小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定

　　根據(jù)國(guó)家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進(jìn)一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定本制度：

　　1、管理處文檔管理員負(fù)責(zé)管理處所有文件（通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等）及資料（技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等）收集、存檔和保管工作，做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整；

　　2、任何人員借閱文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時(shí)間等予以詳細(xì)記錄；

　　3、屬秘密文件的要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)給任何人員翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室；

　　4、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料，他人無(wú)機(jī)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目；

　　5、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔，歸檔前先把資料分燈，按字田順序或按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類(lèi)，且須在檔案夾上標(biāo)識(shí)；

　　6、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對(duì)過(guò)期的文件資料，要及時(shí)清理，無(wú)保存必要的材料，經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷(xiāo)毀處理；

　　7、積極實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索手段，做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化；

　　8、管理處購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí)，會(huì)同有關(guān)部門(mén)，檢查驗(yàn)收說(shuō)明材料等，并及時(shí)歸檔；

　　9、各部門(mén)拍攝的記錄管理處各項(xiàng)活動(dòng)的照片、聲像材料，必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容，交文檔管理員及時(shí)歸檔。

篇2：知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范

　　知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范

　　日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人

　　1.目的

　　加強(qiáng)客戶文檔管理，對(duì)所有涉及具體客戶的文檔資料管理實(shí)施有效的指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　2.適用范圍

　　深圳區(qū)域各公司開(kāi)發(fā)樓盤(pán)項(xiàng)目的具體客戶實(shí)物資料的管理，包括住宅及商鋪的資料，載體包括紙質(zhì)、電子、照片、錄音、錄像等。

　　3.術(shù)語(yǔ)和定義

　　3.1.銷(xiāo)售資料：指房產(chǎn)銷(xiāo)售過(guò)程中與具體客戶發(fā)生的所有相關(guān)資料的總稱。包括排號(hào)協(xié)議、認(rèn)購(gòu)書(shū)、銷(xiāo)售變更審批資料、房屋歷史銷(xiāo)售記錄等。

　　3.2.簽約資料：指客戶購(gòu)買(mǎi)房產(chǎn)與我公司簽訂房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議、與銀行簽訂按揭合同及補(bǔ)充協(xié)議等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料及附件的總稱。

　　3.3.辦證資料：指客戶委托我公司辦理房地產(chǎn)證、藍(lán)印戶口提交資料以及我公司辦理此項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)生的簽收、送達(dá)、郵寄等證明及備案資料。

　　3.4.入伙資料：指房產(chǎn)入伙辦理流程中形成的所有記錄的總稱。

　　3.5.維修資料：指房產(chǎn)在保修期內(nèi)進(jìn)行維修的所有記錄。

　　3.6.賠付資料：指反映客戶提出索賠及退/換房要求及公司處理情況的相關(guān)資料，其中包括客戶的書(shū)面申請(qǐng)、面談?dòng)涗洠还绢I(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、處理意見(jiàn)知會(huì)或協(xié)議書(shū)以及賠付手續(xù)完善情況（如客戶身份證和收條復(fù)印件等）。

　　3.7.訴訟資料：指公司在與客戶進(jìn)行訴訟活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的法律文書(shū)的總稱。

　　3.8.商鋪?zhàn)赓U資料：指客戶向我公司租賃商鋪過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料的總稱。

　　3.9.其他資料：不能歸入以上各類(lèi)的、與具體客戶相關(guān)的資料。

　　4.職責(zé)

