PM集團(tuán)文件管理制度

　　一、公司文件管理分為發(fā)文、收文、內(nèi)部文件處理和立卷歸檔等，處理文件必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、周密、安全。

　　二、發(fā)文處理程序包括起草、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、繕印、蓋章、存檔和發(fā)送，凡屬綜合性、全公司性的文件由行政管理部起草，凡屬專業(yè)性的文件由各專業(yè)部室起草。各部室以公司名義草擬的文件由行政管理部審稿，擬稿不合要求的，要重新擬稿，稿件若有較大改動(dòng)，應(yīng)通知起草人。稿件審核完畢后，呈送總經(jīng)理簽發(fā)，屬專業(yè)性文件，呈送分管經(jīng)理簽發(fā)，屬便函性文件由各部室起草簽發(fā)。簽發(fā)的文件由行政管理部統(tǒng)一登記、編號(hào)、打印，由起草者校對(duì)無誤后交行政管理部印發(fā)。

　　三、上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)單位及有關(guān)單位為傳達(dá)精神、聯(lián)系工作和交流情況所發(fā)來的文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料等，均由行政管理部負(fù)責(zé)簽發(fā)、拆封、登記、分類、分發(fā)、催辦和歸檔。

　　四、公司收文一律由文員登記，逐份貼上《收文登記卡》后送交行政管理部主任簽發(fā)處理意見。一般文件應(yīng)做到送不過日，急件要加簽“急件”，隨收隨送。公司人員外出開會(huì)帶回的文件及材料，要及時(shí)送交行政管理部進(jìn)行處理。文員按批閱意見分別傳送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及各部室。傳閱文件在各部室停留時(shí)間不得超過兩天。

　　五、文件傳閱或處理完畢后，公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部室負(fù)責(zé)人要在文件處理單上簽字或簡要說明處理意見，全部閱完后由行政管理部催收歸檔。

　　六、行政管理部收到的急件如遇公司領(lǐng)導(dǎo)不在，有權(quán)直接發(fā)送到有關(guān)部室閱辦，不可耽誤文件要求的有關(guān)事項(xiàng)，事后應(yīng)由行政管理部負(fù)責(zé)向公司經(jīng)理匯報(bào)文件處理情況。

　　七、文件歸檔后應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，傳借閱文件要填寫借閱登記表，借閱者要妥善保管，不得丟失和外傳，否則追究有關(guān)人員的行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的，后果嚴(yán)重的，依法處理。

　　八、文件的復(fù)印須經(jīng)過行政管理部主任同意，否則如出現(xiàn)泄密等問題，將追究有關(guān)人員的責(zé)任，后果嚴(yán)重的給予嚴(yán)重處分。

　　九、各項(xiàng)目部、各部門請(qǐng)示文件(費(fèi)用審批單)按照各自管理流程，經(jīng)相關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后(異地分公司傳真上報(bào)文件時(shí)，應(yīng)標(biāo)注首報(bào)部門)，統(tǒng)一報(bào)送行政管理部，由行政管理部報(bào)送總經(jīng)理審批。需報(bào)送董事長審批的，由行政管理部匯總后報(bào)PM集團(tuán)。未經(jīng)行政管理部報(bào)批和分發(fā)的，出現(xiàn)問題責(zé)任自負(fù)。

　　1、請(qǐng)示文件(費(fèi)用審批單)按照輕重緩急，分為特急、緊急、一般三個(gè)等級(jí)。須在當(dāng)日批復(fù)的為特急(用“☆☆☆”標(biāo)注);須在2-3天內(nèi)批復(fù)的為緊急(用“☆☆”標(biāo)注);其它文件為一般(用“☆”標(biāo)注)。標(biāo)注符號(hào)置于請(qǐng)示文件中文號(hào)與簽批人欄正中，費(fèi)用審批單中文號(hào)后。

　　2、各部門、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把握文件(審批單)等級(jí)，合理確定文件等級(jí)，不得隨意濫用。

　　3、行政管理部根據(jù)文件等級(jí)，對(duì)未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)批復(fù)的，電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在請(qǐng)示文件中詳細(xì)注明電話請(qǐng)示時(shí)間及批復(fù)內(nèi)容，并及時(shí)反饋呈報(bào)部門，后補(bǔ)辦審批手續(xù)。

　　4、行政管理部建立《收文登記簿》，對(duì)所有來文(包括傳真件)進(jìn)行逐一登記。按照文件等級(jí)分設(shè)文件夾，區(qū)別報(bào)批。建立《發(fā)文登記簿》，對(duì)各類發(fā)文逐一記錄，收文人簽收。通過OA辦公系統(tǒng)收文、發(fā)文的，記錄收、發(fā)文時(shí)間。

　　5、文件下發(fā)后，各部門負(fù)責(zé)人必須在24小時(shí)內(nèi)，組織所屬員工進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示批復(fù)必須在第一時(shí)間落實(shí)。員工在學(xué)習(xí)后必須在文件背面簽字證實(shí)，缺少簽字的視為沒有組織學(xué)習(xí)。不及時(shí)組織學(xué)習(xí)，給予部門負(fù)責(zé)人100元經(jīng)濟(jì)處罰，影響工作的，同時(shí)承擔(dān)所有責(zé)任。

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號(hào)：西藏藥業(yè)〔20**〕××號(hào)。

　　4.4對(duì)外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個(gè)人簽名或部門名義對(duì)外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號(hào)：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號(hào)

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時(shí)填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報(bào)送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時(shí)，每半年清理一次，沒有及時(shí)存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會(huì)、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對(duì)各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的，由公司專題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時(shí)歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時(shí)歸還，秘密級(jí)以上的文件和檔案，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時(shí)辦理，不得拖延和積壓;對(duì)承辦批示存有異議，及時(shí)提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時(shí)歸卷工作，辦完后，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí)，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù);參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷毀。