某物業分公司檔案管理實施細則

　　為了加強公司檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案資料的作用，為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》，特制定本實施細則。

　　一、公司檔案的立卷 和歸檔

　　1、公司接收或下發行政公文、以公司名義簽屬的合同及協議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔;

　　2、向各項目下發的各種規范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔;

　　3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔;

　　4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙，驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔;

　　5、公司下發的各類公文及各項目向業主下發的各類通知等由各項目負責歸檔。

　　二、歸檔文件材料要求

　　1、文件紙質較好，紙大小規格統一，一般用標準的A4公文紙。

　　2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件，抄寫要用碳素墨水寫，不能用圓珠筆、鉛筆。

　　3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發單位。發文稿紙上各欄內容應填寫清楚。領導簽發文件要用黑墨水或藍黑墨水，不能用圓珠筆色墨水，文稿和正文同是存檔。

　　4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料，統計數字要準確。

　　三、案卷質量要求：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別管理和利用。

　　1、卷內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容，手續完善，利于長期保存。

　　2、管理內容的檔案，按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序：定稿在前，歷次修改稿在后，結論性材料在前，依據性材料在后。

　　3、專題性：成套性檔案(包括科研、基建、設備等)按階段、結構、部分進行歸檔。

　　4、確定文件材料的保存價值，分為永久、長期、短期保存。

　　5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌，對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。凡反映公司一般工作活動，在長期內對公司有查考利用價值的，列為長期保管，保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的，列為短期保管，短期保管年限為一至五年。

　　6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷或單份裝訂。問題單一，文件較少，又不便一起歸類的，可立薄卷。

　　7、卷內文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，應在裝訂線一側下角編號，不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數的受控章，并將檔號、件數填寫清楚。

　　8、每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質內容或無題的要重新擬定，并在前后加[ ]。沒有責任者、年、月、日的文件，要考正清楚。會議紀要應概括出主要內容。

　　四、公司各部門檔案員工作職責

　　1、設立兼職檔案員，按照公司的檔案存放的具體規定履行好本部門檔案工作。

　　2、根據本部門的歸檔內容，收集、積累、整理本部門應歸檔的文件材料。

　　五、歸檔時間及要求

　　(一)歸檔時間

　　1、各部門檔案應在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。

　　2、基建材料和專題性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。

　　3、財會類檔案，在會計年度終了后，由財務部門整理，立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。

　　4、聲像類檔案，在聲像制作，如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好，將檔案內容、時間、地點、人物和制作人標明，每張照片附上底片，登記造冊后歸檔。

　　(二)歸檔要求

　　1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷，如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求，檔案員有權拒絕簽收，并限期改正補交。

　　2、檔案管理人員調離時，應辦理移交手續。

　　六、檔案的借閱

　　1、公司各部門查閱或外借檔案，必須履行借閱手續，公司外有關人員要查閱檔案，需經分管總經理批準。對于重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。

　　2、不屬于原文件規定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案，須經分管領導批準。

　　3、檔案管理人員應對檔案的安全、保密和完整負責，不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉借他人，否則，除負責賠償損失外，應報請領導和相關部門處理。

　　七、檔案的鑒定

　　1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理，對保管期限已滿的各類檔案，應進行相應的鑒定工作。

　　2、檔案的鑒定工作，必須堅持全面的、歷史的觀點，認真估計檔案的價值程度，并根據保管期限的規定，對不再有保存價值的過期檔案進行處理，原規定欠妥的，經認真研究后延長保存年限。

　　3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的，應作保存處理，不能倉促銷毀。

　　4、鑒定時，應將處理意見報分管總經理審批，由兩人或兩人以上在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上登記，銷毀清冊應立卷長期保存。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　　（六）參加建設工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規和規章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　　（一）工業建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　　（二）城市地下建（構）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　　（四）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　　（四）建設工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　　（一）檔案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定。可以收取城建檔案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設工程檔案不符合本條例規定的；

　　（四）未在規定時間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。