物業(yè)入伙管理程序（五）
1目的
本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和要求，以確保業(yè)主（客戶）準確而有秩序的入住。
2適用范圍
適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續(xù)。
3相關(guān)標準要素
GB/T19002-ISO90024.84.94.10
4相關(guān)文件
4.1質(zhì)量手冊第4.8章、4.9章、4.10章
4.2物業(yè)的驗收程序
4.3業(yè)主（客戶）維修安裝服務
4.4物業(yè)裝修管理
4.5提供給業(yè)主（客戶）的文件的控制
4.6物業(yè)管理費用收取
5職責
5.1物業(yè)管理部負責入伙管理中的主要事務。
5.2財務部負責向業(yè)主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。
5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。
5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。
5.5經(jīng)營部負責制定入伙預交費用標準。
6實施程序
6.1入伙準備工作
6.1.1物業(yè)管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃，該計劃中應明確：
a.入伙時間；
b.負責入伙工作的人員及其職責；
c.入伙手續(xù)；
d.入伙過程中使用的文件和表格。
6.1.2入伙工作計劃應由物業(yè)管理部經(jīng)理批準。
6.1.3開發(fā)商應提前一個月向業(yè)主（客戶）發(fā)出《入伙通知書》，詳細說明：
a.需業(yè)主（客戶）準備的證明材料；
b.需業(yè)主（客戶）填寫的表格；
c.辦理入伙手續(xù)的程序。
6.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應張貼入伙公告和明確的指示標識，并指定專人負責業(yè)主（客戶）辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導，以便于業(yè)主（客戶）辦理各項手續(xù)。
6.2入伙審查登記
6.2.1管理處應建立入伙登記表，管理處對業(yè)主（客戶）提交的《入伙通知書》進行查驗，確認無誤后收取《入伙通知書》，在入伙登記冊中注明，并向入伙申請人發(fā)放資料，應包括：
a.《入住說明》；
b.《住戶手冊》；
c.《住戶公約》；
d.《管理協(xié)議》；
e.《預交費用標準》；
f.《裝修須知》；
g.《住戶登記表》；
h.《裝修審批表》；
i.《驗收交接表》。
6.2.2上述發(fā)放的資料應在《入伙登記冊》中由業(yè)主簽收，或由管理人員注明，并按運作程序文件《提供給業(yè)主（客戶）的文件的控制》進行控制。
6.2.3在提供給業(yè)主（客戶）的《入住說明》中應明確由業(yè)主（客戶）填寫并提交的資料，一般包括：
a.身份證或工作證復印件；
b.《業(yè)主（客戶）登記表》；
c.購/租房合同的正本及復印件；
d.已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。
6.2.4管理處對業(yè)主（客戶）提交的資料進行審核驗證，驗證內(nèi)容包括：
a.表格填寫是否完整、正確和清晰；
b.公約和管理協(xié)議是否已簽署；
c.身份證明文件與購/租房合同、及《業(yè)主（客戶）登記表》是否一致。
6.2.5審查通過后，入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主（客戶）登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份，在《入住通知書》注明簽收。
6.3預交費用
6.3.1經(jīng)營部應根據(jù)政策、法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定，制定《入伙預交費用標準》。
6.3.2經(jīng)營部在審查并接收業(yè)主（客戶）提交的文件后，應通知業(yè)主（客戶）去財務部交納相關(guān)的預交費用。（或由管理處代收繳后轉(zhuǎn)交財務部）。
