項目管理處文檔管理規定

　　一、目的

　　根據國家檔案法和檔案管理規定，進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平，確保管理處文檔的完整與安全。

　　二、適用范圍

　　適用于**物業管理處。

　　三、職責

　　3.1資料管理員負責管理處文檔資料的管理與歸檔工作。

　　3.2各業務塊負責人負責本部門文檔資料的收集、整理、檢查。

　　四、方法與過程控制

　　4.1 資料管理員負責管理處的所有文件（通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等）及資料（技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規等）收集、存檔和保管工作，做到系統、準確、完整。

　　4.2 任何人員借閱文件資料，須經部門經理批準，資料管理員須填寫《借閱登記表》，將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經手人、借閱時間等予以詳細記錄。

　　4.3 屬秘密文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴格保密保管，未經部門經理和公司許可，不得給任何人員翻閱，不得復印，不得帶離辦公室；保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。

　　4.4 員工個人檔案材料須保密，由部門人事管理員負責保管與存檔，未經部門經理和公司許可，他人無權翻閱，不得擅自外傳。

　　4.5 文件資料須根據公司迎檢目錄、體系文件要求進行歸檔和保存，并做好文件標識。

　　4.6 文件資料、質量記錄須經常進行清理、歸檔，按月、季、年定期歸檔，于首日后進行；及時申請報廢和清理過期文件，無保存必要的材料，經管理處部門經理批準可做銷毀處理。

　　4.7 管理處購置的重要設備到貨時，資料管理員須檢查驗收說明材料等，并及時歸檔。

　　4.8 管理處拍攝的記錄本部門各項活動的照片、聲像材料，在活動結束后一周內整理完畢，注明時間、地點、活動內容，交資料管理員及時歸檔。

　　4.9 管理處相關人員編輯的各類文件資料，在該文件資料獲得審批當日或者該事件關閉后三日內，必須將相關的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。

　　4.10電子文檔須按公司要求進行分類存檔，每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務器存檔。

　　4.11資料管理員應根據公司體系文件和管理處規章制度的要求，編制各部門《質量記錄定期存儲清單》下發各部門，并定期通報各部門質量記錄提交情況。

　　4.12不按時提交質量記錄的，納入管理處日常考核范圍。

　　五、支持性文件

　　GZWY4.2.3-Z01《文件資料管理程序》

　　六、質量記錄表格

　　GZWY4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》

　　GZWY4.2.4-Z01-F1 《質量記錄報廢申請單》

　　GZWY4.2.4-Z01-F2 《質量記錄檢查記錄表》

　　GZWY4.2.4-Z01-F3 《標準、政策法規一覽表》

　　《質量記錄定期存儲清單》

篇2：小區物業管理處文檔管理規定

　　小區物業管理處文檔管理規定

　　根據國家檔案法和檔案管理規定，為進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定本制度：

　　1、管理處文檔管理員負責管理處所有文件（通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等）及資料（技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規等）收集、存檔和保管工作，做到系統、準確、完整；

　　2、任何人員借閱文件資料，須經管理處經理批準，文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經手人、借閱時間等予以詳細記錄；

　　3、屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，未經領導批準不準給任何人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室；

　　4、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無機翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目；

　　5、文件資料等要進行合理歸檔，歸檔前先把資料分燈，按字田順序或按內容、按時間等形式分類，且須在檔案夾上標識；

　　6、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時清理，無保存必要的材料，經管理處領導批準可做銷毀處理；

　　7、積極實行檔案現代化管理，應用計算機檢索手段，做到文檔管理標準化、規范化和程序化；

　　8、管理處購置的重要設備到貨時，會同有關部門，檢查驗收說明材料等，并及時歸檔；

　　9、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料，必須在活動結束后一周內整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內容，交文檔管理員及時歸檔。