p物業重要資料管理作業指導書

　　1.目的：規范重要資料收集、保管工作。

　　2.范圍：適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1營運管理部負責確定質量管理體系標準和適用于各部門的政策法規資料。

　　3.2部門經理對工作現場使用和保存的重要資料負責。

　　3.3各部門指定專人負責收集和保管本部門的工程檔案、設備技術資料、物業資料、顧客檔案。

　　4.方法和過程控制

　　4.1 重要政策法規的管理

　　4.1.1公司總裁辦公室負責收集最新或有效的行業標準、政策法規資料交營運管理部。營運管理部負責確定適用于公司各部門業務的行業標準、政策法規，記錄在《重要政策法規清單》上，并標明各部門必須保存的資料。

　　4.1.2涉及到公司目前的業務及管理工作的政策法規資料，營運管理部負責在一周內編制或修改相關文件，經審批后下發至各部門執行。

　　4.1.3營運管理部與總裁辦公室每半年核對一次新收集的政策法規資料。

　　4.1.4重要資料過期或作廢由存檔部門收回，加蓋作廢章并與有效資料分開保存。

　　4.1.4新成立部門須于一周內向營運管理部申領須保管的重要政策法規資料。

　　4.2工程檔案及設備技術資料的管理

　　4.2.1工程檔案資料：包括物業竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;設施、設備安裝、使用和維護保養技術資料。

　　4.2.2 供配電系統圖紙資料：包括發電機、高壓環網柜、變壓器、配電柜、動力柜、控制柜、公共照明、供電線路等資料。

　　4.2.3給排水系統圖紙資料：包括管網圖、二次電路控制圖等資料。

　　4.2.4消防系統圖紙資料：包括煙霧、溫度探測器、報警裝置、消防控制主機、聯動柜、消防水泵、消火栓、噴淋管網、防排煙系統、自動滅火系統等資料。

　　4.2.5電梯圖紙資料：包括電梯安裝圖紙、電梯調試記錄等資料。

　　4.2.6 空調系統圖紙資料：包括冷水機組、空調泵類、冷卻塔、空氣處理機、新風機、風機盤管、自控箱等資料。

　　4.2.7 電訊系統圖紙資料：包括內線電話、閉路監控系統、對講系統、公用天線及衛星電視系統、緊急廣播系統等資料。

　　4.2.8其它設備圖紙資料：包括立體車庫、防雷系統、娛樂場所及設備、泳池設備、桑拿房及設備、煤氣管道、停車場設備等資料。

　　4.2.9各部門負責在項目入住或簽約進駐三個月內收集并核對由發展商(或甲方)提供的以上各類工程檔案及設備技術資料，如資料不全，應及時向發展商(或甲方)索取，并對相關人員進行培訓。

　　4.2.10部門須編制《設備供應商聯系表》，將各類設備型號、供應商名稱、地址、聯系人、聯系電話等資料填寫清楚，每半年核對一次。

　　4.3 物業資料的管理

　　4.3.1 物業資料包括用地批準文件、項目批準文件、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設施工許可證、建筑執照、物業質量保證文件、物業使用說明文件、房屋本體和設備的改造變更資料、用電(水)指標批文、管理用房資料、商業用房資料、物業分區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、公用設施資料及園林綠化設施資料等。

　　4.3.2 各部門負責在項目入住或簽約進駐三個月內收集并核對由發展商(或甲方)提供的以上物業資料，如資料不全，應及時向發展商(或甲方)索取，并對相關人員進行培訓。

　　4.4 顧客檔案的管理

　　4.4.1 顧客檔案包括顧客基本資料、顧客房屋資料和顧客個性資料。顧客基本資料包括入住通知書、業主委托書、業主(住戶)公約、業主(住戶)登記卡、服務協議書等;顧客房屋資料包括入住驗收文件、裝修申請及驗收文件、室內維修記錄等;顧客個性資料包括顧客愛好、個性化需求等。

　　4.4.2顧客檔案按房間或公司分別裝袋保管，檔案袋封面須填寫《袋內檔案清單》。

　　4.4.3顧客檔案及顧客持有IC卡的電腦資料屬保密資料，如需查閱須經部門經理批準。

　　4.4.4 如政府執法機關因工作需要查詢顧客檔案，檔案管理人員須核對其合法證件，并在《借閱登記表》上登記查閱單位、姓名、有效證件名稱、編號及其它證明材料等內容，并經部門經理審批后，方可查(借)閱。

　　5.質量記錄表格

　　*ZCQ02-03-F1 《重要政策法規清單》

　　*Z-CQ02-03-F2 《設備供應商聯系表》

　　*Z-CQ02-03-F3 《袋內檔案清單》

　　*Z-CQ01-03-F3 《借閱登記表》

篇2：物業公司作業指導書:文件資料管理制度

　　物業公司作業指導書--文件、資料管理制度

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料；

　　b）圖紙資料；

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件；

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；

　　e)與服務過程有關的合同協議；

　　f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　*-*.*-**

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和

　　檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用

與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。

　　e)業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。

　　6使用的記錄表格

　　序號名稱編號存放地點存放時間

　　1[印制文件登記表]QR-WD01-02-01辦公室一年

　　2[存檔備案資料目錄]QR-WD01-02-02辦公室長期

　　3[文件分發登記表]QR-WD01-02-03辦公室一年

　　4[文件、資料借閱登記表]QR-WD01-02-04辦公室一年

　　5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年

　　6[文件補發申請表]QR-WD01-02-06辦公室一年

　　7[作廢、銷毀文件登記表]QR-WD01-02-07辦公室一年

　　起草人：審核人：審批人：

　　日期：日期：日期：

篇3：物業行政管理作業指導書:文件資料管理制度

　　物業行政管理作業指導書：文件、資料管理制度

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1 文件的產生

　　5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1 受控文件

　　a) 內業資料；

　　b）圖紙資料；

　　c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件；

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；

　　e)與服務過程有關的合同協議；

　　f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：

　　a)內行文、外行文: 1

　　b) 未被質量體系引用的外來文件: 2

　　c) 與服務過程無關的合同協議: 3

　　d) 未被質量體系引用的法律法規: 4

　　e) 行業標準性文件: 5

　　f) 照片、錄像帶:6

　　g) 電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　*-*.*-**

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

　　5.5 文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。

　　5.6 文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　4機密性文件的調用與借閱規定

　　a） A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司

財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b）B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c）C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d) 行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。

　　e) 業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f）外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。

　　5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8 文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9 文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2 在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。

　　5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。

　　5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。

　　6 使用的記錄表格

　　序號名稱編號存放地點存放時間

　　1[印制文件登記表] QR-WD01-02-01辦公室一年

　　2[存檔備案資料目錄] QR-WD01-02-02辦公室長期

　　3[文件分發登記表] QR-WD01-02-03辦公室一年

　　4[文件、資料借閱登記表] QR-WD01-02-04辦公室一年

　　5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年

　　6[文件補發申請表] QR-WD01-02-06辦公室一年

　　7[作廢、銷毀文件登記表] QR-WD01-02-07辦公室一年

　　起草人：審核人：審批人：

　　日期：日期：日期：