太陽(yáng)城管理處物業(yè)資料管理

　　物業(yè)資料是物業(yè)管理的重要資源。我們將本著"集中化，有序化，信息化，科學(xué)化"的管理原則，實(shí)行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制，建立檔案管理系統(tǒng)。

　　小區(qū)運(yùn)作伊始，我們就將建立詳盡完善的物業(yè)檔案資料，為以后的管理打下良好的基礎(chǔ)。以機(jī)電設(shè)備資料為例：

　　（一）原始基礎(chǔ)資料

　　包括各設(shè)備設(shè)施的原始技術(shù)資料、技術(shù)參數(shù)，竣工圖紙，檢驗(yàn)合格證書和質(zhì)量保證書，單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)報(bào)告，系統(tǒng)加壓測(cè)試報(bào)告等。

　　（二）運(yùn)行管理資料

　　對(duì)所有設(shè)備設(shè)施及機(jī)房、管井進(jìn)行編號(hào)掛牌，各類管道、流向、閥門狀態(tài)等清楚標(biāo)示，各類安全警示牌放置到位；劃分責(zé)任區(qū)，指定責(zé)任人，并記錄在案。

　　按設(shè)備的具體情況制訂操作規(guī)程、機(jī)房管理規(guī)定，繪制各類系統(tǒng)流程示意圖，放置在適當(dāng)位置，并復(fù)制存檔。

　　建立設(shè)備卡，除抄錄設(shè)備的原始技術(shù)資料外，每次維修保養(yǎng)的過(guò)程特別是原始技術(shù)資料中無(wú)法反映的零配件型號(hào)等均需記錄在卡，便于日后維修。

　　日常運(yùn)行資料：如運(yùn)行數(shù)據(jù)記錄表，設(shè)備巡查記錄，都應(yīng)忠實(shí)記錄并留存在檔。

　　工程改造資料：在小區(qū)運(yùn)作中，不可避免的會(huì)發(fā)生各種工程改造，所有的技術(shù)資料、圖紙均需詳細(xì)編目留存，以備日后詢查。

　　詳細(xì)檔案資料的分類管理（見(jiàn)表一、表二）

　　表一物業(yè)接管移交資料

　　名稱資料內(nèi)容

　　工程建筑

　　產(chǎn)權(quán)資料A：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

　　B：建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證

　　C：拆遷安置資料

　　工程技術(shù)資料A：紅線圖、總平面圖

　　B：地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

　　C：工程合同、工程預(yù)決算

　　D：工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單

　　E：竣工圖：1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　2、消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　F：房屋、消防竣工驗(yàn)收證明書

　　G：鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　H：新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　I：供水、供電、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及技術(shù)資料

　　J：綠化工程竣工圖

　　K：其他技術(shù)資料

　　表二 管理檔案資料

　　名稱資料內(nèi)容

　　物業(yè)資料房屋基本資料、分區(qū)資料

　　事務(wù)資料A：事務(wù)值班表B：事務(wù)交接記錄表

　　C：日常事務(wù)巡視記錄D：事務(wù)回訪登記表

　　E：搬出（入）物品登記表

　　維修資料A：日常維修記錄表B：公共設(shè)施維修記錄表C：大中修記錄表

　　護(hù)管交通

　　管理資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

　　B：查崗記錄

　　C：物資搬運(yùn)放行記錄、

　　D：車輛管理記錄E：緊急事件處理記錄

　　設(shè)備管理資料A：公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

　　B：各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄

　　C：設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄D：設(shè)備檢查記錄

　　員工管理資料A：?jiǎn)T工個(gè)人資料、聘用表 B：?jiǎn)T工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄

　　C：?jiǎn)T工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄D：?jiǎn)T工培訓(xùn)考核記錄

　　F：重要崗位員工地址、電話等記錄

　　客戶反饋資料A：客戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

　　B：客戶投訴及處理記錄表

　　行政文件資料A：主管人員值班及督察記錄

　　B：政府部門文件

C：主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件及兄弟單位資料

　　D：管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

　　E：管理處榮譽(yù)一覽表

　　F：管理處會(huì)議記錄

篇2：物業(yè)檔案、資料管理的內(nèi)容

　　物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容

　　1、資料的收集

　　資料的收集堅(jiān)持"來(lái)源多、內(nèi)容廣"的原則。從物業(yè)管理的實(shí)際工作出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源，從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體維護(hù)到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　2、檔案資料的分類

　　所收集的檔案資料，根據(jù)其來(lái)源、內(nèi)容、形式，進(jìn)行集中整理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　移交資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　規(guī)劃資料

　　1.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　2.用地批準(zhǔn)文件

　　3.投資許可證、建筑許可證、開(kāi)工許可證

　　4.拆遷安置資料

　　5.房地產(chǎn)平面圖

　　工程技術(shù)資料

　　1.竣工圖、總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2.地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件

　　3.工程合同及竣工報(bào)告

　　4.工程預(yù)決算

　　5.圖紙會(huì)審記錄

　　6.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　7.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　8.沉降觀察記錄

　　9.竣工驗(yàn)收證明書

　　10.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　11.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　12.水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

　　13.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　14.供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告

