P物業(yè)印鑒及證照管理作業(yè)指導書

　　1.目的：確保印鑒、證照、榮譽證明等妥善保管及合理使用。

　　2.范圍：適用于公司各部門。

　　3.定義

　　3.1印鑒：包括公司公章、公司合同章、公司各專用章、各部門公章、各部門業(yè)務章等各類印鑒、證、組織機構(gòu)代碼證、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場

　　3.2證照：包括公司及各部門營業(yè)執(zhí)照、稅務登記許可證、各類資質(zhì)證書等。

　　3.3榮譽證明：包括各類榮譽證書及獎牌、獎杯、額匾等。

　　4.職責

　　4.1總裁辦公室負責公司公章、公司合同章的保管及使用，負責公司各類證照和榮譽證明的保管和使用。

　　4.2公司黨支部書記負責公司黨支部章的保管和使用。

　　4.3部門經(jīng)理負責本部門印鑒和證照的保管和使用。

　　5.方法和過程控制

　　5.1部門各類印鑒、證照須在《印鑒、證照登記表》上登記，報總裁辦公室備案。

　　5.2部門印鑒及證照由部門經(jīng)理負責保管。

　　5.3使用印鑒的部門或個人須填寫《印鑒、證照使用登記表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后方可加蓋印章。

　　5.4各部門新刻或改制印鑒、辦理各類證照，須填寫《印鑒、證照辦理申請表》，報總裁辦公室審批后方可辦理，辦理后須報總裁辦公室備案。

　　5.5 部門經(jīng)理須按時辦理證照年審工作，也可委托總裁辦公室代為辦理。

　　5.6印鑒、證照如發(fā)生丟失、損壞或被盜時，需在總裁辦公室登記備案，并及時辦理作廢聲明和補刻手續(xù)。

　　6.質(zhì)量記錄和表格

　　*Z-CQ02-04-F1 《印鑒、證照登記表》

　　*Z-CQ02-04-F2 《印鑒、證照使用申請表》

　　*Z-CQ02-04-F3 《印鑒、證照辦理申請表》

篇2：物業(yè)作業(yè)指導書:印章證照管理規(guī)定

　　物業(yè)作業(yè)指導書：印章及證照管理規(guī)定

　　1目的

　　本規(guī)定就公司內(nèi)使用的印章的制發(fā)、改正與廢止、管理及證照的正常、合理使用做出規(guī)定。

　　2適用范圍

　　適用于公司各部門、各管理處印章及證照的管理。

　　3定義

　　本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件或與公司權(quán)利義務有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)業(yè)務部門（含管理處）等名義使用的印章。

　　4職責

　　4.1辦公室負責公司印章的刻制，并對公司印章的使用管理進行監(jiān)督。

　　4.2各部門、各管理處負責各自業(yè)務用印章的保存與管理。

　　4.3

　　部門/崗位工作職責

　　辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用，并對最終結(jié)果負責。

　　管理處負責人負責本管理處各類印章和證照的保管或授權(quán)其他人保管，并對最終結(jié)果負責。

　　5方法及過程控制

　　5.1制定、改刻、廢止：

　　5.1.1公司印章的制作，改刻、與廢止的議案由印章使用部門/管理處提出，并經(jīng)辦公室主任同意。

　　5.1.2辦公室在議案中提出新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限說明。

　　5.1.3印章的印模以印鑒簿形式由辦公室保管。

　　5.1.4公司印章的刻制由辦公室負責，印章刻制完成后，填寫《印章種類及管理》表，并由使用部門簽字后領(lǐng)用，同時，如有需要更換或廢止的印章應由各部門印章管理人迅速將舊印章交還辦公室。

　　5.1.5公司印章在受到散失、損毀、被盜的情況時，各部門管理人員應迅速向辦公室遞交說明原因的報告書。同時辦公室應上報常務副總經(jīng)理知悉，并按5.1.1至5.1.4條款要求重新申請制作。

　　5.2　公司印章使用方法：

　　公司公章使用必須經(jīng)辦公室主任批準并填寫《各類租售合同/協(xié)議蓋章申請單》、《（項目）各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請單》。公章外借及經(jīng)營類使用公章必須經(jīng)主管總經(jīng)理助理批準并填寫《印章外借申請單》。

　　5.2.1管理處、部門業(yè)務印章的使用及外借，由管理處經(jīng)理及部門負責人批準，并記錄。

　　5.2.2公司印章的使用原則，由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有主管總經(jīng)理助理批復意見。

　　5.2.3公司印章的用印原則：

　　公司、部門名章分別用于以各自名義行文時。

　　5.2.5用印方法：

　　A公司印章應蓋在文件正面；

　　B公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求的之外，一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)。

　　C蓋印文件必要時應蓋騎縫印。

　　5.3各類證照的管理

　　5.3.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證（包括國稅、地稅）、收費許可證、收費價目表、統(tǒng)計登記證、衛(wèi)生許可證、機動車停車場許可證、企業(yè)代碼證、無線電臺執(zhí)照及有關(guān)榮譽證明等（無證書的獎牌需有照片存檔）。

　　5.3.2各管理處應指定專人對各類證照進行管理，并登記在《證照登記表》上。

　　5.3.3如因工作需要使用各類證照，使用人需填寫《證照領(lǐng)（借）用申請表》，經(jīng)主管總經(jīng)理助理同意后，方可使用。

　　5.3.4辦公室要確保公司各類證照的有效性，各管理處負責人須確保本部門各類證照的有效性，并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司辦公室代為辦理。

