X項目物業客服部文件管理制度及規定

　　1制度

　　1.1 客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規等)的收集存檔和保管。

　　1.2 文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業戶檔案、車輛檔案、工作聯絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。

　　1.3 任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　1.4 秘密文件要妥善保管，不準散播其內容，未經總經理批準，不準翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。

　　1.5 員工個人檔案、材料屬秘密材料的，他人無權翻閱，保管人員也不準，禁止將這些資料擅自給他人過目。

　　1.6 文件資料等要進行字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的都要使查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

　　1.7 要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要及時清理，無保存必要的材料，經總經理批準可做銷毀處理。

　　1.8 文件具有較強的嚴肅性和權威性，一經發文必須執行。

　　1.9 文件一經領導簽發，任何人不得擅自更改。

　　1.10 文件分發傳遞必須做到及時、準確、安全。

　　1.11 各部門對需要辦理的文件，應當認真辦理，不得延辦、誤辦或推諉，對辦理完畢的文件，承辦人應填寫結果和報告。

　　2 規定

　　為加強文件管理，準確傳遞文件，提高辦公效率，特制定本規定。

　　2.1 外部來文的有關規定：

　　⑴ 各上級機關、政府部門及其他單位來文，統一由辦公室簽收;

　　⑵ 對收到的外來文件，應及時進行分類、登記和分發傳遞;

　　⑶ 外來文件原則上先送總經理閱批;

　　⑷ 根據總經理批示，逐一傳遞各部門經理傳閱;

　　⑸ 根據總經理批示，送達文件辦理部門，并催促辦理;

　　⑹ 承辦過程中若有疑問，應及時請示，報告解決;

　　⑺ 文件閱畢或辦畢，閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告，連同原文退回秘書處存檔。

　　2.2 對外行文有關規定：

　　⑴ 部門對外的報告、請示和業務事項聯系的文件，均必須送總經理審閱后，方可外發。

　　⑵ 對外行文，領導批轉后，原件由部門文員留存、歸檔。

　　⑶ 對外行文，統一由部門文員負責進行編號、登記和外發事項。

　　2.3 內部行文

　　2.3.1公司內部一般性業務往來文件(包括聯絡單)，由各部起草，部門經理簽閱。

　　2.3.2 公司內部文件(包括聯絡單)，由各部收集、存檔和保管，必須保證完整性及連續性，以便備查。

　　2.4 不論外部行文或內部行文，一律由秘書、文員、內勤傳遞。

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記。總經辦需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。