XX地產(chǎn)物業(yè)總部檔案管理規(guī)范

　　一、檔案資料的收集：

　　1、設(shè)立檔案專(zhuān)柜，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　2、檔案管理堅(jiān)持全面細(xì)致，內(nèi)容準(zhǔn)確有效，專(zhuān)人專(zhuān)管。物業(yè)總部存檔文件分為人事檔案，文書(shū)檔案，和其它應(yīng)存檔的資料文件。

　　二、檔案資料分類(lèi)整理：

　　收集后的所有文件，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類(lèi)合理。 參照物業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)程。

　　三、檔案資料歸檔管理：

　　1、檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

　　2、檔案按時(shí)規(guī)范整理，具體詳見(jiàn)第四點(diǎn)“文件編碼規(guī)范”。

　　3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。

　　四、檔案管理工作程序

　　文件管理工作程序分以下幾個(gè)階段

　　1、收集階段由管理員負(fù)責(zé)，根據(jù)文件收發(fā)紀(jì)錄嚴(yán)格整理。

　　2、整理階段重點(diǎn)是管理員將各類(lèi)文件歸類(lèi)，不重復(fù)存檔。

　　3、檔案分類(lèi)階段是認(rèn)真填寫(xiě)檔案紀(jì)錄。分清編號(hào)，頁(yè)碼，和名稱(chēng)。

　　4、檔案入檔階段同分類(lèi)階段同時(shí)進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)及時(shí)有效，原則上文件收回當(dāng)天應(yīng)當(dāng)存檔。

　　5、檔案借用應(yīng)當(dāng)獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，借檔人填寫(xiě)檔案借條，按期歸還。

　　6、檔案檢索目錄管理員應(yīng)當(dāng)按照本文第五條認(rèn)真填寫(xiě)。詳見(jiàn)下表。

　　7、辦公室主任每月檢查一次檔案管理情況，負(fù)責(zé)督導(dǎo)檔案管理員工作。

　　五、檔案歸類(lèi)要求

　　1、文書(shū)和資料類(lèi)存檔編碼要求

　　序文件編號(hào)說(shuō)明備注

　　1H-09-01XX地產(chǎn)集團(tuán)來(lái)文1、編碼規(guī)則以H-09-01為例,H代表集團(tuán),09代表年份,01代表第一文件夾,如果文件夾已滿(mǎn),則可設(shè)02文件夾,依次類(lèi)推.

　　2、文件以發(fā)文時(shí)間為序整理歸類(lèi), H-09-01-01表示集團(tuán)09年第1份文件.

　　3、文件夾內(nèi)可設(shè)分欄目,如ZB(*)-09-01文件夾內(nèi),可以將各項(xiàng)目月報(bào)分開(kāi)整理.文件夾內(nèi)應(yīng)當(dāng)詳細(xì)注明,文件編碼,如ZB ZB(*)-09-01-G*-01代表項(xiàng)目周報(bào)09年1號(hào)文件廣星分類(lèi)欄1號(hào)文.

　　2W-09-01物業(yè)總部發(fā)文

　　3G*-09-01廣州XX物業(yè)來(lái)文

　　4HY-09-01廣州海怡物業(yè)來(lái)文

　　5B*-09-01北京XX物業(yè)來(lái)文

　　6Spx-09-01上海浦東XX物業(yè)來(lái)文

　　7SM*-09-01上海閔行XX物業(yè)來(lái)文

　　8T*-09-01太原XX物業(yè)來(lái)文

　　9ZB(*)-09-01各項(xiàng)目周報(bào),月報(bào),年報(bào)

　　10YB(W)-09-01物業(yè)總部月報(bào),年報(bào),會(huì)議紀(jì)錄,總結(jié)

　　11HR-09-01經(jīng)理級(jí)任命,權(quán)限,年度績(jī)效考核文件

　　12DW(W)-09-01黨務(wù)文件

　　13CW(W)-09-01財(cái)務(wù)文件收發(fā)紀(jì)錄,經(jīng)濟(jì)合同,年度預(yù)算

　　14ZL-09-01資料,報(bào)價(jià),招投標(biāo)合同,行業(yè)資料

　　15WL(W)-09-01外來(lái)文件,政府法規(guī)

　　2,人事檔案檔要求

　　參考*中央組織部、 國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知,結(jié)合物業(yè)公司實(shí)際，物業(yè)總部對(duì)經(jīng)理級(jí)以上人員人事檔案管理分類(lèi)規(guī)定如下，共分十類(lèi)：

　　第一類(lèi) 履歷材料;(入職申請(qǐng)表，)

　　第二類(lèi) 自傳材料;(年度考核述職報(bào)告，定期更新)

　　第三類(lèi) 鑒定、考核、考察材料;(績(jī)效考核表)

　　第四類(lèi) 學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)、審批材料，職稱(chēng)等等);

　　第五類(lèi) 政治歷史情況的審查材料(包括人事部門(mén)招聘甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料，社會(huì)關(guān)系，法律紀(jì)錄);

