城市花園物業管理公司質量體系

　　--采購管理程序

　　1.目的

　　控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質量要求.

　　2.范圍

　　適用于公司內各類物資和服務的采購管理.

　　3.職責

　　3.1 總經理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.

　　3.2 品質管理部負責組織對分供方進行評定和控制.

　　3.3 各部門質檢員或專業技術人員負責采購物資和服務的驗收.

　　4.程序

　　4.1 根據采購物資對服務質量的影響程序,將采購物資分為三類：

　　A類：對服務質量有重大影響的物資.如：土建材料、木材、機電設備等.　　B類：對服務質量有直接影響的物資.如：娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.

　　C類：對服務質量無明顯影響的物資.如：辦公文具等

　　4.2 采購資料

　　4.2.1 物資使用部門負責提供采購資料,包括：規格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業標準等.

　　4.2.2 總經理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

　　4.3 采購計劃審批

　　4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批.

　　4.3.2 《物資申請單》包括：物資名稱、規格、型號、等級、數量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱.

　　4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

　　4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經理或其授權人審批.

　　4.3.5 審批工作在每月28日前完成.

　　4.3.6 采購員根據審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

　　4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

　　4.3.8 應急物資的采購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準.

　　4.3.9 固定資產和高額物資采購需加專項報告.

　　4.3.10 各級管理采購物資審批權,按財務規定執行.

　　4.3.11 需要采購服務的部門提出服務采購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批.

　　4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.

　　4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.

　　4.3.14 嚴格履約.

　　4.4 采購物資的驗證

　　4.4.1 物資購進后,采購員應及時通知質檢員辦理入庫報檢手續;庫管員根據《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

　　4.4.2 質檢員對物資進行驗收時,若發現物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫《物資驗收單》.

　　4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯系,實施現場驗證,認真填寫《物資驗收單》.

　　4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結果不能代替公司對采購物資的檢驗.

　　4.4.5 機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等.

　　4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求.

　　4.4.7 服務質量驗收由服務申請部門負責.

　　4.4.8 當出現不合格物資時,由質檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經理審批,由采購員按審批意見處理執行.

　　4.4.9 對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

　　4.4.10 采購完成后采購的有關文件由使用部門及后勤各自保存備份以備查閱.

　　4.4.11 對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據合同等,要求分供方賠償或返工.　　4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執行.

　　5.監督執行　　由總經理辦公室監督執行.

　　6.支持性和相關性文件　　**S4.6-01-01 《A、B、C類物資合格供應商名單》　　**S4.15-01 《倉庫管理程序》　　**S4.6-01-02 《設備(服務)合格分供方名單》

　　7.質量記錄及表格　　**S4.6-01-F1-01《物資申請單》　　**S4.6-01-F2-01《入庫單》　　**S4.6-01-F3-01《物資驗收單》　　**S4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》

篇2：物業管理公司質量體系文件：采購控制程序

　　物業管理公司質量體系文件：采購控制程序

　　1.0目的

　　確保采購的物資符合規定的要求，以保證公司利益。

　　2.0適用范圍

　　2.1物業管理所需要的物資(如工程保養、修繕用途的物資，保潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等)的采購活動。

　　2.2內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。

　　3.0職責

　　3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。

　　3.2物業管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源，各管理處主任或部門主管可根據權限審批采購計劃。

　　4.0程序

　　4.1物資的采購

　　4.1.1各部門負責人根據下月的物資預計用量并結合月末庫存情況，在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃，說明物資的品種名稱、型號、規格、數量、單價等(如有特殊要求，須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。

　　4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批，必要時應經公司經理審批，具體執行參見《物業公司財務管理制度》。

　　4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協議并經評審，參見《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》。

　　4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員，由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。

　　4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請，并詳細說明原因，并按4.1.2各款執行，填寫《采購申請單》。

　　4.1.6對常用物資、貴重物資，采購人員應在合格供應商處進行采購，如有急需等特殊情況，經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。

　　4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時，由經辦人填寫《借款單》，財務部根據相關合同、協議或計劃審核后，按《物業公司財務管理制度》辦理借款。

　　4.2供應商的選擇

　　在采購物資時要選用符合要求的供應商，在指定的合格供應商名單內進行采購活動，按《分供方管理程序》和《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。

　　4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收，交倉管員辦理入庫手續并留下記錄，入庫檢驗執行《進貨檢驗程序》。

　　4.4采購資料的控制

　　4.4.1采購資料如有政府、地方法規關于建筑物業方面的規定用料要嚴格依照執行(如消防物資，裝修禁用的石棉等)。

　　4.4.2對經常要采購的物資如涉及圖樣，規格，樣板時，要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資，對外協加工及制作的產品，其圖紙要求必須要經工程部的認可，確保符合要求才能發出。這些資料作為驗收的依據。

　　4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法，如采購定單，分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協議收文登記目錄》上有記載。

　　4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。

　　4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。

　　4.5對提供服務方面的供應商對其過程監控參見《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。

　　4.6為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應由各管理處主任或部門主管指定，并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規定。

　　5.0相關文件

　　5.1《分供方管理程序》

　　5.2《進貨檢驗程序》

　　5.3《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》

　　5.4《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》

　　6.0 相關記錄

　　6.1《采購申請單》

　　6.2《借款單》

　　6.3《合同、協議收文登記目錄》

　　7.0 附錄

　　7.1 《員工手冊》

　　7.2 《物業公司財務管理制度》

　　編寫： 審批：