1.目的

　　為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,加強(qiáng)文件起草的準(zhǔn)確性和文件執(zhí)行的有效性,特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于方正物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。

　　3.文件的類別、定義

　　3.1類別:

　　3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等。

　　3.2定義:

　　3.2.1對公司范圍內(nèi)的工作事務(wù)制訂帶有約束性的規(guī)章制度,用"管理制度"或"管理規(guī)定"。 規(guī)定某些事項(xiàng)的工作流程或各部門的職責(zé)、職權(quán)的規(guī)章制度文件用"管理辦法"。

　　3.2.2向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、::公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)工作時(shí),用"請示"或"報(bào)告"文種。同一級別請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí),可用"申請";經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示文件,可用傳真。

　　3.2.3上級部門向下級部門傳達(dá)重要情況,用"通報(bào)"或"決定"。

　　3.2.4對公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)定等,用"通知"。

　　3.2.5與集團(tuán)兄弟公司進(jìn)行工作接洽,需對方給以反饋時(shí),要求填寫中頤集團(tuán)工作聯(lián)絡(luò)函。

　　3.2.6對周例會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、部門工作溝通會(huì)等會(huì)議的內(nèi)容綱要,規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等,用"會(huì)議紀(jì)要",并發(fā)給相關(guān)與會(huì)人員。

　　4、文件格式

　　4.1規(guī)章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數(shù)組成。

　　4.1.1首頁表頭格式:

　　說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標(biāo)、權(quán)責(zé)單位、總頁數(shù)、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。

　　[右上角注釋]:要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。(如公司發(fā)的管理制度,為“方正物業(yè)公司管理制度”;如公司發(fā)的管理辦法,為“方正物業(yè)公司管理辦法”,依此類推。)

　　[公司商標(biāo)]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標(biāo)。

　　[權(quán)責(zé)單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門)。

　　[總頁數(shù)]:共多少頁(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何時(shí)起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。

　　[編號]:由發(fā)文單位代號、年度及三位序數(shù)組成。

　　發(fā)文單位代號一般為各發(fā)文單位的第一個(gè)字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務(wù)部-“客字”、財(cái)務(wù)部-“財(cái)字”、物業(yè)管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。

　　如:行政人事部2006年制定的第一項(xiàng)管理制度編號為:人字(06)001;

　　[擬稿人]:擬稿人簽名。

　　[審核人]:審核人簽名。

　　[審批人]:審批人簽名。

　　[主題]:文件的題目。

　　[歸檔密級] 根據(jù)文件的保密程度,分為普通、機(jī)密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負(fù)責(zé),密級以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

　　4.1.2.正文基本要求

　　正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。

　　[目的]:制定文件的原因及意義。

　　[適用范圍]:收文單位及執(zhí)行對象。

　　[內(nèi)容]:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符,以審批人簽名的原件為準(zhǔn)。

　　[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。

　　4.1.3. 字體、字符與行間距

　　[字體] 為使文件有統(tǒng)一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間相互傳送時(shí)無法顯現(xiàn)。

　　表頭內(nèi)字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復(fù)制。

　　內(nèi)容可使用字體:宋體。

　　可使用字號:正文使用小四號字。

　　行間距:1.5倍行距。

　　頁尾:每頁頁尾設(shè):第幾頁,共幾頁。

　　4.1.4. 條款的編排序號

　　1.

　　1.1.

　　1.2.

　　2.

　　2.1.

　　2.1.1.

　　…… 以此類推

　　4.2 其它公文格式

　　除規(guī)章制度外,公司其它各類公文如請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等,均統(tǒng)一采用集團(tuán)公司規(guī)定的公文格式(見附件)印發(fā)。

　　5、文件處理

　　5.1擬稿與審核。

　　5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團(tuán)公司、公司有關(guān)規(guī)定;情況真實(shí),觀點(diǎn)明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時(shí)間等,要具體、準(zhǔn)確。

　　5.1.2擬稿部門負(fù)責(zé)人要對文件內(nèi)容進(jìn)行審稿以及對文件格式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

　　5.1.3規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。

　　5.2簽發(fā)。

　　5.2.1公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號發(fā)放,并設(shè)立 “文件發(fā)放登記表”進(jìn)行發(fā)放登記。

　　5.2.2公司其它各類工作聯(lián)絡(luò)函、請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、等,由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。

　　5.2.3秘密公文不得復(fù)印,摘抄、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞時(shí)必須采取相應(yīng)保密措施。

　　5.2.4所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對已簽發(fā)的文件,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,對公文內(nèi)容不得自行修改。

　　6、宣貫執(zhí)行

　　6.1.1公司文件發(fā)放后,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)在本部門內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫,并落實(shí)執(zhí)行。重要文件學(xué)習(xí)完后必須組織學(xué)習(xí)者簽名。

　　6.1.2文件的學(xué)習(xí)與執(zhí)行由行政人事部負(fù)責(zé)抽查。

　　7、文件的保管、歸檔與作廢

　　7.1規(guī)章制度及公司重要公文,由行政人事部負(fù)責(zé)保管。設(shè)立文件目錄方便查索,并將“文件發(fā)放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。

　　7.2一般往來公文由各部門負(fù)責(zé)人保管,并定期整理,設(shè)立目錄,方便查索。

　　7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:

　　7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。

　　7.3.2重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、::規(guī)范、決定等未編號文件。

　　7.3.3政府頒布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。

　　7.4文件的作廢:當(dāng)新修訂文件下發(fā)后,被替代文件同時(shí)作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時(shí)將被替代文件銷毀。

　　7.5所有文件均列入責(zé)任人離任交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容進(jìn)行檢查。

　　8、集團(tuán)文件與外來文件

　　8.1對于集團(tuán)公司下發(fā)的文件及外來文件均由行政人事部負(fù)責(zé)接收,其收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、歸檔。?

　　8.2行政人事部收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,及時(shí)分送相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)。有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)學(xué)習(xí)與落實(shí)執(zhí)行,并做好歸檔。

　　9、表單

　　9.1對于公司常用的表單統(tǒng)一表單頭格式如下:

　　10、違反上述條款中任何一款,視情節(jié)輕重,對責(zé)任人按50-200元進(jìn)行處罰。

　　11、附件

　　11.1請示、報(bào)告、申請公文模式

　　11.2 通知、通報(bào)、決定公文模式

　　11.3會(huì)議紀(jì)要公文模式

　　11.4工作聯(lián)絡(luò)函公文模式

　　11.5文件發(fā)放登記表

　　11.6文件目錄

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報(bào)的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個(gè)人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時(shí)填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報(bào)送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時(shí)，每半年清理一次，沒有及時(shí)存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會(huì)、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的，由公司專題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時(shí)歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時(shí)歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個(gè)人對承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時(shí)辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時(shí)提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時(shí)歸卷工作，辦完后，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí)，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù);參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷毀。