P郵政局文件控制程序

　　一、目的：建立本局有關(guān)質(zhì)量活動的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，確保質(zhì)量文件的一致性和適用性。

　　二、適用范圍：適用于文件的編制、審核、批準、識別、分發(fā)、保存、修訂、維護等涉及的單位和個人。

　　三、職責：

　　(一)辦公室負責全局文件的控制管理工作;各縣(市)局、專業(yè)公司、本部各部門各自負責縣(市)局、專業(yè)公司和部門內(nèi)的文件管理工作。

　　(二)分發(fā)給各單位/人員的文件由使用單位/人員依規(guī)定進行建檔、保存等，實現(xiàn)有效管理。

　　(三)任何人皆有權(quán)提出文件的修訂建議，文件的原編制部門負責文件的修訂工作。

　　四、內(nèi)容

　　(一)文件編寫

　　1、各單位應(yīng)根據(jù)質(zhì)量管理體系有效運行的需要，編寫足夠數(shù)量的質(zhì)量管理體系文件，管理者代表可以視情況分配文件的編寫工作。

　　2、文件編寫過程中，如文件的內(nèi)容涉及到其他相關(guān)單位，負責該文件編寫的人員應(yīng)合理分配各單位職責，并與相關(guān)單位的領(lǐng)導協(xié)商討論，取得一致意見。

　　3、為了使文件使用方便，易于管理和保存，每份質(zhì)量管理體系文件都必須有對應(yīng)的編號，每個編號只對應(yīng)于一份文件，文件編號方法如下：

　　文件編號以文件下發(fā)時的局字號、部門號/分局號等進行區(qū)分;

　　4、文件的編制年份作為版本號。

　　5、文件編輯格式。總體上根據(jù)《**市郵政局公文處理實施細則》(泉郵[2000]局字106號)

　　(二)文件審批、發(fā)布

　　1、所有質(zhì)量管理體系文件在“發(fā)文稿紙”上會簽、批準后，方可發(fā)布實施，文件編、審、批權(quán)責按照《**市郵政局公文處理實施細則》(泉郵[2000]局字106號)執(zhí)行，各縣(市)局視情況可相應(yīng)制訂文件的審批、分發(fā)辦法。

　　2、文件發(fā)布：文件經(jīng)授權(quán)人批準簽字(章)后，辦公室負責局字號及辦公室文件的分發(fā)，部門號/分局號文件由各部門/分局分發(fā)。

　　3、文件的分發(fā)范圍和數(shù)量依規(guī)定發(fā)放;各單位收到文件后，視需要可轉(zhuǎn)發(fā);文件的分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”中記錄，接收文件的人應(yīng)在“收文登記表”上記錄，以示承認收到該文件;實行辦公自動化的單位亦可將收發(fā)文情況在電腦中錄入并保存。

　　4、各專業(yè)公司或本部各部門所制訂的部門內(nèi)部使用的規(guī)章制度，應(yīng)由部門領(lǐng)導審批后，由部門文件管理人員負責分發(fā)，分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”中記錄。

　　5、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的文件和資料應(yīng)打印成書面的樣稿，按照上述要求由領(lǐng)導審批后，方可貯存在電腦中或發(fā)放相關(guān)部門和/客戶。文件和資料的更改按照本程序第(五)條款要求執(zhí)行。

　　(三)文件的保存和維護

　　1、文件的分發(fā)單位負責保存文件的原稿，文件持有人應(yīng)確保文件的妥善管理和保存。

　　2、文件的接受者收到文件后，應(yīng)確認文件的有效性，進行歸檔，便于識別和檢索。

　　3、文件的持有人和調(diào)閱者應(yīng)保持文件的整潔、清晰，非經(jīng)允許不得拆卸、復印。

　　4、文件應(yīng)妥善保管，對機密性的文件應(yīng)限制閱讀范圍。

　　(四)外來文件管理：

　　1、外來的文件包括：指導工作用的國際/國家標準、設(shè)備使用說明書、上級下發(fā)的文件、相關(guān)的法規(guī)等。

　　2、外來文件按照《**市郵政局公文處理實施細則》(泉郵[2000]局字106號)進行控制。

　　(五)文件的修訂：

　　1、文件的執(zhí)行者在執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)文件的規(guī)定與現(xiàn)狀不符或已影響質(zhì)量管理體系有效運行時，應(yīng)填寫“文件修訂審批表”(泉郵辦-07)，對文件提出修訂的意見。所有的文件在未經(jīng)過評審、再次得到批準之前，不得隨意更改。

　　2、文件的修訂原則上需經(jīng)文件的原編制、審核、批準的相同的單位或個人修訂、審核、批準;如其他人審批時，此人應(yīng)獲得原審批所依據(jù)的有關(guān)背景資料。

　　3、文件修訂后應(yīng)重新進行文件的分發(fā)(發(fā)文號改變)，發(fā)文部門應(yīng)確保原有的文件持有人都得到文件的最新版本。

　　4、文件修訂后，新文件重新分發(fā)情況在“發(fā)文登記表”上登記;各單位每半年對本單位發(fā)放的文件在“文件目錄一覽表”中匯總，對作廢文件作出說明。

　　5、表格格式作為文件的附件一般應(yīng)附在文件的后面，以便執(zhí)行，表單需修訂時，應(yīng)填寫“文件修訂審批表”，經(jīng)過單位主管批準，同時通知各使用單位進行更換。

　　6、為確保使用文件的有效版本，各收文單位在收到修訂后的文件后，應(yīng)將作廢文件辦理歸檔。

　　7、為防止非法修改，文件為不可擦拭的版本，不可使用鉛筆編寫。

　　8、辦公室有權(quán)對文件接收的文件保存情況進行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)不符時，應(yīng)將不符情況通知相關(guān)人員，并有權(quán)要求其采取糾正措施。

　　五、應(yīng)用表單

　　(一)發(fā)文登記表：按各單位原有的表單繼續(xù)使用

　　(二)收文登記表：按各單位原有的表單繼續(xù)使用

　　(三)文件修訂審批表

　　文件資料修訂審批表

　　年月日NO：

　　文件名稱 　 文件編號

　　申請部門 　 申請者

　　修訂原因：

　　改前內(nèi)容 改后內(nèi)容

　　原制訂部門/人員意見：

　　編制：審核：批準：

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責編制，經(jīng)部門領(lǐng)導人審核后，由主管領(lǐng)導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業(yè)文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負責人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準發(fā)布后，經(jīng)批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定

　　某公司文件和資料控制規(guī)定

　　總經(jīng)理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。

　　3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準人所依據(jù)的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。