6.3.3財務部根據(jù)《入伙預交費標準》向業(yè)主（客戶）收取各項費用，并開立相應票據(jù)給業(yè)主（客戶）。費用項目包括：預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。
6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業(yè)主（客戶）的姓名或單位，并由管理處在入伙登記冊中注明。
6.4發(fā)放鑰匙及房屋驗收
6.4.1上述手續(xù)完成后，管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協(xié)議》、及各項收費票據(jù)
后向業(yè)主（客戶）發(fā)放鑰匙，并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記。同時應和業(yè)主（客戶）協(xié)定驗收房屋的時間和方式。6.4.2管理處與業(yè)主（客戶）一起驗收其名下的物業(yè)，登記水、電、氣表底數(shù)，雙方在《驗收交接表》上簽字確認。
6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關(guān)部門。具體參見運作程序《業(yè)主（客戶）維修安裝服務》。
6.5入伙后的裝修管理
6.5.1物業(yè)管理部在提供給業(yè)主（客戶）的文件中應明確裝修管理的要求，具體內(nèi)容參見運作程序《物業(yè)裝修管理》。
7記錄
7.1入伙通知書
7.2入伙登記表
7.3住戶登記表
7.4驗收交接表
篇2：新入伙小區(qū)管理難點與對策
新入伙小區(qū)管理難點與對策
隨著房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新住宅小區(qū)不斷落成。不少物業(yè)管理公司在接管新入伙的小區(qū)時，總感覺事情非凡多，困難非凡大，甚至有應接不暇的現(xiàn)象。
一、新入伙小區(qū)的管理特點
新入伙小區(qū)是指小區(qū)的物業(yè)剛移交使用1-2年，業(yè)主入住較少，小區(qū)住戶生活及物業(yè)管理均未進入正常穩(wěn)定的階段。這種小區(qū)具有以下特點：
1、小區(qū)工程尚未完全結(jié)束，對四周環(huán)境影響較大。
根據(jù)我國現(xiàn)狀，雖然小區(qū)交房時需要工程竣工驗收備案，但不少小區(qū)尤其是分期開發(fā)的小區(qū)，在入伙時工程并未完全結(jié)束。一些收尾工程或后期開發(fā)工程給新入伙小區(qū)帶來大量的噪音、粉塵、閑雜人員等，對正常生活有較大影響。另外，新入伙小區(qū)的園林植物生長尚未定型，園林環(huán)境功能不能得到應有體現(xiàn)。
2、小區(qū)配套設施尚未完善，居民生活不方便。
大型小區(qū)一般都規(guī)劃有學校、超市、配套商鋪等。但新入住小區(qū)由于人數(shù)還不多，配套設施一時難以到位，甚至由于施工滯后的原因，有些小區(qū)在交樓入住時還沒開通有線電視、電話、網(wǎng)絡等，給前期入住的業(yè)主帶來諸多不便，有些業(yè)主甚至會因此遷怒發(fā)展商及物業(yè)管理公司，導致糾紛。
3、小區(qū)室內(nèi)裝修量大，外來人員多而混雜，安全管理任務重。
新小區(qū)大部分是毛坯房，大部分業(yè)主要進行裝修。由于業(yè)主收樓時間集中，裝修戶數(shù)眾多，小區(qū)內(nèi)裝修人員也較多，給小區(qū)的安全管理帶來隱患。尤其在小區(qū)入伙半年以后到兩年之內(nèi)，部分業(yè)主已入住，但還有業(yè)主在裝修，減少裝修工作對已入住業(yè)主造成的安全及其他影響，是小區(qū)管理的一個難題。
4、小區(qū)返修工作量大，業(yè)主與開發(fā)商矛盾較多。
房地產(chǎn)開發(fā)是一項十分復雜的工程，有些質(zhì)量或設計上的問題在竣工驗收、接管驗收或分戶驗收中未能及時發(fā)現(xiàn)。業(yè)主入住使用后，往往要求返修。這時就需要物業(yè)管理公司做好業(yè)主與開發(fā)商的橋梁工作，及時解決業(yè)主的困難，避免積怨。
5、小區(qū)物業(yè)管理處于起步階段，管理尚未走上正規(guī)化。
新的物業(yè)管理小區(qū)，雖然相關(guān)人員經(jīng)過培訓，但其組織架構(gòu)未經(jīng)過實際運作的考驗，對小區(qū)情況、業(yè)主情況、設備情況等未能完全把握，尚需磨合。新入伙小區(qū)入住人數(shù)不多，業(yè)主委員會尚未選舉產(chǎn)生，各項公共設施設備也都處于新安裝磨合期，需要根據(jù)該時段的特點進行針對性管理。
