世茂第一太平物業(yè)采購控制程序
1范圍
本程序依據(jù)GB/T19001-2000idtISO9001:2000質(zhì)量標準中7.4條款和公司質(zhì)量手冊中相關(guān)章節(jié)編制，適用于上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司及各管理中心(處)對物業(yè)管理服務(wù)過程中有關(guān)采購過程活動進行控制。
2目的
通過對物業(yè)管理及服務(wù)的采購過程進行控制，確保采購符合規(guī)定的要求。適用于管理中心(處)在物業(yè)服務(wù)過程中所需物品的采購以及顧客委托的采購。
3職責(zé)
3.1公司行政人事部負責(zé)公司物品采購的歸口管理，工程部負責(zé)工程設(shè)備、設(shè)施服務(wù)采購項目的歸口管理，管理中心(處)負責(zé)項目內(nèi)部物品采購的歸口管理
3.2管理中心(處)負責(zé)采購計劃計劃的編制，管理中心(處)經(jīng)理負責(zé)管理中心(處)內(nèi)部各部門物品采購計劃的審核，倉庫保管員負責(zé)對采購的物品實施驗證。
4程序
4.1采購物品的分類
4.1.1管理中心(處)將所采購物品按其對服務(wù)質(zhì)量的影響程度進行分類，分為關(guān)鍵物品和一般物品，并建立合格供應(yīng)商名單。
4.1.1.1關(guān)鍵物品
直接為客戶提供服務(wù)且對服務(wù)質(zhì)量有重要影響的物品;
單件物品價格昂貴的物品。
4.1.1.2一般物品
對服務(wù)質(zhì)量影響較小的輔助材料或低值易耗品。
4.2采購供方的選擇、評價
4.2.1根據(jù)供方按公司的要求提供產(chǎn)品的能力評價及其價格、服務(wù)選擇供方。
4.2.2管理中心(處)組織相關(guān)部門對關(guān)鍵物品和服務(wù)供方實施評價，填寫《供方合同履行能力評審表》經(jīng)評價符合即可列入《合格供方一覽表》，其評價內(nèi)容為：
4.2.2.1供方有營業(yè)執(zhí)照;
4.2.2.2產(chǎn)品具備合格證明且質(zhì)量滿足使用要求;
4.2.2.3試采購經(jīng)驗收合格。
4.2.2.4適當時包括：
a.質(zhì)量體系認證證書
b.公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果。 c.供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、供貨能力、服務(wù)等情況。
4.2.3對于一般物品，試采購經(jīng)驗收合格即可列入《合格供方一覽表》。
4.2.4《合格供方一覽表》報管理中心(處)經(jīng)理、經(jīng)審核、批準后備案并發(fā)放至相關(guān)部門。
4.3采購供方的重新評價 管理中心(處)組織每年對《合格供方一覽表》進行一次重新評價，并制定新的《合格供方一覽表》。每年定期對供方進行一次跟蹤重新評價，填寫《供方合同履行能力評審表》，評價按質(zhì)量、供貨能力、價格和售后服務(wù)等因素填寫，評價不符合的應(yīng)取消其合格供方資格;如因特殊情況留用，應(yīng)報總經(jīng)理批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物品的進貨驗證及服務(wù)監(jiān)督。
4.4物品的申購和采購
4.4.1采購計劃
4.4.1.1申購部門負責(zé)人根據(jù)部門的工作計劃及倉庫庫存情況審定編制采購計劃，采購計劃應(yīng)防止倉庫庫存的超量與短缺。
4.4.1.2采購計劃應(yīng)包括采購產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容;
4.4.2組織采購
4.4.2.1管理中心(處)根據(jù)各部門的采購計劃和倉庫的庫存物資帳平衡后由指定的采購員采購;
4.4.2.2關(guān)鍵物品的采購其品牌必須符合關(guān)鍵物品一覽表中的規(guī)定;
4.4.2.3特殊情況急需申購或不能在合格供方處購得，由部門負責(zé)人填寫申購單，經(jīng)審核批準后，方可采購。
4.4.2.4顧客委托采購的物品根據(jù)部門開具的申購單，經(jīng)批準后即可采購;
4.5關(guān)鍵物品的新增/變更
4.5.1關(guān)鍵物品的新增/變更，必須對新品牌重新評審。
4.5.2采購部門對關(guān)鍵物品作新增/變更說明，由相關(guān)部門負責(zé)人審核，報管理中心(處)經(jīng)理批準。
4.5.3管理中心(處)安排采購少量物品交使用部門在適當范圍內(nèi)進行試用，并由使用部門組織評價。
4.5.4使用部門根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、試用結(jié)論及本程序4.3的要求作出評價，由部門負責(zé)人審核，報管理中心經(jīng)理批準。
4.5.5管理中心(處)根據(jù)審批結(jié)果修訂物品分類一覽表。
4.6采購物品的驗證
4.6.1采購物品的驗證
4.6.1.1采購物品驗證按進貨驗證和倉庫管理規(guī)定對有關(guān)采購物品驗收要求執(zhí)行，并填寫物品進貨驗證記錄，符合要求后，由倉庫保管員填寫“收料單”; 4.6.1.2被確定為關(guān)鍵物品的采購，應(yīng)采購指定的品牌，由倉庫保管員負責(zé)進貨驗證。并做好驗證記錄;
4.6.1.3顧客委托采購的物品，按指定的品牌、規(guī)格要求進行驗證。對供方已經(jīng)檢驗過的物品，倉庫保管員也需重新驗證;
4.6.1.4驗證后不符合規(guī)定要求的物品，應(yīng)作拒收、退貨或調(diào)換處理，并做好標識;
