物業(yè)程序文件：文件資料管理程序
1.目的
規(guī)范公司和各管理處/部門文件資料的管理，確保文件資料處于受控狀態(tài)。
2.范圍
適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。
3、定義
無
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)頻次/時間
總經(jīng)理審批公司紅頭文件，必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
分管負責(zé)人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
管理處/部門負責(zé)人審批以本管理處/部門名義發(fā)布的文件。
對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時
經(jīng)辦人員編制需發(fā)布的文件、辦理文件規(guī)定的相關(guān)事項。及時
文件管理員文件的管理、控制。及時
辦公室負責(zé)對物業(yè)公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時
5.方法及過程控制
5.1文件的分類
5.1.1行政文件：公司級人事任免、獎懲決定、對內(nèi)外發(fā)文等以紅頭文件形式發(fā)布，公司日常往來函、公司級會議紀要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發(fā)布。
5.1.2業(yè)務(wù)文件：包括各類管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說明書等。
5.1.3其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報等（不需編號）。
5.1.4外來文件：包括外來公文和外來標準/法規(guī)。外來公文指政府部門、上級公司下發(fā)的公文。外來標準/法規(guī)指政府部門制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標準、管理/技術(shù)標準、法律法規(guī)；上級公司下發(fā)的各種管理制度等。
5.2文件的編碼及格式
5.2.1公司級行政文件編號方法為：物總字【年度】序號，序號為三位數(shù)。須經(jīng)辦公室審批、統(tǒng)一管理。紅頭文件格式如下：
紅色文件頭
編號（小四宋體）
文件名稱（小二號黑體、加粗）
文件內(nèi)容（小四號宋體）
簽署人（四號宋體）
（小四號宋體）zz物業(yè)管理有限公司
（小四號宋體，中文數(shù)字）二○○五年六月七日
5.2.2部門級行政文件編號方法為：部門/管理處簡稱【年度】序號，序號為三位數(shù)。部門/管理處簡稱如：辦公室、品質(zhì)、財務(wù)、經(jīng)管、世貿(mào)、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青，如增加新部門/管理處，由品質(zhì)管理部確定部門簡稱。格式為：
物業(yè)公司文件（小三號黑體、加粗）
文件編號（四號黑體）
文件名稱（小二號黑體、加粗）
文件內(nèi)容（小四號宋體）
（小四號宋體）zz物業(yè)管理有限公司
（小四號宋體）部門/管理處名稱
（小四號宋體）簽名：
（小四號宋體，中文數(shù)字）二○○五年七月十五日
注：業(yè)務(wù)部門文件的字體須符合以上要求，字號可根據(jù)具體情況確定，但須保持文件各部分字號大小的協(xié)調(diào)性。
5.2.3業(yè)務(wù)文件格式
5.2.3.1組織架構(gòu)和職務(wù)說明書
*****組織架構(gòu)/職務(wù)說明書（三號黑體、加粗）
部門/管理處簡稱-年度-編號（每年從01開始）（小四黑體）
文件內(nèi)容（宋體）
編制：審核：審批：（宋體）
年月日年月日年月日（宋體）
5.2.3.2各類管理制度
A.文件表頭樣式
***（管理處/部門名稱）管理制度編號TJzzWY（部門簡稱）-***
名稱版本
A/0第頁 共頁編制更改審核批準生效期年 月 日
B.管理處/部門可根據(jù)需要將管理制度分為"顧客關(guān)系"、"環(huán)境"、 "職能"、 "安全"、"工程"等類別，并通過文件編號予以區(qū)分，如：花園新城"客戶關(guān)系"類文件編號為"TJzzWY（新城）- K**（**：為序號，從01開始）"。
C.版本控制：按體系文件控制方法執(zhí)行。
5.3文件的發(fā)布
5.3.1所有文件均需經(jīng)過審批后方可發(fā)布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。
5.3.2重要文件送達開發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會及相關(guān)業(yè)務(wù)單位時，須請對方在《文件發(fā)放簽收表》簽收，并保存簽收記錄。
5.4文件的更改
5.4.1文件如需更改，須由原文件擬定部門進行更改并按文件原審批程序重新報批。
5.5外來文件的處理
5.5.1當管理處收到外來公文需處理時，填寫《文件處理表》，由管理處負責(zé)人提出處理意見，同時抄送辦公室、品質(zhì)管理部，必要時報相關(guān)職能部門提出處理意見后進行處理，處理完后由文件管理員負責(zé)存檔。
5.5.2 收到外來標準/法規(guī)時，按《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》處理。
5.6文件的存檔
按照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。
5.7電子文檔的管理
按照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。
5.8文件的保密
5.8.1公司需嚴格保密的文件包括：總經(jīng)理辦公會議紀要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數(shù)額及其它重要文件等。
5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。
5.8.3有權(quán)閱讀保密文件的公司職員對保密文件負有保密責(zé)任。
6.支持性文件
TJzzWY4.2.4-Z01《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》
7.質(zhì)量記錄表格
TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件發(fā)放簽收表》
TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》
TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件處理表》
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責(zé)
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責(zé)：