二、新入伙小區(qū)的管理重點
1、安全管理。
新入伙小區(qū)由于外來人員多，正常生活與施工同時進行，安全技防設施尚未正常使用，存在著極大的安全隱患。另外，新入住小區(qū)的車輛管理系統(tǒng)往往未完善，而外來車輛又往往較多，極易發(fā)生車輛損壞或丟車現(xiàn)象。做好小區(qū)治安安全管理、工地安全生產(chǎn)管理、小區(qū)消防安全管理、小區(qū)車輛安全管理就顯得十分重要。
2、工程返修工作。
經(jīng)驗表明，小區(qū)入伙后的兩年內(nèi)是業(yè)主發(fā)現(xiàn)房屋質(zhì)量問題從而要求維修或補償最多的時期，也是業(yè)主極易與發(fā)展商及物業(yè)管理公司發(fā)生矛盾、產(chǎn)生積怨的時期。房屋質(zhì)量問題并不是物業(yè)管理公司的責任，但處理不好，往往會令業(yè)主和物業(yè)管理公司產(chǎn)生積怨，為日后的管理帶來麻煩。因而，建立起業(yè)主與發(fā)展商之間的橋梁，積極跟進業(yè)主房屋質(zhì)量的返修工作是新入伙小區(qū)物業(yè)管理的重要工作之一。
3、裝修管理。
裝修管理是新入伙小區(qū)尤其是集中入伙小區(qū)最主要也是最重要的工作。據(jù)統(tǒng)計，一般中型以上小區(qū)在新入伙一年內(nèi)，裝修管理的工作量往往占小區(qū)物業(yè)管理工作量的一半以上。出于這個原因，新入伙小區(qū)的管理人員投入往往比運作成熟的小區(qū)多出不少。
4、成品保護與設備設施保護。
新小區(qū)入伙后，往往還有工程在繼續(xù)進行，可能會對已完工的成品及已安裝的設備造成較大的損壞或影響，業(yè)主入伙后的裝修工程往往也會造成同樣問題。因此，保護好已完工的公共設施設備，保護好廣大業(yè)主的長遠利益，是新入伙小區(qū)物業(yè)管理的一項重要工作。
5、完善小區(qū)基本資料及管理制度。
新入伙小區(qū)的物業(yè)管理公司應利用各項工程移交驗收及業(yè)主入伙的機會，完善小區(qū)各項設備設施基本資料及各戶業(yè)主的基本資料，分類造冊歸檔，以便日后的管理。另外，應針對小區(qū)的具體情況，制定各項管理制度，方便日后的管理。
三、新入伙小區(qū)的管理對策
1、建立成品保護機制，解決發(fā)展商及業(yè)主的后顧之憂。
接管新入伙小區(qū)后，應對已建成的各類成品制定相應的保護措施，維護發(fā)展商及廣大業(yè)主的利益，避免后期工程對這些成品造成損壞。成品保護包括對已建成但未驗收移交的成品保護，對已建成且已驗收移交的成品的保護。前者是避免因后期工程對已完工未移交成品的損壞，維護發(fā)展商的利益。而后者是避免后期施工或裝修施工對已移交的設備設施造成影響，維護廣大業(yè)主的長遠利益。在移交驗收前，可采取點數(shù)代管、拍照代管、包裝隔離使用等方法，在實踐中取得了良好效果。
2、采取非常規(guī)管理，保護公共設備設施，維護業(yè)主長遠利益。
新入伙小區(qū)由于各項設備設施還處于磨合期，其設計合理性及施工質(zhì)量還有待驗證，加上后期工程及裝修工程的影響，對于一些公共設備設施需采取非常規(guī)管理，以排除各種隱患，保障廣大業(yè)主的利益。如各棟樓的下水管道極易因裝修造成立管堵塞而返冒水，為避免這種現(xiàn)象，可在接管驗收時給每個房間的下水口上封條，要求每家裝修戶在裝修期間封堵下水管道，派專人每月加大密度定期疏通下水管道以避免堵塞返冒水現(xiàn)象。
3、建立發(fā)展商及業(yè)主對話機制，化解三方矛盾。
新入伙小區(qū)的工程返修應由施工方承擔，但施工方只對發(fā)展商負責而不對業(yè)主負責。往往會出現(xiàn)業(yè)主找物業(yè)管理公司，物業(yè)管理公司讓業(yè)主找發(fā)展商，發(fā)展商讓業(yè)主找施工隊的現(xiàn)象，造成多方矛盾糾纏。為了避免這種現(xiàn)象，物業(yè)管理公司可牽頭與發(fā)展商、施工方建立對口溝通渠道及定期溝通機制，每月定期召開由開發(fā)商、物業(yè)管理公司及施工方參加的三方協(xié)調(diào)會，由物業(yè)管理公司及時將業(yè)主的返修需求反映給發(fā)展商與施工方，并跟進返修工作，及時解決業(yè)主的困難。
4、嚴格外來人員管理制度，消除安全隱患。
