物業(yè)分公司采購管理程序

　　總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《采購管理程序》對本公司的采購活動進(jìn)行控制，保證所采購的物資或服務(wù)符合要求。

　　1.總經(jīng)理辦公室為保證所采購用于服務(wù)的物資、材料符合要求;應(yīng)向采購人員明確采購要求，確保采購活動處于受控狀態(tài)。應(yīng)包括:

　　a.對所采購的物資、材料指定品牌。

　　b.明確所采購物資、材料名稱、數(shù)量、型號、價(jià)格。

　　c.如果可行也可以指定那些質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、價(jià)格合理的零售商為我們的合格分供方。　　以上要求必須文件化。

　　2.各部門在采購分供方的服務(wù)時，首先應(yīng)對分供方的能力能夠滿足我們要求進(jìn)行評估，只有確認(rèn)分供方有能力滿足我們要求時，才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務(wù)。

　　3.采購合格服務(wù)活動時，必須向合格方供方明確我們的要求，而且這些要求必須是書面文件化的。

　　4.采購合同、文件只有經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后方能生效執(zhí)行。

　　5.對采購的物資、材料、服務(wù)按《采購管理程序》進(jìn)行驗(yàn)收。

篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序

　　物業(yè)公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價(jià)和控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進(jìn)行評價(jià)，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。

　　3.2各部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價(jià)。

　　3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。

　　3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.5使用物品的相關(guān)部門人員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計(jì)劃》，由部門經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.1.2E類物品采購需專題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購計(jì)劃；B類物品采購需專題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長批準(zhǔn)；A類物品采購參照B類程序進(jìn)行公開招標(biāo)，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計(jì)劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購實(shí)施

　　5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗(yàn)證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：

　　a)由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證；

　　5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗(yàn)證活動可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達(dá)擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求。

　　5.4.2對產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計(jì)劃》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進(jìn)行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價(jià)

　　5.6.1合格供應(yīng)商的條件

　　a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價(jià)格合理；

　　e)服務(wù)良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；

　　b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對此供方的評價(jià)。

　　5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復(fù)評

　　行政部每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價(jià)時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。

　　6.0相關(guān)文件

　　6.1《土建維修材料采購標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。