　　4.1.各公司總經(jīng)理辦公室是客戶文檔的主管部門(mén)。

　　4.1.1.負(fù)責(zé)定期整理各部門(mén)移交公司的客戶文檔。

　　4.1.2.負(fù)責(zé)公司保存的客戶文檔的借閱管理。

　　4.1.3.負(fù)責(zé)檢查各責(zé)任部門(mén)日常客戶文檔管理情況。

　　4.2銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部

　　4.2.1負(fù)責(zé)與客戶相關(guān)的銷(xiāo)售資料的日常管理

　　4.2.2負(fù)責(zé)客戶簽約資料及辦證資料的日常管理

　　4.2.3負(fù)責(zé)入伙資料的收集及管理

　　4.2.4按期向總經(jīng)理辦公室移交以上資料。

　　4.3客戶服務(wù)中心（未設(shè)此部門(mén)的公司由相應(yīng)職能部門(mén)代為履行此職責(zé)）

　　4.3.1負(fù)責(zé)維修資料及賠付資料的日常管理和按時(shí)移交。

　　4.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督物業(yè)公司移交重要的客戶資料。

　　4.4法律室（未設(shè)此部門(mén)的公司由相應(yīng)職能部門(mén)代為履行此職責(zé)）

　　4.4.1負(fù)責(zé)訴訟資料的收集及按時(shí)移交。

　　4.5財(cái)務(wù)管理部

　　4.5.1負(fù)責(zé)與具體客戶有關(guān)的購(gòu)房、退房相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證資料的管理。

　　4.6公司各部門(mén)

　　有義務(wù)收集并移交相關(guān)工作文檔。

　　5.工作程序

　　5.1.客戶資料的管理原則及基本要求：

　　5.1.1.衡量客戶文檔資料準(zhǔn)確完備的原則

　　a）準(zhǔn)確。是指產(chǎn)權(quán)來(lái)源清楚，證件手續(xù)齊備，符合法律政策、記錄與實(shí)際相符。

　　b）完整。包含兩方面內(nèi)容，一是各種表冊(cè)資料無(wú)缺項(xiàng)；二是各種證件、證明材料無(wú)遺漏。

　　c）及時(shí)。客戶資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更，房屋、產(chǎn)權(quán)情況經(jīng)常進(jìn)行更新，隨時(shí)反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況，使之符合現(xiàn)狀。

　　5.1.2.客戶資料按房產(chǎn)建檔，一戶一檔。

　　5.1.3.如同一客戶購(gòu)置多套房產(chǎn)，需要在各檔間建立參照，明確關(guān)系。

　　5.1.4.客戶資料按集中管理原則，各責(zé)任部門(mén)定期移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.1.5.客戶資料的密級(jí)統(tǒng)一定為公司C級(jí)文檔，特殊資料有必要提高密級(jí)的，由經(jīng)辦部門(mén)與總經(jīng)理辦公室共同確定。

　　5.1.6.負(fù)有日常管理責(zé)任的部門(mén)必須安排專人負(fù)責(zé)客戶資料日常管理和移交，所有資料必須以部門(mén)為單位管理，不得留存在個(gè)人手中。

　　5.2.銷(xiāo)售資料的管理及移交

　　5.2.1.各項(xiàng)目銷(xiāo)售組負(fù)責(zé)銷(xiāo)售過(guò)程中客戶資料的收集及管理，包括排號(hào)協(xié)議、認(rèn)購(gòu)書(shū)、客戶提交的個(gè)人資料，以及換房、折扣、延遲付款等銷(xiāo)售過(guò)程中發(fā)生的審批資料。

　　5.2.2.當(dāng)客戶簽訂認(rèn)購(gòu)書(shū)后，項(xiàng)目銷(xiāo)售組必須于五個(gè)工作日內(nèi)將資料整理并移交銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部客戶事務(wù)組。

　　5.2.3.必要時(shí)，銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)留存復(fù)印件以備查考。

　　5.3.簽約、辦證及入伙資料的管理及移交：

　　5.3.1.銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部客戶事務(wù)組負(fù)責(zé)入伙前客戶資料的管理，包括：銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)移交的銷(xiāo)售資料、房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同簽署資料、按揭合同資料、入伙通知送達(dá)資料、本套房屋歷史銷(xiāo)售記錄、入伙時(shí)簽訂的各類(lèi)補(bǔ)充協(xié)議等客戶資料，一戶一檔。