4.6.1.5當公司需到供方貨源處對采購物品進行驗證時，應(yīng)在合同中加以規(guī)定，明確驗證的安排和物品放行的形式;
4.6.1.6如遇特殊情況無法按程序驗證，經(jīng)管理中心(處)經(jīng)理批準后可采取緊急放行，但關(guān)鍵物品不允許緊急放行;
4.6.1.7采購的物品若屬批量進貨，進貨驗證數(shù)量規(guī)定如下：關(guān)鍵物品少于10件驗證比例為100%，超過10件抽驗10%，且不少于10件;一般物品，比例為10%。
4.6.2外協(xié)委托服務(wù)的驗證
4.6.2.1工程部負責(zé)組織相關(guān)部門對供方提供的外協(xié)委托服務(wù)質(zhì)量進行驗證，每年對供方進行一次評價。
4.6.2.2管理中心(處)經(jīng)理及各部門負責(zé)人對相關(guān)供方負有管理、監(jiān)督和檢查職責(zé)。發(fā)現(xiàn)供方有不合格應(yīng)及時糾正并予以記錄，作為對供方評價時的依據(jù);
4.6.2.3管理中心(處)各相關(guān)部門負責(zé)對空調(diào)、外墻清洗、綠化養(yǎng)護、水箱清洗、電梯等項目供方每次提供服務(wù)后驗證服務(wù)結(jié)果。
4.6.2.4工程部組織管理中心(處)每年負責(zé)組織管理中心(處)相關(guān)部門對供方服務(wù)項目質(zhì)量作出評價。
4.7采購資料和記錄的保管
4.7.1行政人事部負責(zé)保管公司所有采購資料，包括采購計劃、外協(xié)委托服務(wù)協(xié)議等文件。管理中心(處)負責(zé)保存本部門所有采購資料，包括采購計劃、外協(xié)委托服務(wù)協(xié)議等文件，保存期為兩年。
4.7.2采購物品的驗證記錄、外協(xié)委托服務(wù)驗證記錄由管理中心(處)負責(zé)納入合格供方檔案保存。
5相關(guān)文件
《記錄控制程序》
《不合格控制程序》
6相關(guān)記錄
《供方合同履行能力評審表》
《合格供方一覽表》
篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序
物業(yè)公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。
3.0職責(zé)
3.1行政部負責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。
3.2各部門或機構(gòu)負責(zé)提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術(shù)部或使用部門、機構(gòu)負責(zé)采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價。
3.3財務(wù)部負責(zé)從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。
3.5使用物品的相關(guān)部門人員負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認，財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準。
5.1.2E類物品采購需專題報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預(yù)算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負責(zé)實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門進行進貨驗證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；
5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達擬采購的產(chǎn)品，適當時包括：
5.4.1產(chǎn)品采購批準的要求。
5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對采購要求是否充分進行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應(yīng)商的條件
a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務(wù)良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當時包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認證證書；
b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e)供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復(fù)評
行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責(zé)向財務(wù)部傳遞，財務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負責(zé)傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進行落實，相關(guān)部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。
周會紀要的傳遞：
每周的周會紀要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。