物業(yè)公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（七）
1.0目的
規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。
3.2人事行政部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目合同審核、監(jiān)管及歸檔（包括員工勞動(dòng)合同）。
3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點(diǎn)
4.1合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對(duì)外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類：
（1）開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同；
（2）投標(biāo)書；
（3）對(duì)外租賃合同；
（4）公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理合同；
（5）顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同；
（6）公司車庫(kù)、車棚、車位使用或泊車合同；
（7）其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對(duì)外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類：
（1）采購(gòu)合同；
（2）招標(biāo)合同；
（3）勞動(dòng)合同；
（4）公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同；
（5）其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標(biāo)書。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款：
（1）標(biāo)的；
（2）數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）；
（3）價(jià)款或酬金；
（4）履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件；
（5）合同終止條件；
（6）違約責(zé)任；
（7）專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。
4.4合同的評(píng)審。
4.4.1評(píng)審權(quán)限：
（1）標(biāo)的在10萬元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進(jìn)行評(píng)審；
（2）標(biāo)的在10萬～50萬元的合同，由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審；
（3）標(biāo)的在50萬元以上的合同，由董事會(huì)進(jìn)行評(píng)審。
4.4.2評(píng)審內(nèi)容。
（1）對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容：
公司的履約能力；
顧客提供的價(jià)格；
合同的風(fēng)險(xiǎn)；
合同的條款是否明確；
合同是否合法；
合同的社會(huì)效益；
其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
（2）對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容：
分供方的履約能力；
分供方提供的價(jià)格；
分供方的信譽(yù)；
分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)；
合同的條款是否明確；
合同是否違法；
合同的風(fēng)險(xiǎn)；
合同履約監(jiān)控能力；
其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁(yè)數(shù)在一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。
4.6合同的編號(hào)與歸檔。
4.6.1書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還公司歸檔。
>4.6.4合同條款涉及保密事項(xiàng)的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
4.7合同的履約。
4.7.1對(duì)外提供服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對(duì)外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式匯報(bào)。
4.7.4公司監(jiān)控所有書面合同（員工勞動(dòng)合同除外）的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
4.7.5合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí)，由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請(qǐng)，人事行政部按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部，由人事行政部經(jīng)理按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審，重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。
4.10合同的統(tǒng)計(jì)。
每年12月31日前，由人事行政部對(duì)書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì)，寫出專題報(bào)告。專題報(bào)告內(nèi)容包括：合同清單，履約完成情況，存在或需跟進(jìn)的問題等報(bào)總經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見，由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《合同臺(tái)帳》文件編碼：CD/JY/QR/006
5.1《合同評(píng)審表》文件編碼：CD/JY/QR/007
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《合同法》
篇2：營(yíng)銷中心代理公司合同管理規(guī)程
營(yíng)銷中心代理公司合同管理
1.《商品房買賣合同》以及銷售附件由開發(fā)商統(tǒng)一制作。
2.置業(yè)顧問領(lǐng)取《商品房買賣合同》須在銷售后臺(tái)處辦理領(lǐng)取手續(xù)，不得出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，合同損耗率應(yīng)控制在總額的10%以下，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)超出已定范圍，根據(jù)數(shù)量的多少對(duì)代理公司進(jìn)行100-200元的罰款。
3.《商品房買賣合同》一式五份，銷售人員與客戶簽定《商品房買賣合同》不得單方面向客戶承諾任何條款以及刪改任何合同條款，如發(fā)現(xiàn)，代理公司自行承擔(dān)責(zé)任，并進(jìn)行200-300元的處罰。
4.合同管理流程：代理公司當(dāng)日完成簽約后(如遇集中簽約，合同于簽約完畢后2日內(nèi)上交開發(fā)商合同組。)，并派專人與第二日下午15：00之前提交開發(fā)商合同組進(jìn)行初審(開發(fā)商銷售部審核內(nèi)容包括：業(yè)主姓名、房號(hào)、面積、總價(jià)、付款方式、合同條款的增減。)，審核完畢后，合同專員把合同送至財(cái)務(wù)處再次審核并加蓋公章，隨后送至房管局備案蓋章(正常情況下7個(gè)工作日內(nèi)完善整個(gè)流程)，備案完畢后返回銷售現(xiàn)場(chǎng)與代理公司所派專人辦理合同交接手續(xù)，待銷售人員返還完畢后，上交與代理公司，代理公司于第二日上合同組。如不能及時(shí)上交合同，應(yīng)提前告知，如惡意不交，根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行100-500元的處罰，并承擔(dān)由此造成的任何問題。
5、合同管理要求
代理公司應(yīng)制定銷售合同管理制度，經(jīng)開發(fā)商審核后執(zhí)行。合同管理應(yīng)確保做到:1)合同損耗的控制 2)合同領(lǐng)取、歸還的備案登記
6、考核：開發(fā)商合同組在審核已簽約的《商品房買賣合同》時(shí)，如發(fā)現(xiàn)合同出現(xiàn)合同金額錯(cuò)誤、書寫不規(guī)范、房號(hào)錯(cuò)誤、姓名錯(cuò)誤、亂涂亂改、合同填寫不完整等現(xiàn)象，開發(fā)商有權(quán)對(duì)代理公司每次進(jìn)行200-500元的處罰。