　　5.3.2.客戶事務(wù)組于項(xiàng)目入伙集中入伙工作完畢一個(gè)月后統(tǒng)一整理移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.3.3.集中入伙期后，每季度統(tǒng)一將所有程序均已完備的資料移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.4.維修資料、賠付資料及

客服工作中相關(guān)資料的管理及移交：

　　5.4.1.客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)客戶房產(chǎn)維修及賠付工作，在日常客戶服務(wù)工作過(guò)程中形成的、與具體客戶相關(guān)的資料一并歸檔。

　　5.4.2.客服中心每半年定期將客戶資料移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.3.必要時(shí)客戶服務(wù)中心留存復(fù)印件以備查考。

　　5.5.訴訟資料的管理及移交：

　　5.5.1.與具體客戶相關(guān)的訴訟資料由法律室負(fù)責(zé)收集管理，在結(jié)案后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理。

　　5.5.2.訴訟資料單獨(dú)分類(lèi)建檔，結(jié)案證明資料（判決書(shū)、仲裁書(shū)、調(diào)解書(shū)等）需復(fù)印歸入客戶檔案，并在客戶文檔中建立指引，明確檔案間的關(guān)系。

　　5.6.商鋪資料的管理及移交：

　　5.6.1.商鋪?zhàn)赓U資料：

　　a)包括：租賃預(yù)訂協(xié)議、正式租賃合同、租賃人身份或公司營(yíng)業(yè)證明、營(yíng)業(yè)計(jì)劃等資料，出租事務(wù)辦理完畢，資料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理，后期新形成的資料由銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部商業(yè)組負(fù)責(zé)定期移交。

　　b)商鋪資料建檔編號(hào)按5.10.1執(zhí)行，統(tǒng)一排列在各項(xiàng)目住宅資料后。

　　c)出租的商鋪一旦出售，出租期的所有資料一律作為客戶資料的一個(gè)屬類(lèi)裝訂成冊(cè)，歸入客戶檔案，出租資料目錄中備注相關(guān)檔案編號(hào)。

　　5.6.2.商鋪出租報(bào)表、臺(tái)帳等綜合性資料單獨(dú)分類(lèi)編號(hào)，由銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部商業(yè)組負(fù)責(zé)管理，財(cái)務(wù)管理部監(jiān)督。

　　5.7.其他資料的管理要求：

　　5.7.1.在工作中形成的所有與客戶相關(guān)的資料，各部門(mén)及各位職員有義務(wù)主動(dòng)移交總經(jīng)理辦公室，以保證客戶資料真實(shí)和完整。

　　5.7.2.存于公司財(cái)務(wù)管理部的與客戶購(gòu)房、退房相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證資料按會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理辦法執(zhí)行。

　　5.8.非針對(duì)具體業(yè)主的資料的管理

　　此類(lèi)資料分為兩類(lèi)：

　　5.8.1.常規(guī)資料，如入伙通知書(shū)、工程質(zhì)量保修書(shū)、住宅使用說(shuō)明書(shū)、對(duì)全體業(yè)主的公告、認(rèn)購(gòu)書(shū)范本、房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議范本等作為項(xiàng)目文檔的一大類(lèi)，按項(xiàng)目分類(lèi)保存。

　　5.8.2.重大投訴及事件的處理過(guò)程資料按專題建檔，一事一檔，主要責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)資料的收集及管理，事件結(jié)束后整理移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.9.各責(zé)任部門(mén)日常客戶文檔的管理要求：

　　各責(zé)任部門(mén)未到移交時(shí)間的客戶資料必須安排專人、檔案專用裝具妥善保管，可按資料類(lèi)型分別存檔，并建立目錄，按公司秘密信息管理規(guī)范的要求嚴(yán)格控制傳播范圍。

