XX物業檔案管理細則
為了加強XX物業服務中心檔案管理工作，根據國家、市檔案局及公司有關檔案管理規定，制訂本制度。
一、文件資料的形成與分類
1.資料的形成
(1)子/分公司、服務中心各部門工作中形成的具有保存價值的文件資料根據《公司文書立卷歸檔管理辦法》向檔案室歸檔。
(2)文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃，在專(兼)職檔案人員崗位中予以明確。
(3)公司檔案室要對各子/分公司、服務中心文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
2.資料的分類
文件資料的歸檔分類
一、基礎管理
1、房屋及配套設施設備使用資料
(1)建設用地規劃許可證
(2)建設工程規劃許可證
(3)規劃總平面圖
(4)用地紅線圖
2、承接查驗手續、承接查驗協議
(1)物業服務企業查驗記錄及問題處理情況
(2)小區竣工總平面圖
(3)單體建筑、結構、設備竣工圖
(4)配套設施、地下管網工程竣工圖
(5)共用設施設備清單
(6)有關設施設備安裝、使用和維護保養等技術資料
(7)各單項工程竣工驗收證明材料(土建竣工驗收書、消防竣工驗收證明、水電竣工驗收書、通信系統竣工驗收證明等)
(8)物業質量保修文件和物業使用說明文件
(9)業主名冊
(10)公共配套設施的產權及收益歸屬清單
(11)消防、供水、供暖的試壓報告
3、物業服務企業資料
(1)企業資料(營業執照、資質證書、服務項目分承包合同或協議，承包方的企業營業執照、資質證明)
(2)與建設單位簽訂的前期物業服務合同
(3)臨時管理公約
(4)與業委會簽訂的物業服務合同
(5)物業管理各項制度
(6)爭創優秀規劃和具體實施方案，并經業委會簽字蓋章
(7)物業管理職業資格證書
(8)各類專業人員的專業上崗證書
(9)員工資料
(10)計算機應用情況和智能化(對講、監控等)設備的使用情況
(11)物業服務費用、經營性收支財務報表
(12)物業服務費用、經營性收支公開有關記錄、照片
4、物業維修基金使用資料
申請專項維修基金的維修項目預算額、施工單位，使用后公布具體情況等相關記錄
5、業主委員會資料
(1)成立業委會的申請
(2)業主大會議事規則
(3)業委會備案證明
(4)業主大會、業委會會議決定和會議記錄
(5)物業企業與業委會往來文件
6、業主資料
(1)購房合同及身份證的復印件、入伙通知書、入伙手續書、前期物業服務協議、管理規定、物業服務費收繳協議、共建安全文明小區協議書、交付使用住戶驗收表、領用鑰匙登記表、催交費用通知書
(2)住戶明細表(現住人口登記表)
(3) 裝修檔案
①一次或二次裝修申請表、裝修協議書
②施工企業資質證明復印件、施工人員上崗證書復印件
③室內裝修設計平面圖
(4)維修裝修資料
①房管維修保養任務單、修理通知
②回訪記錄
③公共設施設備巡檢記錄
④違章裝修記錄
⑤限期整改通知單
7、記錄
(1)執行值班制度情況(值班表、值班記錄)
(2)來電、來訪、接待記錄和處理記錄
(3)問題處理后有回訪記錄
(4)維修服務的派工單和統計表(及時率、返修率)
(5)業主建議征詢單
(6)對征詢單的滿意率統計表
(7)業主的意見建議整改措施及落實情況記錄。
二、房屋、共用部位、共用設施管理與維修養護
(1)企業對違反規劃私搭亂建、擅自改變房屋、公共設施用途現象書面勸阻、報告文件
(2)室外廣告牌、霓虹燈安裝報主管部門審批手續
(3)裝修協議、裝修申請、審核、監管、驗收等記錄
(4)對違規裝修的勸阻、制止證明材料及書面報告相關主管部門的證明材料
篇2：某醫院聲像檔案管理細則
醫院聲像檔案管理細則
1、目的
為加強對聲像檔案的管理，妥善收集與保管醫院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料，制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫院各類聲像資料的管理，包括醫院召開的重要會議的聲像資料(含數碼照片、錄像資料，下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓與學術講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術、新項目聲像資料。
2.2本細則僅針對聲像檔案的管理，從屬于醫院《檔案管理制度》。
3、工作程序
3.1會議、培訓、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責現場聲像資料的采集與整理。
3.2會議、培訓、活動結束15個工作日內，采集人根據要求，將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統一管理。
3.3認真執行聲像資料歸檔交接手續，聲像資料采集人應為聲像資料附以簡要文字說明，包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。
3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件)，由檔案室進行分類、編號，填寫目錄，按聲像資料的介質規格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”，并輔以文字說明，按照時間順序進行保存。
3.5借閱聲像資料應履行借閱手續，資料檔案不經允許不得反拍，更不得涂抹損壞。檔案歸還時，檔案管理人員要認真檢查，發現以上問題，視情節輕重給予經濟處罰。
3.6聲像資料檔案要分級進行管理，對珍貴的歷史照片應列為重點保護范圍，妥善保存，原則上不予外借。如因公務確需借閱，應經院辦(人事行政部)負責人批準。
3.7集團重要會議、活動的聲像資料，除醫院存檔外，應復制一份報集團人事行政部存檔備案，執行《重要事項管理制度》。
篇3：某醫院儀器設備檔案管理細則
醫院儀器設備檔案管理細則
1、目的
為加強對儀器設備檔案的管理，妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設備的相關資料，制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫院對重點儀器設備資料的管理，包括設備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機資料及后續服務資料。
2.2本細則僅針對儀器設備檔案的管理，從屬于醫院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價值在1萬元以上的進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備，必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告及批復文件，應存入該儀器設備檔案內。
3.3凡屬歸檔范圍內的儀器設備，到貨后應由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗收，詳細填寫驗收報告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件、儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料，均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統計工作。
4.2儀器設備檔案內的文件材料，要按時間順序排列，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面標在右上角，背面標在左上角，并完整填寫卷內目錄。
4.3儀器設備檔案應一式三份，原件交院辦(人事行政部)檔案室，一份復印件留在設備使用部門備用，一份復印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負責監督、檢查檔案管理情況和設備使用情況。
4.4儀器設備檔案應放置在專用的檔案柜中，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防毀壞和散失。
4.5儀器設備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時，應經院辦(人事行政部)負責人同意。
4.6辦理借閱手續后借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，并應按期歸還，如有損壞或遺失，由借用人負責賠償。