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；
b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；
3.4項目部負責(zé)圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導(dǎo)項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3文件的標識與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負責(zé)簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責(zé)將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責(zé)進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復(fù)制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責(zé)將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責(zé)進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責(zé)保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。
c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責(zé)處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責(zé)主動收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項目部負責(zé)工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責(zé)對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》
篇3：公司文件資料控制工作程序范本(5)
公司文件與資料控制程序范本（5）
編制人：
審核人：
批準人：
批準日期：
版本號：A版
修訂次：0次
編制單位：綜合管理部
生效日期：
文件修訂履歷
版本/修訂次
修訂要項
修訂內(nèi)容
修訂日期
A/0
首次發(fā)行
1、0目的：
為確保各部門及時有效的使用文件與資料，對公司的文件進行控制。
2、0范圍：
適用于公司質(zhì)量管理體系文件及外來文件的管理與控制。
3、0定義：
無
4、0權(quán)責(zé)：
4.1綜合管理部與文控中心負責(zé)質(zhì)量管理體質(zhì)文件的標識、印發(fā)、存檔、回收及統(tǒng)一歸檔，分級管理。
4.2總經(jīng)理負責(zé)公司文件執(zhí)行的批準。
4.3公司各部門負責(zé)本部門文件的標識、印發(fā)、存檔、回收與管理工作。
4.4各部門經(jīng)理/主管負責(zé)本部門文件、資料的制訂、批準。
5、0作業(yè)說明：
5.1質(zhì)量管理體系文件是指質(zhì)量管理體系相關(guān)信息的任何文件，如：質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)范、圖樣、標準等等。它是質(zhì)量管理體系運行的依據(jù)。
5.2質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準
5.2.1管理者代表在組織相關(guān)部門進行質(zhì)量管理體系策劃時，應(yīng)考慮質(zhì)量管理
體系文件的構(gòu)成及其類型，列出質(zhì)量管理體系文件清單，如《程序文件清單》、《作業(yè)指導(dǎo)文件清單》、《記錄表格清單》和《外來文件清單》等，明確文件的數(shù)量及其責(zé)任部門，使文件清晰可辯，易于識別、檢索，并明確質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準的職責(zé)，以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。
5.2.2質(zhì)量方針由總經(jīng)理組織編制并批準發(fā)布。
5.2.3質(zhì)量目標
5.2.3.1公司總目標由管理者代表編制，總經(jīng)理審批。
5.2.3.2各部門分目標由各部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。
5.2.4質(zhì)量手冊由管理者代表組織編制并審核，總經(jīng)理批準。
5.2.5程序文件由相關(guān)部門編制，其部門負責(zé)人審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準。
5.2.6作業(yè)指導(dǎo)、檢驗標準、操作規(guī)范等三級文件由相關(guān)編制，其部門負責(zé)人負責(zé)審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準。
5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制，其部門負責(zé)人批準。
5.2.8外來文件的控制是對文件內(nèi)容的審查控制，是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負責(zé)批準使用。
5.3質(zhì)量管理體系文件的歸口，分類、編號為了使文件易于識別，檢索快速，所有已審批的質(zhì)量管理體系文件應(yīng)交給文控中心歸口、分類，統(tǒng)一編號。編號方法規(guī)定如下：
5.3.1質(zhì)量手冊文件代號為QM，編號為QM-年份（如QM-20**）。
5.3.2程序文件文件代號為QP，編號為QP-流水號（如QP-001）。
5.3.3三階文件編號表示為WI-部門代號-流水號-版本號（如WI-QA-001-A
表示此文件為質(zhì)管部第一份作業(yè)標準規(guī)范類文件，版本為A版）文件代號：WI
部門代號：W/H物管部；QA質(zhì)管部；HR綜合管理部；
PMC計劃部；PE技術(shù)部；PD采購部；
SAM樣品部；ID注塑部；FIN財務(wù)部；
A&P裝配部
流水號用阿位伯數(shù)字001-999表示；版本號用英文字母A-Z表示。
5.3.4四階文件編號表示為WF-部門代號-流水號-版本號（如WF-QA-001-A表示此文件為質(zhì)管部第一份表單類文件，版本為A版）
5.4外來文件的控制
5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標準、法律法規(guī)和客
戶提供的文件等。
5.4.2在公司內(nèi)使用的外來文件由歸口部門負責(zé)人在《外來文件登記表》內(nèi)簽名和填寫審批日期，表明其來源可靠，內(nèi)容對公司適用。
