客服部文件管理制度

　　1制度

　　1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。

　　1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報(bào)告、公函、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。

　　1.3任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

　　1.4秘密文件要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。

　　1.5員工個(gè)人檔案、材料屬秘密材料的，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)，禁止將這些資料擅自給他人過目。

　　1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類，其目的都要使查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

　　1.7要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對(duì)過期的文件資料要及時(shí)清理，

　　無保存必要的材料，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。

　　1.8文件具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。

　　1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，任何人不得擅自更改。

　　1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　1.11各部門對(duì)需要辦理的文件，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理，不得延辦、誤辦或推諉，對(duì)辦理完畢的文件，承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報(bào)告。

　　2 規(guī)定

　　為加強(qiáng)文件管理，準(zhǔn)確傳遞文件，提高辦公效率，特制定本規(guī)定。

　　2.1 外部來文的有關(guān)規(guī)定：

　　⑴各上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門及其他單位來文，統(tǒng)一由辦公室簽收;

　　⑵對(duì)收到的外來文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞;

　　⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;

　　⑷根據(jù)總經(jīng)理批示，逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;

　　⑸根據(jù)總經(jīng)理批示，送達(dá)文件辦理部門，并催促辦理;

　　⑹承辦過程中若有疑問，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示，報(bào)告解決;

　　⑺文件閱畢或辦畢，閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報(bào)告，連同原文退回秘書處存檔。

　　2.2 對(duì)外行文有關(guān)規(guī)定：

　　⑴部門對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示和業(yè)務(wù)事項(xiàng)聯(lián)系的文件，均必須送總經(jīng)理審閱后，方可外發(fā)。

　　⑵對(duì)外行文，領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后，原件由部門文員留存、歸檔。

　　⑶對(duì)外行文，統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)、登記和外發(fā)事項(xiàng)。

　　2.3 內(nèi)部行文

　　2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件(包括聯(lián)絡(luò)單)，由各部起草，部門經(jīng)理簽閱。

　　2.3.2 公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單)，由各部收集、存檔和保管，必須保證完整性及連續(xù)性，以便備查。

　　2.4 不論外部行文或內(nèi)部行文，一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號(hào)：西藏藥業(yè)〔20**〕××號(hào)。

　　4.4對(duì)外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個(gè)人簽名或部門名義對(duì)外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號(hào)：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號(hào)

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時(shí)填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報(bào)送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時(shí)，每半年清理一次，沒有及時(shí)存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會(huì)、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對(duì)各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的，由公司專題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時(shí)歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時(shí)歸還，秘密級(jí)以上的文件和檔案，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時(shí)辦理，不得拖延和積壓;對(duì)承辦批示存有異議，及時(shí)提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時(shí)歸卷工作，辦完后，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí)，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù);參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷毀。