開發公司人事檔案管理細則
第一條 為了進一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據，特制定本細則。
第二條 本細則適用于公司所有員工人事檔案及相關信息檔案的管理和備案管理。
第三條 職責
(一)總經理辦公室負責公司人事檔案的統一管理。
(二)各職能部門負責向總經理辦公室提供本部門員工的信息。
第四條 人事檔案管理的范圍
(一)政府人事管理部門規定的有關資料;
(二)員工在公司工作期間的各項信息(包括員工招聘信息、專業技術職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調整信息、合同管理信息、培訓管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關信息)的建立、分類、更新、維護、處理、調用、統計分析等方面的管理。
第五條 人事檔案的歸檔
(一)重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源部負責歸檔。
(二)一般信息的歸檔
1、每季度末，員工所在部門負責按要求把應錄入信息庫的材料送交總經理辦公室。
2、人事主管要經常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯系制度并提供規范的信息統計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應收集錄入的材料。
3、人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門、項目部，補送材料。形成信息材料的部門，要按規定認真、及時辦理。
4、人事主管對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進行相應的處理，并定期出臺人力資源統計報表和分析報告。
5、人事主管在收到外部信息材料后，一星期內須將材料錄入員工檔案。
第六條 人事檔案信息的鑒別和錄入制度
(一)對收集的信息源，必須經過認真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫。
(二)屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應經過鑒別，分類予以處理。
第七條 人事檔案的保密
(一)除了公司總經理、副總經理、部門負責人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應經總經理辦公室主任同意后方可查閱。
(二)任何人不得在人事檔案資料中作任何涂改。
(三)人事檔案資料不得外借。需要復印的，應經人力資源部經理同意;必須外借的，應經總經理同意。外借的人事檔案資料必須在一個星期內歸還。
第八條 未盡事宜，由公司總經理辦公室負責解釋。
第九條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。
篇2：地產集團人事檔案管理制度細則
人事檔案是記述和反映人的經歷、學識水平及工作表現的專門案卷。公司人事檔案包括員工調入時原有的人事檔案和在集團工作期間的人事檔案及技術檔案三部分。員工人事檔案由集團人力資源部專人負責管理。
一、員工人事檔案調入集團規定
2000年1月1日以后被集團錄用的員工在與集團或各公司簽訂勞動合同后一個月內,經集團主管領導批準應將個人檔案調入集團,由集團統一管理。
員工人事檔案進入集團的工作程序是:
1、先由集團人力資源部出具《提檔介紹信》,員工持介紹信辦理檔案調動手續。
2、人事檔案進入集團時由人事業務主管負責接收。接收時接收人須檢查人事檔案是否封裝完整,凡不符合要求的人事檔案不予接收;對符合要求的人事檔案,交接雙方須在"人事檔案交接簿"上簽字、記時。至此,人事檔案正式進入集團,由人力資源部檔案管理人管理;
二、員工人事檔案保管及檔案內容
1、調入的人事檔案原則上保持原卷冊的封裝,不予以拆封,直接裝入集團專用人事檔案袋內進行統一編號保管;
2、需拆封的,(來自:m.dewk.cn)須經人力資源部主管領導批準;
3、拆封后的檔案及由于各種原因已經拆封的人事檔案,須由人力資源部檔案管理人進行整理,并編制材料目錄,簽字后一并裝入檔案袋內;
4、員工在公司工作期間,公司為每一名員工建立個人檔案。包括以下材料:
a)《員工調入審批表》、《勞動合同》、《內部調動通知單》、《調離集團審批表》;
b)《干部任免命令》、《關于獎懲的通報》、《干部及員工年度考評意見》;
c)《培訓費用審批表》、《培訓合同》、培訓及自費學習結業、畢業證書及出國相關手續的復印件;
d)公司工作期間加入或申請加入中國共產黨、團組織及民主黨派的相關材料;
e)其他關于個人的重要資料。
上述檔案材料在員工調離集團時隨原有人事檔案一并轉出。
5、員工在公司工作期間,公司將這段時間個人檔案材料的內容摘要同時輸入集團"計算機人事管理系統"中。
6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造,不得擅自處理或銷毀。整理、補充人事檔案時堅持二個在場和核查登記的原則。按規定需剔除的檔案材料,要進行登記,并經主管領導審批后進行。
7、集團人事檔案在檔案室中設專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管,人事檔案柜打開期間,集團人事業務主管必須始終在場。
三.檔案查閱
1、除人力資源部工作人員外,集團其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。
2、凡需查閱人事檔案者,均須填寫《查閱人事檔案審批表》,經主管人事領導審批后,到檔案室查閱。
3、查閱人事檔案時,人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項目和領導審批意見提供材料。凡表上未列項目,人力資源部不予提供。查閱期間,人事檔案管理人員必須在場。
4、外單位查閱人事檔案須由兩名*黨員干部持單位黨組織介紹信,并填寫《查閱人事檔案審批表》,在主管人事領導審批后,(來自:m.dewk.cn)在人力資源部主管領導及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關資料。凡審批表上未列項目,人力資源部不予提供。
5、人事檔案一般不準外借,特殊情況需借出使用的,要經集團主管人事領導批準。檔案借出集團時,須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管,不得交無關人員翻閱和中途轉借他人。借檔單位用畢,按期退還,逾期不還者,需向檔案保管單位說明情況。如發生丟失、損壞,按《檔案法》追究責任。
6、所有人事檔案的查閱、調閱、借出事項,集團人力資源部需予以登記。
四.人事檔案調出公司規定
集團員工自離開公司之日起三個月內,人事檔案隨人事關系轉出公司。逾期未轉出公司者,公司有權將其人事檔案轉往市勞動服務公司或收取檔案保管費,并不對由此產生的任何后果負責。
篇3：人事檔案管理制度細則
人事檔案是記述和反映人的經歷、學識水平及工作表現的專門案卷。公司人事檔案包括員工調入時原有的人事檔案和在集團工作期間的人事檔案及技術檔案三部分。員工人事檔案由集團人力資源部專人負責管理。
一、員工人事檔案調入集團規定
2000年1月1日以后被集團錄用的員工在與集團或各公司簽訂勞動合同后一個月內,經集團主管領導批準應將個人檔案調入集團,由集團統一管理。
員工人事檔案進入集團的工作程序是:
1、先由集團人力資源部出具《提檔介紹信》,員工持介紹信辦理檔案調動手續。
2、人事檔案進入集團時由人事業務主管負責接收。接收時接收人須檢查人事檔案是否封裝完整,凡不符合要求的人事檔案不予接收;對符合要求的人事檔案,交接雙方須在"人事檔案交接簿"上簽字、記時。至此,人事檔案正式進入集團,由人力資源部檔案管理人管理;
二、員工人事檔案保管及檔案內容
1、調入的人事檔案原則上保持原卷冊的封裝,不予以拆封,直接裝入集團專用人事檔案袋內進行統一編號保管;
2、需拆封的,::須經人力資源部主管領導批準;
3、拆封后的檔案及由于各種原因已經拆封的人事檔案,須由人力資源部檔案管理人進行整理,并編制材料目錄,簽字后一并裝入檔案袋內;
4、員工在公司工作期間,公司為每一名員工建立個人檔案。包括以下材料:
a)《員工調入審批表》、《勞動合同》、《內部調動通知單》、《調離集團審批表》;
b)《干部任免命令》、《關于獎懲的通報》、《干部及員工年度考評意見》;
c)《培訓費用審批表》、《培訓合同》、培訓及自費學習結業、畢業證書及出國相關手續的復印件;
d)公司工作期間加入或申請加入中國共產黨、團組織及民主黨派的相關材料;
e)其他關于個人的重要資料。
上述檔案材料在員工調離集團時隨原有人事檔案一并轉出。
5、員工在公司工作期間,公司將這段時間個人檔案材料的內容摘要同時輸入集團"計算機人事管理系統"中。
6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造,不得擅自處理或銷毀。整理、補充人事檔案時堅持二個在場和核查登記的原則。按規定需剔除的檔案材料,要進行登記,并經主管領導審批后進行。
7、集團人事檔案在檔案室中設專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管,人事檔案柜打開期間,集團人事業務主管必須始終在場。
三.檔案查閱
1、除人力資源部工作人員外,集團其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。
2、凡需查閱人事檔案者,均須填寫《查閱人事檔案審批表》,經主管人事領導審批后,到檔案室查閱。
3、查閱人事檔案時,人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項目和領導審批意見提供材料。凡表上未列項目,人力資源部不予提供。查閱期間,人事檔案管理人員必須在場。
4、外單位查閱人事檔案須由兩名*黨員干部持單位黨組織介紹信,并填寫《查閱人事檔案審批表》,在主管人事領導審批后,::在人力資源部主管領導及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關資料。凡審批表上未列項目,人力資源部不予提供。
5、人事檔案一般不準外借,特殊情況需借出使用的,要經集團主管人事領導批準。檔案借出集團時,須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管,不得交無關人員翻閱和中途轉借他人。借檔單位用畢,按期退還,逾期不還者,需向檔案保管單位說明情況。如發生丟失、損壞,按《檔案法》追究責任。
6、所有人事檔案的查閱、調閱、借出事項,集團人力資源部需予以登記。
四.人事檔案調出公司規定
集團員工自離開公司之日起三個月內,人事檔案隨人事關系轉出公司。逾期未轉出公司者,公司有權將其人事檔案轉往市勞動服務公司或收取檔案保管費,并不對由此產生的任何后果負責。