PM集團文件管理制度

　　一、公司文件管理分為發文、收文、內部文件處理和立卷歸檔等，處理文件必須做到及時、準確、周密、安全。

　　二、發文處理程序包括起草、核稿、簽發、會簽、繕印、蓋章、存檔和發送，凡屬綜合性、全公司性的文件由行政管理部起草，凡屬專業性的文件由各專業部室起草。各部室以公司名義草擬的文件由行政管理部審稿，擬稿不合要求的，要重新擬稿，稿件若有較大改動，應通知起草人。稿件審核完畢后，呈送總經理簽發，屬專業性文件，呈送分管經理簽發，屬便函性文件由各部室起草簽發。簽發的文件由行政管理部統一登記、編號、打印，由起草者校對無誤后交行政管理部印發。

　　三、上級機關、同級單位及有關單位為傳達精神、聯系工作和交流情況所發來的文件、電報、信函、內部刊物、資料等，均由行政管理部負責簽發、拆封、登記、分類、分發、催辦和歸檔。

　　四、公司收文一律由文員登記，逐份貼上《收文登記卡》后送交行政管理部主任簽發處理意見。一般文件應做到送不過日，急件要加簽“急件”，隨收隨送。公司人員外出開會帶回的文件及材料，要及時送交行政管理部進行處理。文員按批閱意見分別傳送公司有關領導及各部室。傳閱文件在各部室停留時間不得超過兩天。

　　五、文件傳閱或處理完畢后，公司領導和有關部室負責人要在文件處理單上簽字或簡要說明處理意見，全部閱完后由行政管理部催收歸檔。

　　六、行政管理部收到的急件如遇公司領導不在，有權直接發送到有關部室閱辦，不可耽誤文件要求的有關事項，事后應由行政管理部負責向公司經理匯報文件處理情況。

　　七、文件歸檔后應嚴格執行保管制度，傳借閱文件要填寫借閱登記表，借閱者要妥善保管，不得丟失和外傳，否則追究有關人員的行政和經濟責任的，后果嚴重的，依法處理。

　　八、文件的復印須經過行政管理部主任同意，否則如出現泄密等問題，將追究有關人員的責任，后果嚴重的給予嚴重處分。

　　九、各項目部、各部門請示文件(費用審批單)按照各自管理流程，經相關部門和分管領導簽批后(異地分公司傳真上報文件時，應標注首報部門)，統一報送行政管理部，由行政管理部報送總經理審批。需報送董事長審批的，由行政管理部匯總后報PM集團。未經行政管理部報批和分發的，出現問題責任自負。

　　1、請示文件(費用審批單)按照輕重緩急，分為特急、緊急、一般三個等級。須在當日批復的為特急(用“☆☆☆”標注);須在2-3天內批復的為緊急(用“☆☆”標注);其它文件為一般(用“☆”標注)。標注符號置于請示文件中文號與簽批人欄正中，費用審批單中文號后。

　　2、各部門、各項目部負責人要嚴格把握文件(審批單)等級，合理確定文件等級，不得隨意濫用。

　　3、行政管理部根據文件等級，對未在規定時間內批復的，電話請示相關領導，在請示文件中詳細注明電話請示時間及批復內容，并及時反饋呈報部門，后補辦審批手續。

　　4、行政管理部建立《收文登記簿》，對所有來文(包括傳真件)進行逐一登記。按照文件等級分設文件夾，區別報批。建立《發文登記簿》，對各類發文逐一記錄，收文人簽收。通過OA辦公系統收文、發文的，記錄收、發文時間。

　　5、文件下發后，各部門負責人必須在24小時內，組織所屬員工進行認真學習。對領導批示批復必須在第一時間落實。員工在學習后必須在文件背面簽字證實，缺少簽字的視為沒有組織學習。不及時組織學習，給予部門負責人100元經濟處罰，影響工作的，同時承擔所有責任。

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記。總經辦需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。