　　5.10.公司客戶檔案的整理要求：

　　客戶資料移交公司后，統(tǒng)一按以下要求整理立卷：

　　5.10.1.客戶文檔的編號(hào)規(guī)則：

　　"具體房號(hào)"：按項(xiàng)目實(shí)際命名房號(hào)表示，包括苑名、棟號(hào)、單元號(hào)、房間號(hào)等，可以用漢字、字母或數(shù)字綜合表示，具體形式不作規(guī)定，但各公司自行編號(hào)的形式必須一致。

　　5.10.2.客戶文檔的屬類(lèi)及整理要求：

　　為規(guī)范客戶的整理要求，文檔實(shí)體分為六組整理：

　　a)銷(xiāo)售、簽約、辦證及入伙資料（必備）：裝訂成冊(cè)，并按固定目錄格式建立檔案目錄。

　　b)維修/賠付資料：按戶整理為活頁(yè)形式，按次數(shù)編寫(xiě)順序號(hào)，建立目錄。

　　c)其他資料：包括訴訟結(jié)案資料等其他經(jīng)營(yíng)管理中與具體客戶發(fā)生的資料。活頁(yè)形式整理，編寫(xiě)順序號(hào)，并建立目錄。其中訴訟結(jié)案資料后要標(biāo)注具體案件卷宗的編號(hào)，以建立參照。

　　d)出租期資料：如是租賃商鋪轉(zhuǎn)為出售，出租期資料單獨(dú)為一組，裝訂成冊(cè)。

　　e)銷(xiāo)售歷史資料：指此房產(chǎn)在出售給最終客戶前發(fā)生的所有銷(xiāo)售情況的記錄，包括認(rèn)購(gòu)書(shū)、房產(chǎn)沒(méi)收審批、撻定等資料，按發(fā)生時(shí)間順序整理并裝訂成冊(cè)。

　　5.10.3.總經(jīng)理辦公室根據(jù)客戶資料移交情況，安排檔案集中整理，并負(fù)責(zé)移交后的資料管理工作。

　　5.10.4.公司客戶檔案統(tǒng)一編制案卷目錄，并注明保存地點(diǎn)。

　　5.10.5.所有資料封面均要標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)及保管理期限：

　　深圳市**房地產(chǎn)有限公司級(jí)文件保存

　　內(nèi)部資料，嚴(yán)禁外傳建檔日期：

　　5.11.客戶資料的借閱管理：

　　5.11.1.建立查閱、借閱登記制度，公司內(nèi)部調(diào)檔查閱，必須由統(tǒng)一進(jìn)行登記，未經(jīng)許可，一律不得帶出檔案室。

　　5.11.2.外單位人員查閱客戶文檔，必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書(shū)，并經(jīng)法律室批準(zhǔn)后方能查閱，并要做好登記工作。

　　5.11.3.確保檔案資料安全，未經(jīng)許可，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

　　5.12.客戶資料的管理期限及銷(xiāo)毀制度

　　5.12.1.客戶資料屬于公司永久保存的檔案，一般不予銷(xiāo)毀。

　　6.支持性文件

　　7.相關(guān)記錄

篇3：機(jī)要文檔管理員職責(zé)

機(jī)要文檔管理員職責(zé)

職責(zé)范圍：
1、協(xié)助經(jīng)理日常工作
2、監(jiān)督各處計(jì)劃完成狀況
3、建立、歸檔資料

工作內(nèi)容：
1、建立住戶檔案，做好住戶的驗(yàn)房、入住、車(chē)輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門(mén)的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。
4、部門(mén)各處的崗位責(zé)任，工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺(tái)帳。
6、建立公司的鑰匙柜，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。
7、協(xié)助部門(mén)主管檢查本部的工作計(jì)劃落實(shí)情況。
8、整理本部門(mén)每月、每年的收入和支出狀況。
9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn)，辦公用品及易耗物品帳目，對(duì)以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報(bào)廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤(pán)點(diǎn)和制表提供數(shù)據(jù)給部門(mén)經(jīng)理。
11、保護(hù)客人隱私