5.4.3所有傳真接收的文件，由綜合管理部在文件右上角加蓋“FA*”（紅色）傳真印章，并在《外來文件登記表》中記錄。
5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應(yīng)及時跟蹤并將新版本文件在《外來文件登記表》中記錄，確保使用有效、最新版本的外來文件。
5.4.5更新后的外來文件須重新審批。
5.5文件的分發(fā)與回收
5.5.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件的分發(fā)
5.5.1.1文控中心根據(jù)公司的具體情況編制《質(zhì)量管理體系文件
持有者清單》，經(jīng)管理者代表審批后交文件管理員。
5.5.1.2文件管理員根據(jù)《質(zhì)量管理體系文件持有者清單》中規(guī)定的份數(shù)，統(tǒng)一分發(fā)給規(guī)定的持有者。同時在《文件分發(fā)/回收記錄》上簽收。
5.5.2外來文件根據(jù)實際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在《文件分發(fā)/回收記錄》上簽收。
5.5.3其它文件同樣根據(jù)實際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在《文件分發(fā)/回收記錄》上登記簽收。
5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發(fā)時執(zhí)行，回收完成時使用文件部門在《文件分發(fā)/回收記錄》上登記簽收。
5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準后封存，無保存價值的文件經(jīng)文控中心整理后統(tǒng)一銷毀，并且在相對應(yīng)的文件清單中詳細記錄。
5.6文件的保管和借閱
5.6.1文件的保管
5.6.1.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件（工作計劃、合同、清單、臨時通知除外）的受控原件由文控中心負責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。相應(yīng)的受控副本按《質(zhì)量管理體系文件持有者清單》規(guī)定由各部門文件管理人員或持有人負責(zé)保管。
5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負責(zé)歸檔保管。
5.6.1.3人事文件、員工培訓(xùn)記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應(yīng)使用部門進行長期保管。
5.6.1.4其它各類文件的保管期限，依《質(zhì)量記錄清單》所規(guī)定的保存期限進行處理。
5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置，并按放置的順序進行編目，在放置位置貼標簽，使文件便于識別和檢索。
5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監(jiān)控的目的。
5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清晰、完整，不可隨意涂劃，如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴重破損等不可使用或不可被回收時，文控管理人員需如實記錄，并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理，處理后，補發(fā)新文件。
5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件”章并在《作廢文件登記表》中記錄，以避免各部門使用無效、作廢文件。
5.6.2文件的借閱
5.6.2.1如公司內(nèi)部員工需要暫時借閱質(zhì)量體系文件，應(yīng)到文控中心或相關(guān)部門辦理借閱與歸還手續(xù)，并填寫《文件借閱/復(fù)制記錄》。
5.6.2.2公司文件在外部機構(gòu)（顧客或供應(yīng)商等）需要使用時，必須經(jīng)過副總經(jīng)理批準允許外傳后，并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。
5.7文件的評審和修訂
5.7.1文件的評審
5.7.1.1文件發(fā)布后，管理和使用部門須根據(jù)公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之處提出更改申請。
5.7.1.2在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核前，審核組對文件進行評審，對不符合及不適當處提出更改申請。具體按《內(nèi)部質(zhì)量體系審核程序》實施。
5.7.2文件的修訂
5.7.2.1提出修訂部門填寫《文件修訂申請單》，部門負責(zé)人確認后，交文控中心，文控中心組織有關(guān)部門/人員對要求修訂內(nèi)容進行評審，確保更改內(nèi)容不背離標準和法規(guī)要求、與質(zhì)量管理體系的其他相關(guān)文件與要求連貫一致、并要求修訂內(nèi)容在公司的實際條件下是有效可行的。
5.7.2.2評審?fù)ㄟ^后，文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經(jīng)理批準并依《質(zhì)量管理體系文件持有者清單》將新版文件分發(fā)，同時回收相關(guān)舊版文件。
5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。
5.8文件的廢棄
5.8.1質(zhì)量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。
5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關(guān)部門文件管理員統(tǒng)一收回并銷毀，也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章，將紙張留作其他用途。
5.9文件和記錄的管理
5.9.1公司內(nèi)部所有運行文件，均按本程序的要求進行管理。
5.9.2所有質(zhì)量記錄及部門自行發(fā)行與控制的作業(yè)指導(dǎo)文件均按《記錄控
制程序》進行管理。
6、0參考文件
6.1《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》…………(QP-009)
6.2《記錄控制程序》…………(QP-003)
7、0相關(guān)記錄
7.1《外來文件登記表》…………(WF-HR-001-A)
7.2《文件借閱/復(fù)制記錄》…………(WF-HR-002-A)
7.3《文件修訂申請單》…………(WF-HR-003-A)
7.4《文件分發(fā)/回收記錄》…………(WF-HR-004-A)
7.5《作廢文件登記表》…………(WF-HR-005-A)
7.6《質(zhì)量管理體系文件持有者清單》…………(WF-HR-006-A)