　　15.園林綠化圖紙和清樣

　　16.設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明，質(zhì)保書和保修單

　　17.工程監(jiān)理報(bào)告

　　日常物業(yè)管理檔案、信息資料

　　項(xiàng)目資料名稱

　　物業(yè)資料--物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料等

　　業(yè)主資料--業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、租賃合同、物品出入登記等

　　裝修資料--裝修申請(qǐng)表、報(bào)建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書、裝修施工人員出入證、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄等

　　維修資料--維護(hù)計(jì)劃與方案、維修申報(bào)表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等

　　綠化養(yǎng)護(hù)資料--綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、禮儀擺花協(xié)議等

　　清潔、保潔資料--清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等

　　消防管理資料--消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運(yùn)行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等

　　治安交通管理資料--日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

　　設(shè)備管理資料--設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等

　　社區(qū)文化活動(dòng)資料--活動(dòng)實(shí)施方案、活動(dòng)宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報(bào)導(dǎo)、總結(jié)報(bào)告等

　　員工管理資料--員工個(gè)人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等

　　服務(wù)質(zhì)量反饋資料--服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等行政文件資料--政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;房地產(chǎn)公司有關(guān)文件、通知、函件;物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件;物業(yè)榮譽(yù)檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等

　　3、檔案資料管理的要點(diǎn)

　　⑴、重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過(guò)雙方負(fù)責(zé)人或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

　　⑵、檔案資料實(shí)行專人專職管理。

　　⑶、檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必須經(jīng)過(guò)審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。

　　⑷、檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負(fù)責(zé)人或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。

　　⑸、檔案資料的管理必須做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。

　　4、檔案資料管理制度

　　⑴、管理處檔案資料員負(fù)責(zé)整理收集各類檔案資料。

　　⑵、管理處工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄，以便檔案員收集。

　　⑶、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄，其他資料確沒(méi)有原始記錄，也可存復(fù)印件。

　　⑷、檔案員負(fù)責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防高溫工作。

　　⑸、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理處相關(guān)資料。

　　⑹、已歸檔的資料，每月進(jìn)行抽查，每季進(jìn)行全面檢查，年度進(jìn)行清理、檢查，對(duì)超期或已無(wú)保存價(jià)值的檔案，嚴(yán)格按銷毀規(guī)程進(jìn)行。

　　⑺、對(duì)外借閱

　　用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料，須向管理處提出書面申請(qǐng)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特殊情況需復(fù)印的，應(yīng)交納一定的保證金。

　　⑻、對(duì)內(nèi)借閱

　　管理處內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時(shí)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案室檔案員查找，但不得隨意復(fù)印。

　　5、檔案資料管理體系

　　檔案資料管理系統(tǒng)(略)

　　6、檔案資料銷毀規(guī)程

　　⑴、每年年底由檔案資料員對(duì)檔案資料作一次全面認(rèn)真檢查、整理，并提出超過(guò)期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案。

　　⑵、根據(jù)各類檔案資料的保管期限，在確定該檔案已超過(guò)保存期限或已無(wú)保存價(jià)值時(shí)，由檔案資料員填寫銷毀單并報(bào)主任鑒定。

　　⑶、主任在接到銷毀單10個(gè)工作日內(nèi)，結(jié)合實(shí)際情況，并經(jīng)管理處辦公會(huì)議進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)誤后，執(zhí)行銷毀。

　　⑷、銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)有詳細(xì)記錄。

篇3：物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來(lái)文件的管理。

　　3.0職責(zé)

　　品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點(diǎn)和實(shí)施

　　4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

　　4.2質(zhì)量體系文件的使用。

　　4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

　　4.3質(zhì)量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

　　4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

　　4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格，經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng)，則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

　　4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改，但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí)，則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

　　4.4.4問(wèn)更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定，并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行，但劃改時(shí)，應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

　　4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

　　文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別，在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄，以便核對(duì)、識(shí)別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應(yīng)予以換版：

　　（1）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）時(shí)；

　　（2）同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

　　4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

　　4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁(yè)或新版的同時(shí)，撤回舊頁(yè)或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁(yè)或舊版本文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（如一年）集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并在其每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

　　4.6外來(lái)文件的管理。

　　4.6.1外來(lái)文件包括：

　　（1）本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例；

　　（2）本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　　（3）業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來(lái)文、來(lái)函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來(lái)文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài)，既在其封面或首頁(yè)上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的，還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

　　4.6.3對(duì)于外來(lái)文件，品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳，以便追溯其來(lái)源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件一律應(yīng)歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)（外來(lái)文件除外）。

　　4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁(yè)、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定，對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

　　4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一：

　　（1）是公司的服務(wù)對(duì)象；

　　（2）是公司的主管上級(jí)；

　　（3）是公司的承包方；

　　（4）按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)

和技術(shù)機(jī)密，但上款第4項(xiàng)的除外。

　　4.10人員離開(kāi)公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí)，品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件，并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

　　4.11公開(kāi)文件的控制。

　　4.11.1凡公開(kāi)的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開(kāi)的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

　　4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開(kāi)文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　4.11.4凡公開(kāi)的文件夾發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)以原公開(kāi)的形式，在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改，以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，包括公開(kāi)張貼文件其中的部分（外來(lái)文件除外），均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼：

　　6.0相關(guān)支持文件。