辦公樓物業(yè)檔案、資料管理
1、對辦公樓設(shè)備檔案資料的管理
--設(shè)備設(shè)施檔案資料（說明書、合格證、許可證、協(xié)議書、批復(fù)、執(zhí)照等）齊全，建立設(shè)備臺帳、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。
--項目進(jìn)場后，專人負(fù)責(zé)檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。
--建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料庫，使檔案資料可靠、完整地保存；并采用檔案管理通用檢索方式，便于今后檔案的移交。
--建立檔案管理制度，完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調(diào)閱手續(xù)，使檔案資料處于動態(tài)監(jiān)控中。
--建立綜合設(shè)備臺制度，建立全壽命設(shè)備管理制度，把設(shè)備全壽命期內(nèi)的設(shè)備本體、日常運(yùn)行、日常維修、技術(shù)改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。
2、管理處檔案資料管理
--對與質(zhì)量體系有關(guān)的管理性文件、質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件及資料等進(jìn)行控制，使文件處于受控狀態(tài)，按《程序文件》的規(guī)定進(jìn)行管理，保證相關(guān)場所使用有效版本的文件，作廢文件按一定的程序處理。
--由管理處負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、管理性文件、技術(shù)性文件、相關(guān)外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。
--有一套適合辦公樓完整的收發(fā)文管理制度，包括對外行文、內(nèi)部行文管理辦法；對規(guī)定文件的編號、格式、打印、校對、發(fā)送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復(fù)、催辦等作出規(guī)定。
--質(zhì)量記錄保存完整，根據(jù)《程序文件》的規(guī)定分部門（工程、綠化清潔、行政）、分期（日、周、月、季、年）保存。
篇2：物業(yè)品質(zhì)部推遲提交部門檔案資料說明
物業(yè)品質(zhì)部關(guān)于推遲提交部門檔案資料的說明
編號：PB/px/20**/03/24/01
致：行政辦公室
由：品質(zhì)保證部
要旨：關(guān)于推遲提交部門檔案資料的說明
日期：二O**年*月**日
抄報：
我部的檔案資料已整理完畢，鑒于公司在迎接QHSE管理體系的認(rèn)證審核時需查看二O**年的內(nèi)審、管理評審、日常巡查、月度考評、顧客意見調(diào)查及外部審核等資料，故我部申請在認(rèn)證審核后另行確定時間往公司資料室移交此部分資料。
特此說明
簽署 ：
品質(zhì)保證部經(jīng)理
ZDH/LJ*/LJ*
篇3：新建物業(yè)小區(qū)檔案資料建立管理
新建物業(yè)小區(qū)檔案資料的建立與管理
物業(yè)資料
1產(chǎn)權(quán)資料
(1)項目批準(zhǔn)資料
(2)用地批準(zhǔn)資料
(3)建筑許可證照
(4)拆遷安置資料
(5)房地產(chǎn)平面圖
2 技術(shù)資料
（1）竣工圖--包括總平面圖，建筑，結(jié)構(gòu)，設(shè)備，附屬工程及隱蔽管線的全套竣工圖
（2）地質(zhì)勘查報告
（3）工程合同及開，竣工報告
（4）工程預(yù)決算
（5）施工圖會審記錄
（6）工程設(shè)計變通及技術(shù)核定單
（7）隱蔽工程驗收簽證
（8）沉降觀察記錄
（9）竣工驗收證明書
（10）剛才水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
（11）新材料，構(gòu)配件的鑒定合格書
（12）水，電，采暖，衛(wèi)生器具，電梯等設(shè)備的檢驗合格書
（13）砂漿，混凝土試塊試壓報告
（14）供水供暖的試壓報告
（15）園林綠化圖及其詳情
（16）設(shè)備清單，安裝高度記錄，使用注意事項說明書，質(zhì)保書和
保修單
（17）有關(guān)工程項目的其他重要技術(shù)決定和文件
3 物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)，及更新改造時的資料
業(yè)主檔案
管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)主檔案，業(yè)主檔案一戶一袋；
業(yè)主檔案的管理辦法按公司檔案室要求操作；
文檔管理員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的收集、整理、歸檔、利用；
業(yè)戶服務(wù)部主管應(yīng)在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)主資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單送管理處文檔管理員簽收；
管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)主檔案工作，對發(fā)現(xiàn)問題用書面通知整改；
業(yè)主檔案內(nèi)容：
入伙通知單；
入伙手續(xù)書；
業(yè)主使用公約；
裝修責(zé)任書；
驗房簽收單；
入伙手續(xù)資料簽收單；
產(chǎn)權(quán)清單；
租賃清單；
售房合同復(fù)印件；
權(quán)證復(fù)印件；
其他有關(guān)業(yè)主資料。
權(quán)籍管理
業(yè)戶服務(wù)部主管要掌握管理區(qū)域內(nèi)入住業(yè)主的權(quán)屬情況，負(fù)責(zé)業(yè)主資料的收集，并將業(yè)主相關(guān)的資料記錄在管理手冊中，管理手冊要動態(tài)的反映業(yè)主產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移、使用權(quán)的變更情況；能正確反映業(yè)主權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更的時間和方式；
業(yè)戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)編制產(chǎn)權(quán)清冊、租賃清冊，并輸入計算機(jī)；
產(chǎn)權(quán)清冊內(nèi)容：
房屋類型；使用面積、建筑面積；土地分?jǐn)偯娣e；使用情況；附設(shè)設(shè)施情況；車庫使用情況。
租賃清冊內(nèi)容：
租賃戶姓名；租賃時間；使用房屋地址；內(nèi)部裝修情況；其他。
業(yè)戶服務(wù)部主管每月出一份產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單，清單要系統(tǒng)正確反映目前實際情況；
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審核產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單。每月一次抽查管理手冊，對于抽查中發(fā)現(xiàn)記錄不規(guī)范或不及時登錄權(quán)屬變更情況，管理處經(jīng)理應(yīng)書面通知，進(jìn)行整改。