P物業(yè)合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

2024-06-20 893

　　P物業(yè)合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

　　1.目的：明確合同管理責(zé)任、規(guī)范各類合同的管理。

　　2.適用范圍：適用于公司各部門。

　　3.定義

　　3.1采購(gòu)合同：以公司或部門為甲方的物資采購(gòu)、服務(wù)分包、工程分包等合同。

　　3.2服務(wù)合同：以公司或部門為乙方的、提供服務(wù)的合同。

　　3.3勞動(dòng)合同：以公司為甲方的勞動(dòng)用工合同。

　　4.職責(zé)

　　4.1人力資源部負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同的簽訂。

　　4.2營(yíng)運(yùn)管理部負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)設(shè)備設(shè)施及工具等統(tǒng)一采購(gòu)合同的簽訂。

　　4.3市場(chǎng)發(fā)展部負(fù)責(zé)公司服務(wù)合同的簽訂。

　　4.4總裁辦公室負(fù)責(zé)公司其他合同的簽訂。

　　4.5部門經(jīng)理負(fù)責(zé)以部門名義簽訂的合同的簽訂。

　　5.方法與過程控制

　　5.1合同內(nèi)容：

　　5.1.1合同內(nèi)容要完整、具體、明確，必須符合雙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍、權(quán)限和期限，不違反國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定，合同簽約手續(xù)完備、合法。

　　5.1.2合同內(nèi)容一般應(yīng)包括：

　　a) 合同雙方的名稱和地址;

　　b) 合同標(biāo)的、數(shù)量;

　　c) 價(jià)款或報(bào)酬以及付款方式;

　　d) 質(zhì)量及售后服務(wù)要求;

　　e) 履約期限、地點(diǎn)、方式;

　　f) 合同雙方權(quán)利和義務(wù);

　　g) 違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。

　　5.1.3合同樣本須由總裁辦公室進(jìn)行條款審核，以免因條款描述不清而導(dǎo)致合同無法有效執(zhí)行。

　　5.2合同期限：采購(gòu)合同的合同期最多為1年，以利于定期進(jìn)行評(píng)估，其他合同視情況確定合同期限。

　　5.3履約方資質(zhì)：對(duì)于采購(gòu)合同，在合同正式簽約前，須要求對(duì)方提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、技術(shù)許可證書等復(fù)印件，并審查該公司的履約資格、履約能力、資信情況及公司背景等，以保證合同能夠有效執(zhí)行。

　　5.4合同簽字：

　　5.4.1以公司名義簽訂的合同由雙方公司法人代表簽字，如任何一方法人代表無法簽字，須開具《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》授權(quán)相關(guān)人員簽字。

　　5.4.2以部門名義簽訂合同由部門經(jīng)理簽字，如部門經(jīng)理無法簽字，須委托直屬上級(jí)代理簽字，不得向下授權(quán)代理簽字。

　　5.4.3以部門名義簽訂的合同須加蓋部門公章，方為有效。若合同標(biāo)的在5萬元以上(含5萬元)，必須加蓋公司公章或公司合同專用章方為有效。

　　5.4.4質(zhì)量體系文件規(guī)定的格式化合同或協(xié)議(租賃合同、車輛停放協(xié)議)由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)簽訂，或以書面授權(quán)形式，指定專人負(fù)責(zé)簽訂。

　　5.5合同保管：

　　5.5.1總裁辦公室負(fù)責(zé)保管蓋有公司公章或公司合同專用章的一份合同正本。

　　5.5.2財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)保管所有合同副本，以便于款項(xiàng)處理;

　　5.5.3人力資源部負(fù)責(zé)保管公司的一份勞動(dòng)合同正本，員工本人在《勞動(dòng)合同發(fā)放登記表》上簽字后，領(lǐng)取本人的一份勞動(dòng)合同正本。

　　5.5.4合同保管部門或責(zé)任人須將所保管的合同統(tǒng)一編號(hào)，并登記在《合同登記表》上，對(duì)于已簽訂而未及時(shí)交回正本的合同，要根據(jù)《印鑒、證照使用申請(qǐng)表》的記錄及時(shí)追回。

　　5.5.5合同保管須將合同正本、合同附件、《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》、履約方的資質(zhì)、《合同評(píng)審記錄表》、《分承包方評(píng)估表》原件、郵件批轉(zhuǎn)記錄原件等共同存檔。

　　5.5.5各部門負(fù)責(zé)保管由部門簽訂的合同及協(xié)議的正本，同時(shí)負(fù)責(zé)保管與部門相關(guān)的公司合同的副本。

　　5.5.6以公司名義簽訂的合同失效后至少保存2年，以部門名義簽訂的合同失效后至少保存1年。

　　5.6合同查閱：

　　5.6.1公司合同只限部門經(jīng)理以上人員及相關(guān)授權(quán)人員查閱，查閱時(shí)須向總裁辦公室申請(qǐng)，在《借閱登記表》上登記并由相關(guān)人員審批后方可查閱。

　　5.6.2部門合同只限該項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人員查閱，查閱時(shí)須在《借閱登記表》上登記，報(bào)部門經(jīng)理審批后方可查閱。

　　5.6合同保密

　　5.6.1公司的各類合同需嚴(yán)格保密，任何人不得私自復(fù)印合同，如須復(fù)印合同文本，須由部門經(jīng)理審批，由合同保管人員進(jìn)行復(fù)印，在《合同登記表》備注欄內(nèi)注明復(fù)印時(shí)間、復(fù)印份數(shù)、復(fù)印要求人等。

