1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3
《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](QR-WD01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b)未被質量體系引用的外來文件: 2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議: 3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標準性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](QR-WD01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](QR-WD01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](QR-WD01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)A級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)B級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)C級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](QR-WD01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](QR-WD01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](QR-WD01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
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序號 |
名稱 |
編號 |
存放地點 |
存放時間 |
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1 |
[印制文件登記表] |
QR-WD01-02-01 |
辦公室 |
一年 |
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2 |
[存檔備案資料目錄] |
QR-WD01-02-02 |
辦公室 |
長期 |
|
3 |
[文件分發(fā)登記表] |
QR-WD01-02-03 |
辦公室 |
一年 |
|
4 |
[文件、資料借閱登記表] |
QR-WD01-02-04 |
辦公室 |
一年 |
|
5 |
[文件復印登記表] |
QR-WD01-02-05 |
辦公室 |
一年 |
|
6 |
[文件補發(fā)申請表] |
QR-WD01-02-06 |
辦公室 |
一年 |
|
7 |
[作廢、銷毀文件登記表] |
QR-WD01-02-07 |
辦公室 |
一年 |
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
篇2：探析物業(yè)管理文件資料送達和簽收
探析物業(yè)管理文件資料送達和簽收
作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。
案例一：入伙后，管理處接到房屋質量問題的報修，經(jīng)過現(xiàn)場查看，初步判定是施工質量問題，工作人員填寫《工程質量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負責人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？
案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒有來辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復印件上的地址寄發(fā)了催費通知單。請問，按這個地址寄發(fā)的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？
案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達和通訊地址問題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ?、?jīng)常發(fā)生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負責人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”
但事實呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。
案例一：經(jīng)過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負責人？即便證明了簽字人是施工單位的負責人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？
案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業(yè)主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準。
那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風險呢？
一、關于通訊地址和聯(lián)系人的問題。
1、新項目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。
2、新項目辦理業(yè)主入伙時，請業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請業(yè)主提供電子郵件地址。
3、如業(yè)主沒有辦理入伙手續(xù)，待入伙過程結束后，向發(fā)展商確認業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準，如業(yè)主更改了通訊地址，應以最后登記地址為準，并復印該合同和文件存檔）。
4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。
5、對于工程維保單位?？稍谌牖锴?，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會議紀要》形式），約定各個施工單位負責接收《維修通知單》負責人，并請負責人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負責人及簽字樣本。
6、對于其他供方、合作方及關聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。
二、關于文件資料的送達和簽收問題。
送達是法律術語，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達做出規(guī)范，但在實際工作，文件資料送達是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發(fā)展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：
1、向業(yè)主送達催費通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。
2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。
3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務協(xié)議》、《物業(yè)服務合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒有業(yè)主同意或認可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。
4、發(fā)展商或相關單位發(fā)函。
（1）使用傳真方式，但沒有合同或協(xié)議約定傳真號碼。
?。?）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負責人或具有收發(fā)文件職責的行政、門崗人員。
?。?）發(fā)文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。
（4）發(fā)文單位請簽收人在發(fā)函函件復印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細的簽收單位和簽收人的職務，證據(jù)力很弱。
那我們在實踐中如何送達和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據(jù)。我們可以：
1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預留簽名樣式），以便文件的直接送達。
2、直接送達。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。
3、郵寄送達。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達。但須注意：
?。?）發(fā)件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細記載文件的準確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業(yè)服務費催繳通知單、文件份數(shù)和頁數(shù)、欠費期間、欠費金額等”）。
?。?）保存好快遞運單的底單和函件復印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。
（3）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。
?。?）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。
?。?）、重要文件或需要證據(jù)力很強的文件，可采用“公正送達”。
4、電子郵箱送達。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達被送達人的特定系統(tǒng)就視為送達，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：
?。?）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。
（2）對外發(fā)送相關郵件時務必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設置上，設置發(fā)送回執(zhí)，這樣對方收到郵件后打開即發(fā)送送達回執(zhí)，表明對方已收到。
?。?）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。
（4）通過郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。
?。?）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。
在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關供方送達文件資料，在直接送達存在困難的情況下，我建議應采用快遞和電子郵件形式送達。
三、關于外來函件的簽收問題。
我們在日常工作中，經(jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結，因為大家通常認為簽收函件就相當于確認了函件的內(nèi)容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關權利處分的事宜時，當場不要做任何有關責任方面的承諾即可。
那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？
1、簽收確認。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備隨時查詢。
2、如有異議應及時回函。對來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。
3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。
以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。
周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期
篇3：地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：
第一部分：公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查；
各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；
3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度）；
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結；
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等；
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；
7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；
8.公司法律事務管理方面的文件材料；
9.公司各項目的技術圖紙等資料；
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：
1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；
2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；
3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損
文章 文章、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清m.dewk.cn理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
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