物業(yè)公司文件檔案管理制度

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

篇2：公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍規(guī)定

　　公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍的規(guī)定

　　1.文件和檔案的密級(jí)度分為絕密級(jí)、秘密級(jí)和內(nèi)部文件三級(jí)。絕密級(jí)文件一般可存放于行政辦公室，秘密級(jí)文件資料一般可存放于部門(mén)經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門(mén)秘書(shū)處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產(chǎn)生部門(mén)的經(jīng)理和總監(jiān)級(jí)以上人員;

　　(2)秘密--文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、有關(guān)的部門(mén)經(jīng)理;

　　(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門(mén)的員工。

　　3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類(lèi)涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營(yíng)管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè);日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果;客戶(hù)情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;

　　(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門(mén)制度和部門(mén)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。

篇3：酒店檔案文件借閱規(guī)定（5）

　　酒店檔案文件借閱規(guī)定(五)

　　1、借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)文件必須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱;

　　2、案卷不能借出，只供在辦公室閱看;

　　3、文件、資料借閱期限不得超過(guò)一個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);

　　4、借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任;

　　5、借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo);

　　6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離辦公室。