及物業(yè)管理責(zé)任險(xiǎn),降低意外事故帶來(lái)的損失。
6、積極開(kāi)展個(gè)性化延伸服務(wù),方便業(yè)主日常生活。
新小區(qū)配套設(shè)施往往不夠完善,先入住的業(yè)主生活不便,輕易引發(fā)這些業(yè)主的不滿(mǎn),遷怒于物業(yè)管理企業(yè)。為了方便先期入住的業(yè)主,提高業(yè)主的生活質(zhì)量,樹(shù)立物業(yè)管理企業(yè)的良好形象,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)急業(yè)主之所急,除了積極聯(lián)系解決相應(yīng)配套設(shè)施外,還應(yīng)開(kāi)展多樣化的延伸服務(wù),盡量滿(mǎn)足業(yè)主的需求。
參考文獻(xiàn):
1、班道明,《物業(yè)管理概述》,中國(guó)林業(yè)出版社
篇3:項(xiàng)目入伙(住)管理方案
提示業(yè)主在入伙前明白辦理入伙手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的文件資料及準(zhǔn)備工作,以免辦理手續(xù)時(shí)徒勞往返。
為業(yè)主辦理入伙手續(xù)時(shí),應(yīng)程序順暢,手續(xù)完善,票據(jù)正規(guī)。
即時(shí)完成入伙注記。
受理代辦服務(wù)手續(xù)齊全、收費(fèi)合理、守時(shí)守約、保證質(zhì)量。
1、業(yè)主入伙流程
1)業(yè)主向售房單位/發(fā)展商辦理售房手續(xù)后,簽訂售房合同并開(kāi)出入伙通知書(shū)。
2)憑售房合同與入伙通知書(shū)到物業(yè)管理公司辦理入伙手續(xù)。
3)物業(yè)管理公司在審核資料無(wú)誤后,向業(yè)主介紹物業(yè)管理服務(wù)情況、收費(fèi)情況;代發(fā)展商與業(yè)主簽訂《使用公約》。
6)若業(yè)主驗(yàn)房發(fā)現(xiàn)并提出質(zhì)量問(wèn)題,經(jīng)確認(rèn),填寫(xiě)返修表送交發(fā)展商,管理處應(yīng)協(xié)助發(fā)展商對(duì)房屋進(jìn)行整改后,請(qǐng)業(yè)主再次驗(yàn)房。
7)如需二次裝修的,需到物業(yè)管理公司辦理裝修手續(xù)。
8)業(yè)戶(hù)入伙流程圖如圖所示。
2、租賃住戶(hù)入住流程
1)簽訂《租賃意向書(shū)》,并交付定金。如一次看中房子的可直接簽署租賃合同。
2)簽訂《租賃合同書(shū)》。合同應(yīng)附有《管理公約》等有關(guān)附件。
3)由物業(yè)管理公司工作人員帶業(yè)戶(hù)到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收房屋,如發(fā)現(xiàn)有房屋質(zhì)量問(wèn)題的,由物業(yè)管理公司通知工程隊(duì)整改。
4)整改后或驗(yàn)收房屋沒(méi)問(wèn)題,業(yè)戶(hù)就同物業(yè)管理(來(lái)自:m.dewk.cn)公司簽驗(yàn)收單,并從物業(yè)管理公司領(lǐng)取房屋鑰匙。
5)交付押金和首期租金。
6)如需二次裝修的,需到物業(yè)管理公司辦理裝修手續(xù)。
3、入伙作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
入伙接待工作應(yīng)做到耐心、細(xì)心、百問(wèn)不厭。
入伙各項(xiàng)資料齊全,記錄規(guī)范完整,按戶(hù)建立業(yè)戶(hù)檔案。
入伙各項(xiàng)收費(fèi)正確,做到日結(jié)月清、帳表相符。
特約服務(wù)手續(xù)齊全,收費(fèi)合理,守時(shí)守約,保證質(zhì)量。
內(nèi)部手冊(cè)登記及時(shí),即時(shí)完成注記。
入伙按戶(hù)匯總,次月5日前全部歸檔。
4、入伙作業(yè)規(guī)程
由房產(chǎn)發(fā)展商或物業(yè)管理部門(mén)向業(yè)戶(hù)發(fā)出入伙通知書(shū)。
業(yè)戶(hù)攜帶購(gòu)房合同書(shū)、入伙通知書(shū)、入伙手續(xù)書(shū)前往指定地點(diǎn)辦理手續(xù)。
業(yè)戶(hù)到管理處簽收入伙資料,付清物業(yè)管理費(fèi)用。
由指定的業(yè)戶(hù)服務(wù)人員和維修技術(shù)人員陪同業(yè)戶(hù)驗(yàn)房,抄錄水電表底數(shù)并共同確認(rèn)。
業(yè)戶(hù)驗(yàn)房后若提出質(zhì)量問(wèn)題,填質(zhì)量返修表,管理處加簽意見(jiàn)后,由管理處協(xié)助發(fā)展商進(jìn)行工程質(zhì)量問(wèn)題的返修工作。