　　5.3.5各部門在取得各類證照時，須報送復印件一份至辦公室，由辦公室登記備案（無證書的獎牌需有照片存檔）。

　　6.　支持性文件

　　無

　　7.　質(zhì)量記錄表格

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F1《印章種類及管理》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F2《各類租售合同/協(xié)議蓋章申請單》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F3《（項目）各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請單》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F4《印章外借申請單》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F5《證照領(lǐng)(借)申請表》

篇3：物業(yè)作業(yè)指導書:印鑒證照管理規(guī)定

　　物業(yè)作業(yè)指導書：印鑒及證照管理規(guī)定

　　1.目的

　　確保公司各類印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。

　　2.范圍

　　適用于公司及各部門。

　　3.職責

　　3.1總經(jīng)理辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用，并對最終結(jié)果負責。

　　3.2各部門經(jīng)理負責本部門各類公章和證照的保管或授權(quán)其他人保管，并對最終結(jié)果負責。

　　4.方法和過程控制

　　4.1印鑒的管理

　　4.1.1管理原則

　　A.印鑒保管須指定專人負責，并填寫《印鑒、證照登記表》。

　　B.需加蓋公章的部門或個人向本部門領(lǐng)導請示，說明蓋章的目的、用途、范圍等，填寫《印鑒使用申請表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導批準后，方可蓋章。但管理處各類票據(jù)及體系文件各類格式化協(xié)議可免于登記。

　　C.各部門新刻或改制印鑒，須報總經(jīng)理辦公室批準后方可辦理，并由總經(jīng)理辦公室負責登記備案。

　　D.印鑒必須嚴格保管，如遇丟失、損壞或被盜時，應及時向部門經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室主任匯報，予以備案，及時辦理補刻手續(xù)，并追究部門及相關(guān)人員的責任。

　　4.1.2公司公章

　　A.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》的部門或個人，必須報總經(jīng)理辦公室主任批準后加蓋公司公章。

　　B.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個人，需說明用途、范圍，經(jīng)部門經(jīng)理同意后由總經(jīng)理辦公室主任審批并加蓋公章。

　　C.以公司名義對外發(fā)文須由總經(jīng)理辦公室主任審核文件后，加蓋公司公章。

　　D.各部門有關(guān)資料、文件如需加蓋公司公章，經(jīng)手人應將需蓋章文件及經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認的《印鑒使用申請表》提交總經(jīng)理辦公室主任審核，辦理登記手續(xù)后，方可加蓋公司公章。

　　4.1.3公司合同章

　　以公司名義簽訂的各類合同，需按《合同管理程序》相關(guān)規(guī)定，履行有關(guān)審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。

　　4.1.4部門公章

　　A.以部門名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋部門公章。

　　B.體系文件規(guī)定使用的各類文件/協(xié)議，須加蓋部門公章后方有效。

　　C.向顧客發(fā)放的管理費收費通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發(fā)的各類違規(guī)通知單需經(jīng)部門經(jīng)理同意后，加蓋部門公章。

　　D.管理處開具的各類證明需經(jīng)部門經(jīng)理同意后加蓋部門公章。

　　4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干，須填寫《印鑒、證照領(lǐng)（用）申請表》，說明用途和特殊原因，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽批同意后方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查；凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴肅追究借用人的責任；

　　4.1.6凡需使用空白介紹信或證明，須書面申請說明用途，并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準后，方可加蓋公章；空白介紹信和證明若沒用完，應如數(shù)退回，不得挪作他用；

　　4.1.7總經(jīng)理辦公室主任外出時，應將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時代管人保管，不得擅自交給他人代管代用；代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束，并對代管結(jié)果負責。

　　4.2各類證照的管理

　　4.2.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、各類稅務登記證（包括國稅、地稅）、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽證明。

　　4.2.2各部門應指定專人對各類證照進行管理，并登記在《印鑒、證照登記表》上。現(xiàn)場擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。

　　4.2.3如因工作需要使用各類證照，使用人需填寫《印鑒、證照領(lǐng)（借）用申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理同意后，方可使用。

　　4.2.4總經(jīng)理辦公室要確保公司各類證照的有效性，各部門經(jīng)理須確保本部門各類證照的有效性，并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司總經(jīng)理辦公室代為辦理。

　　4.2.5各部門在取得各類證照時，須報送復印件一份至公司資料室，由資料室進行登記備案。在每次修改體系文件時，品質(zhì)管理部須與資料室對接，以備更改質(zhì)量手冊中公司簡介。

　　4.3公章使用審批規(guī)定

　　用章事項用章審批人

　　1、以公司名義發(fā)出的各類文件和信函總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理辦公室負責人

　　2、財務報表

　　開設(shè)帳戶總經(jīng)理或財務管理部經(jīng)理　總經(jīng)理

　　3、人事調(diào)動　職員入戶人事管理部經(jīng)理　人事管理部經(jīng)理

　　4、各種行政事務部門負責人或總經(jīng)理辦公室主任

　　6、重大業(yè)務

　　一般業(yè)務總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理　　部門經(jīng)理

　　7

、法律文書總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理

　　5.質(zhì)量記錄表格

　　**WY6.3-Z01-01-F1《印鑒、證照登記表》

　　**WY6.3-Z01-01-F2《印鑒使用申請表》

　　**WY6.3-Z01-01-F3《印鑒、證照領(lǐng)（借）用申請表》