　　5.6.3 有權(quán)查閱合同的人員需對(duì)合同內(nèi)容負(fù)保密責(zé)任，如有泄密行為，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　6.質(zhì)量記錄表格

　　*Z-CQ04-01-F1 《合同登記表》

　　HR-CQ01-05-F4 《勞動(dòng)合同簽收備案表-之平》

　　*Z-CQ01-03-F3 《借閱登記表》

篇2：Z地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

　　Z地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

　　1.0目的

　　為規(guī)范公司服務(wù)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本制度。

　　2.0范圍

　　本制度適用于公司及所屬各公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括勞務(wù)派遣合同、人事代理合同等。

　　3.0職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有服務(wù)合同及協(xié)議的審批；

　　3.2市場(chǎng)部負(fù)責(zé)各類服務(wù)合同及協(xié)議的管理工作，具體職責(zé)是：

　　3.2.1負(fù)責(zé)各類勞務(wù)派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜，并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)，與新客戶簽訂服務(wù)合同或服務(wù)協(xié)議；

　　3.2.2負(fù)責(zé)各類勞務(wù)派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查；

　　3.2.3負(fù)責(zé)提醒相關(guān)項(xiàng)目部到期合同信息，以及合同續(xù)簽、新舊合同替換等事宜；

　　3.2.4負(fù)責(zé)各類服務(wù)合同的檔案管理；

　　3.2.5負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督、執(zhí)行等。

　　4.0操作程序或步驟

　　4.1合同的簽訂

　　4.1.1合同的主體

　　1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。

　　2)訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。

　　3)公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

　　4.1.2合同的形式

　　1)訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

　　2)“書面形式”是指服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　4.1.3合同的內(nèi)容

　　1)當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致；

　　2)合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求，對(duì)合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖、表等作為合同的有效附件；

　　3)數(shù)量：合同應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年服務(wù)合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如錄用單、發(fā)票等）；

　　4)價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付；

　　5)履行期限、地點(diǎn)和方式：履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；

　　6)合同的擔(dān)保：合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)；

　　7)合同的解釋：合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對(duì)可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋；

　　8)保密條款：對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任；

　　9)合同聯(lián)系制度：履行期限長(zhǎng)的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度；

　　10)違約責(zé)任：根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定，注意合同的公平性；

　　11)解決爭(zhēng)議的方式：可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。

　　4.1.4簽訂合同的工作程序

　　1)簽訂合同前，市場(chǎng)部主辦人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.1.1條對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。

　　2)由市場(chǎng)部主辦人員或總經(jīng)理指定責(zé)任人員與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬好服務(wù)合同條款，報(bào)總經(jīng)理審批，加蓋合同專用章，合同編號(hào)由市場(chǎng)部統(tǒng)一編制；必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對(duì)合同進(jìn)行合法性審查。

　　3)合同正式簽訂后，合同正本由市場(chǎng)部統(tǒng)一保管，合同副本加蓋副本章后，由實(shí)際操作的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)保管。

　　4.2合同的變更、解除

　　4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。

　　4.2.2變更或解除服務(wù)合同或服務(wù)協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

　　4.3合同的履行

　　4.3.1公司及所屬各公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。

　　4.3.2在合同履行過程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。

　　4.3.3在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面上報(bào)公司辦公室處理，并報(bào)總經(jīng)理:

　　1)經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；

　　2)轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；

　　3)喪失商業(yè)信譽(yù)；

　　4)有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。

　　4.4經(jīng)濟(jì)合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟

　　4.4.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)

，應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決；

　　4.4.2合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見，報(bào)總經(jīng)理決定。

　　4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)總經(jīng)理。

　　4.4.4對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)理。

　　4.5合同的日常管理

　　4.5.1市場(chǎng)部全面負(fù)責(zé)公司的各類服務(wù)合同及協(xié)議的日常管理。

　　4.5.2公司的合同專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、采購(gòu)部各保管一枚，分別編號(hào)。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。

　　4.5.3已簽訂的服務(wù)合同（包括新合同及續(xù)簽合同），簽回前由市場(chǎng)部人員跟蹤并記錄。

　　4.5.4服務(wù)合同簽回后，由市場(chǎng)部統(tǒng)一錄入《客戶合同協(xié)議一覽表》及《正本合同總目錄》，將新合同存入正本存檔，同時(shí)替換過期合同；過期合同資料錄入《過期合同目錄》，并根據(jù)記錄收回過期合同副本，在總經(jīng)理簽字之后予以銷毀。

　　4.5.5服務(wù)合同副本加蓋副本章后，交相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員與財(cái)務(wù)部，由市場(chǎng)部做好相關(guān)記錄。

　　4.5.6合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)總經(jīng)理辦公室和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，總經(jīng)理辦公室應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。

　　4.6考核與獎(jiǎng)懲

　　4.6.1公司、所屬各公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。

　　4.6.2對(duì)在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。

　　4.6.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：

　　1)未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；

　　2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；

　　3)應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

　　4.6.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：

　　1)因工作過失致使公司被詐騙；

　　2)公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；

　　3)遺失重要證據(jù)；

　　4)發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；

　　5)合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時(shí)報(bào)案和報(bào)告；

　　6)其他違反公司相關(guān)制度的。

　　4.6.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。

　　5.0相關(guān)文件

　　5.1糾正及預(yù)防措施程序（暫缺）

　　5.2

　　6.0工作記錄表單

　　6.1客戶合同協(xié)議一覽表

　　6.2正本合同總目錄

　　6.3過期合同目錄

　　編制部門

　　編制人/日期

　　審核人/日期

　　批準(zhǔn)人/日期

篇3：Z地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導(dǎo)書