城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系

　　文件名稱：采購管理程序

　　1.目的

　　控制采購過程，保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

　　2.范圍

　　適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.

　　3.職責(zé)

　　3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負責(zé)物資采購的實施，行政副主任負責(zé)物資采購的管理控制.

　　3.2 品質(zhì)管理部負責(zé)組織對分供方進行評定和控制.

　　3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收.

　　4.程序

　　4.1 根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序，將采購物資分為三類:

　　A類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設(shè)備等.

　　B類:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.

　　C類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等

　　4.2 采購資料

　　4.2.1 物資使用部門負責(zé)提供采購資料，包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標準等.

　　4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料，不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》，并保存采購資料.

　　4.3 采購計劃審批

　　4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃，填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.

　　4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗方法等內(nèi)容，必要時注明分供方名稱.

　　4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

　　4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》，并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

　　4.3.5 審批工作在每月28日前完成.

　　4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

　　4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

　　4.3.8 應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準.

　　4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.

　　4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán)，按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

　　4.3.11 需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.

　　4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

　　4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約，合約必須明確我方要求，及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

　　4.3.14 嚴格履約.

　　4.4 采購物資的驗證

　　4.4.1 物資購進后，采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記，填寫《入庫單》，做好臺帳記錄.

　　4.4.2 質(zhì)檢員對物資進行驗收時，若發(fā)現(xiàn)物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣，必須打開包裝進行檢驗或向經(jīng)理報告，填寫《物資驗收單》.

　　4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時，由后勤主管負責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系，實施現(xiàn)場驗證，認真填寫《物資驗收單》.

　　4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時，由后勤組負責(zé)雙方聯(lián)系，公司可以參考其意見，但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.

　　4.4.5 機電設(shè)備等技術(shù)性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術(shù)性能等.

　　4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進行驗收，以確保其質(zhì)量符合要求.

　　4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗收由服務(wù)申請部門負責(zé).

　　4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時，由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》，并呈請部門經(jīng)理審批，由采購員按審批意見處理執(zhí)行.

　　4.4.9 對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

　　4.4.10 采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

　　4.4.11 對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負責(zé)人根據(jù)合同等，要求分供方賠償或返工.

　　4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.

　　5.監(jiān)督執(zhí)行　　由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

　　6.支持性和相關(guān)性文件BVPQS4.6-01-01 《A、B、C類物資合格供應(yīng)商名單》

　　BVPQS4.15-01 《倉庫管理程序》

　　BVPQS4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

　　7.質(zhì)量記錄及表格　　BVPQS4.6-01-F1-01《物資申請單》

　　BVPQS4.6-01-F2-01《入庫單》

　　BVPQS4.6-01-F3-01《物資驗收單》

　　BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》

篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序

　　物業(yè)公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部負責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。

　　3.2各部門或機構(gòu)負責(zé)提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術(shù)部或使用部門、機構(gòu)負責(zé)采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價。

　　3.3財務(wù)部負責(zé)從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。

　　3.5使用物品的相關(guān)部門人員負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認，財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預(yù)算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責(zé)實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關(guān)部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；

　　5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購批準的要求。

　　5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應(yīng)商的條件

　　a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務(wù)良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復(fù)評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。

　　6.0相關(guān)文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責(zé)向財務(wù)部傳遞，財務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負責(zé)傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進行落實，相關(guān)部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。