物業管理手冊：采購控制程序

　　1、目的

　　對采購過程和供方進行控制，確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求。

　　2、適用范圍

　　適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。

　　3、職責

　　3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產品進行監督、反饋。

　　3.2管理部負責采購計劃的審核、落實，采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。

　　3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。

　　3.4總經理負責采購計劃的審批工作。

　　4、程序

　　4.1評價范圍

　　4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。

　　4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資，如：水暖管件、衛生潔具、電料等的供方需進行評價。

　　4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進行現場、簡單的驗證。

　　4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。

　　4.2評價方式

　　4.2.1對產品資料的獲取

　　4.2.1.1生產廠家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批發商店、專賣店，調查物資的生產廠家、營業執照、規格型號、合格證、質量標準及認證情況等。

　　4.2.1.2生產廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內容同上。

　　4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。

　　4.2.2對供方的評價方法

　　4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資，由管理部調查供方的營業執照、

　　產品認證、供貨能力、產品規格型號等，對其供方進行評價，填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》。

　　4.2.2.2對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業執照、企業簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。

　　4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資，可由使用部門、采購人員在采購現場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。

　　4.2.4對評價合格的產品和供方，報總經理審批同意后，可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。

　　4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進行評審。

　　4.3.1此類物資的采購應根據實際使用量進行最小采購，發生質量問題隨時退貨、退款。

　　4.3.2管理部根據此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月)，試用期內各使用部門根據使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。

　　4.3.3試用期結束后，管理部依據《物資質量使用情況反饋單》，對符合使用要求的物資按4.2中的有關規定進行評審。評審合格，由總經理簽署意見，列入《采購物資一覽表》。

　　4.4管理部負責合格供方的業績考核，其依據為雙方的供貨協議及國家有關技術標準。考核方法為：物資使用部門，對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部，管理部對其匯總評價。考核標準為：對同一類物資連續兩次發生質量問題的，由管理部報總經理審批取消供方資格。

　　4.5采購計劃的編制、審批與落實

　　4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃，通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。

　　4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數量和價格審核，報總經理審批。

　　4.5.3審批完畢，管理部根據總經理批示，通過辦公平臺以公文形式發至財務部。

　　4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作，并通報采購情況。

　　4.6管理部應保存有關采購產品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業標準或企

　　業標準等資料。各部門在編制采購計劃時，應列出采購產品的規格、型號、技術參數。管理部負責有關資料的收集，對采購中發生的合同，在采購結束后，由管理部統一保存。

　　4.7采購產品的驗證

　　4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買，在購買時目測質量情況。

　　4.7.2對需要在貨源處驗證的，則由采購人員在現場進行驗證;如不需要，則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。

　　4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作，品質部、物業服務中心按照委托合同的約定進行監督、考核。

　　5、相關文件

　　5.1《相關記錄控制程序》

　　5.2《綠化服務委托合同》

　　5.3《垃圾清運服務合同》

　　6、相關記錄

　　6.1《合格供方名錄》JW/JL-7.4-001

　　6.2《采購物資一覽表》JW/JL-7.4-002

　　6.3《采購計劃》JW/JL-7.4-003

　　6.4《供方質量、環境保證能力調查記錄》JW/JL-7.4-004

　　6.5《物資質量使用情況反饋單》JW/JL-7.4-005

　　6.6《倉庫盤點表》JW/JL-7.4-006

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。