在小區(qū)新入伙階段，建設單位施工人員、各戶裝修人員、各項設施設備維保人員、各類業(yè)務推銷人員以及購房、看房人員等魚目混雜，極易混入作案分子，對小區(qū)已入住業(yè)主及小區(qū)公共財產(chǎn)構(gòu)成極大隱患，必須對所有外來人員建立嚴格完善的管理制度。可要求施工人員及維保人員佩戴工作牌進入，對裝修人員造冊發(fā)放施工主、副卡，進行進出登記管理，對各類業(yè)務員除業(yè)主邀請外嚴禁入內(nèi)，對看房人員要求由售樓人員帶入，對來訪人員進行登記放行等，并對進入小區(qū)的人員進行跟蹤管理。充分利用小區(qū)的技防設施，同時檢驗這些設備設施的可靠性。
5、購買第三方責任險，規(guī)避物業(yè)管理風險。
新入伙小區(qū)因眾多工程有待完善，設備設施處于磨合期，管理機制沒有足夠完善，比較輕易出現(xiàn)一些意外事故，引發(fā)惡性賠償或官司。物業(yè)管理公司應針對新入伙小區(qū)各項安全隱患，逐一排查各項危險源，針對排查出的危險源制定相應的安全防范措施。同時，物業(yè)管理企業(yè)應考慮各種風險，購買第三方責任險及物業(yè)管理責任險，降低意外事故帶來的損失。
6、積極開展個性化延伸服務，方便業(yè)主日常生活。
新小區(qū)配套設施往往不夠完善，先入住的業(yè)主生活不便，輕易引發(fā)這些業(yè)主的不滿，遷怒于物業(yè)管理企業(yè)。為了方便先期入住的業(yè)主，提高業(yè)主的生活質(zhì)量，樹立物業(yè)管理企業(yè)的良好形象，物業(yè)管理企業(yè)應急業(yè)主之所急，除了積極聯(lián)系解決相應配套設施外，還應開展多樣化的延伸服務，盡量滿足業(yè)主的需求。
參考文獻：
1、班道明，《物業(yè)管理概述》，中國林業(yè)出版社
篇3：項目入伙(住)管理方案
提示業(yè)主在入伙前明白辦理入伙手續(xù)時應帶的文件資料及準備工作,以免辦理手續(xù)時徒勞往返。
為業(yè)主辦理入伙手續(xù)時,應程序順暢,手續(xù)完善,票據(jù)正規(guī)。
即時完成入伙注記。
受理代辦服務手續(xù)齊全、收費合理、守時守約、保證質(zhì)量。
1、業(yè)主入伙流程
1)業(yè)主向售房單位/發(fā)展商辦理售房手續(xù)后,簽訂售房合同并開出入伙通知書。
2)憑售房合同與入伙通知書到物業(yè)管理公司辦理入伙手續(xù)。
3)物業(yè)管理公司在審核資料無誤后,向業(yè)主介紹物業(yè)管理服務情況、收費情況;代發(fā)展商與業(yè)主簽訂《使用公約》。
6)若業(yè)主驗房發(fā)現(xiàn)并提出質(zhì)量問題,經(jīng)確認,填寫返修表送交發(fā)展商,管理處應協(xié)助發(fā)展商對房屋進行整改后,請業(yè)主再次驗房。
7)如需二次裝修的,需到物業(yè)管理公司辦理裝修手續(xù)。
8)業(yè)戶入伙流程圖如圖所示。
2、租賃住戶入住流程
1)簽訂《租賃意向書》,并交付定金。如一次看中房子的可直接簽署租賃合同。
2)簽訂《租賃合同書》。合同應附有《管理公約》等有關(guān)附件。
3)由物業(yè)管理公司工作人員帶業(yè)戶到現(xiàn)場驗收房屋,如發(fā)現(xiàn)有房屋質(zhì)量問題的,由物業(yè)管理公司通知工程隊整改。
4)整改后或驗收房屋沒問題,業(yè)戶就同物業(yè)管理(來自:m.dewk.cn)公司簽驗收單,并從物業(yè)管理公司領(lǐng)取房屋鑰匙。
5)交付押金和首期租金。
6)如需二次裝修的,需到物業(yè)管理公司辦理裝修手續(xù)。
3、入伙作業(yè)標準
入伙接待工作應做到耐心、細心、百問不厭。
入伙各項資料齊全,記錄規(guī)范完整,按戶建立業(yè)戶檔案。
入伙各項收費正確,做到日結(jié)月清、帳表相符。
特約服務手續(xù)齊全,收費合理,守時守約,保證質(zhì)量。
內(nèi)部手冊登記及時,即時完成注記。
入伙按戶匯總,次月5日前全部歸檔。
4、入伙作業(yè)規(guī)程
由房產(chǎn)發(fā)展商或物業(yè)管理部門向業(yè)戶發(fā)出入伙通知書。
業(yè)戶攜帶購房合同書、入伙通知書、入伙手續(xù)書前往指定地點辦理手續(xù)。
業(yè)戶到管理處簽收入伙資料,付清物業(yè)管理費用。
由指定的業(yè)戶服務人員和維修技術(shù)人員陪同業(yè)戶驗房,抄錄水電表底數(shù)并共同確認。
業(yè)戶驗房后若提出質(zhì)量問題,填質(zhì)量返修表,管理處加簽意見后,由管理處協(xié)助發(fā)展商進行工程質(zhì)量問題的返修工作。