　　第六類(lèi) 參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;

　　第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)材料

　　第八類(lèi) 處分材料

　　第九類(lèi) 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;

　　第十類(lèi) 其他可供組織上參考的材料。(重復(fù)類(lèi)材料統(tǒng)一制作成副本)。

　　XX物業(yè)管理總部辦公室

　　二O**年四月十二日

篇2：社區(qū)居民健康檔案管理服務(wù)規(guī)范

社區(qū)居民健康檔案管理服務(wù)規(guī)范

　　一、服務(wù)對(duì)象

　　轄區(qū)內(nèi)常住居民。

　　二、服務(wù)內(nèi)容

　　1.居民健康檔案內(nèi)容

　　居民健康檔案內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄。

　　(1)個(gè)人基本情況包括姓名、性別等基礎(chǔ)信息和家族史、既往史等基本健康信息。

　　(2)健康體檢包括一般健康檢查、生活行為方式、健康狀況及其疾病用藥情況、健康評(píng)價(jià)等。

　　(3)重點(diǎn)人群管理記錄包括國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目要求的0-3歲兒童保健、孕產(chǎn)婦保健、老年人保健、慢性病患者管理等各類(lèi)重點(diǎn)人群的隨訪和管理記錄。

　　(4)其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄包括上述記錄之外的其他接診記錄、住院記錄、轉(zhuǎn)診記錄、會(huì)診記錄等。

　　2.居民健康檔案的建立

　　(1)轄區(qū)居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)接受服務(wù)時(shí)，由首診醫(yī)生負(fù)責(zé)為其建立居民健康檔案，并根據(jù)其主要健康問(wèn)題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫(xiě)相應(yīng)記錄。同時(shí)為服務(wù)對(duì)象填寫(xiě)并發(fā)放《居民健康檔案信息卡》。

　　(2)通過(guò)入戶(hù)服務(wù)(調(diào)查)、疾病篩查、健康體檢等多種方式，由基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)責(zé)任醫(yī)護(hù)人員分期、分批在居民家中或工作現(xiàn)場(chǎng)為轄區(qū)內(nèi)重點(diǎn)人群建立居民健康檔案，并根據(jù)其主要健康問(wèn)題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫(xiě)相應(yīng)記錄;0-3歲兒童健康管理和預(yù)防接種服務(wù)專(zhuān)項(xiàng)檔案由兒童保健科室醫(yī)務(wù)人員在新生兒訪視時(shí)隨即建立;孕產(chǎn)婦保健服務(wù)專(zhuān)項(xiàng)檔m.dewk.cn案則由婦產(chǎn)科或婦女保健科醫(yī)護(hù)人員在早孕診斷確認(rèn)后隨即建立。

　　(3)在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提供過(guò)程中建立的健康檔案相關(guān)記錄表單，裝入居民健康檔案袋統(tǒng)一存放。有條件的地區(qū)錄入電腦，建立電子化健康檔案。

　　3.居民健康檔案的使用

　　(1)已建檔居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)復(fù)診時(shí)，應(yīng)持《居民健康檔案信息卡》，在調(diào)取其健康檔案后，由接診醫(yī)生根據(jù)復(fù)診情況，及時(shí)填寫(xiě)和更新/補(bǔ)充相應(yīng)記錄內(nèi)容。

　　(2)入戶(hù)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)時(shí)，應(yīng)事先查閱服務(wù)對(duì)象的健康檔案并攜帶相應(yīng)表單，在服務(wù)過(guò)程中記錄、補(bǔ)充相應(yīng)內(nèi)容。

　　(3)需要轉(zhuǎn)診、會(huì)診的服務(wù)對(duì)象，由接診醫(yī)生填寫(xiě)轉(zhuǎn)診、會(huì)診記錄。

　　(4)所有的服務(wù)記錄由責(zé)任醫(yī)生統(tǒng)一匯總、及時(shí)歸檔。

　　三、服務(wù)流程

　　四、服務(wù)要求

　　1.健康檔案管理要具有必需的檔案庫(kù)房、配備檔案裝具，按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等要求妥善保管健康檔案，指定專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé)健康檔案管理工作，保證健康檔案完整、安全。

　　2.基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)使用多途徑的信息采集方式建立居民健康檔案。健康檔案應(yīng)及時(shí)更新，保持資料的連續(xù)性。

　　3.健康檔案的建立要遵循自愿與引導(dǎo)相結(jié)合的原則，在使用過(guò)程中要注意保護(hù)服務(wù)對(duì)象的個(gè)人隱私。

　　4.統(tǒng)一為居民健康檔案進(jìn)行編碼，采用16位編碼制，以國(guó)家統(tǒng)一的行政區(qū)劃編碼為基礎(chǔ)，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和街道為范圍，村(居)委會(huì)為單位，編制居民健康檔案唯一編碼。同時(shí)將建檔居民的身份證號(hào)作為統(tǒng)一的身份識(shí)別碼。

　　5.遵照國(guó)家有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)規(guī)范要求記錄相關(guān)內(nèi)容，記錄內(nèi)容應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)規(guī)范，基礎(chǔ)內(nèi)容無(wú)缺失。

　　6.健康檔案管理和服務(wù)人員在使用、管理、考核等工作中有權(quán)使用健康檔案，其它機(jī)構(gòu)或個(gè)人需要使用健康檔案時(shí)，必須向健康檔案管理機(jī)構(gòu)提出書(shū)面申請(qǐng)，管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)并經(jīng)本人或其監(jiān)護(hù)人同意后，方可使用。

　　五、考核指標(biāo)

　　1.健康檔案建檔率=建檔人數(shù)/轄區(qū)內(nèi)常住居民數(shù)×100%

　　2.健康檔案合格率=填寫(xiě)合格檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100%

　　3.健康檔案使用率=抽查檔案中有動(dòng)態(tài)記錄的檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100%

　　有動(dòng)態(tài)記錄的檔案是指一年內(nèi)健康檔案記錄有符合各類(lèi)服務(wù)規(guī)范要求的有

　　z街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心來(lái)源自 物業(yè)經(jīng)理人

篇3：小區(qū)業(yè)戶(hù)檔案管理工作規(guī)范

　　1.0 目的

　　為加強(qiáng)業(yè)戶(hù)檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。

　　2.0 范圍

　　本規(guī)范適用于物業(yè)集團(tuán)所有業(yè)戶(hù)檔案的管理。

　　3.0職責(zé)

　　3.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案的建立和更新、補(bǔ)充等日常管理工作,并直接對(duì)分管客戶(hù)服務(wù)部的公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

　　3.2 客戶(hù)服務(wù)部的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督業(yè)戶(hù)檔案的使用與控制。

　　4.0工作內(nèi)容

　　4.1 檔案資料的收集

　　4.1.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行管理。業(yè)戶(hù)檔案資料包括:

　　a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、住戶(hù)檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認(rèn)書(shū)、樓宇情況反饋單等);

　　b.裝修資料(裝修申請(qǐng)書(shū)、裝修承諾書(shū)、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件等);

　　c.房屋維護(hù)資料(投訴處理檔案卡等);

　　d.房屋變更資料。

　　4.1.2 對(duì)遺缺不全的檔案,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)采取措施,積極收集齊全。

　　4.2 檔案的整理

　　4.2.1 客戶(hù)服務(wù)部文員依據(jù)業(yè)戶(hù)的樓號(hào)對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行分類(lèi)并建立索引。

　　4.2.2 每位業(yè)戶(hù)檔案卷宗上應(yīng)貼有檔案清單,注明業(yè)戶(hù)存放的所有檔案資料。

　　4.3 檔案的保存

　　4.3.1 公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房保存檔案。

　　4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號(hào)、樓號(hào)、房號(hào)、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。

　　4.3.3 門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固,做好檔案室的防盜。

　　4.3.4 檔案室應(yīng)防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。

　　4.4 檔案的更新

　　4.4.1客戶(hù)服務(wù)部文員將新業(yè)戶(hù)的資料按照樓號(hào)存放相應(yīng)位置,將舊業(yè)戶(hù)的資料另行妥善保存。

　　4.4.2如果業(yè)戶(hù)的資料有增加或刪減,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)及時(shí)修改卷宗的卡片。

　　4.5 檔案的使用與控制

　　4.5.1 業(yè)戶(hù)檔案的使用必須嚴(yán)格控制,控制等級(jí)由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶(hù)資料的保管與使用按以下等級(jí)控制:

　　4.5.1.1完整的業(yè)戶(hù)資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機(jī)密文件,由物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人保管與控制,其余人員不得復(fù)制、使用,違反者,按嚴(yán)重違紀(jì)處理。

　　4.5.1.2客戶(hù)服務(wù)部人員使用的業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)戶(hù)的姓名、常用聯(lián)絡(luò)手機(jī)、家庭電話(huà)、單元編號(hào),重要業(yè)戶(hù)的手機(jī)號(hào)碼不登記。

　　4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶(hù)姓名、單元編號(hào)。

　　4.5.1.4重要業(yè)戶(hù)的資料的控制由公司另外規(guī)定。

　　4.5.1.5以上各類(lèi)業(yè)戶(hù)資料匯總表由客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)編制,加蓋文件受控章和編號(hào)后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤(pán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),任何人員在任何時(shí)候不得復(fù)制以上業(yè)戶(hù)資料(文字和電子版)。

　　4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶(hù)檔案者,::須由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》報(bào)物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人同意后,方可借閱、使用。

　　4.5.3 借閱業(yè)戶(hù)檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時(shí),客戶(hù)服務(wù)部文員須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.5.4 外單位借閱業(yè)戶(hù)檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。

　　5.0 質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)