商住項目檔案資料的管理
資料管理在物業管理中的重要性越來越被重視，法律、法規的健全，業主維權意識的日益覺醒，對物業資料的管理，特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
*發商移交的原始資料的管理
樓宇交接時，開發商和物業公司需要交接樓宇的基本資料，資料是否齊全，將為物業公司做好今后管理服務奠定基礎。這主要包括以下資料：1、原始規劃資料；2、竣工驗收資料；3、基建施工圖紙資料；4、設備安裝圖紙、說明書、供應商資料。
*業主入住的原始登記資料的管理
業主入住的原始資料是物業管理資料里重要部分，也是物業管理中基礎的資料之一。這類資料的收集主要在業主、用戶辦理入住手續時，一次性收集完整。主要資料如下：1、房產證、購房合同復印件；2、營業執照或身份證復印件；3、業主開戶原始登記表；4、業主與物業公司簽訂的前期管理協議、業主公約，消防安全責任書；5、租戶變更情況登記表。
*業主、用戶裝修資料的管理
業主、用戶在辦理裝修時，管理處對裝修資料的審批很重要，一方面為方便今后的維修，一方面為房屋的使用安全。因此，管理處在審核裝修資料時，一定要細致、嚴格，為今后的日常管理工作奠定基礎。裝修資料的管理主要分為如下內容：1、消防審批報告；2、裝修圖紙；3、消防驗收報告；4、裝修施工單位資質、營業執照；5、施工中違章登記資料、整改記錄；6、施工人員登記表；7、管理處驗收報告；8、二次裝修申報手續、消防驗收報告。
*管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業管理的基礎工作，也是物業管理工作中非常繁瑣的工作，更是督促物業公司提高服務質量的必要手段。在管理處的日常管理中，日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內容，如：綠化、清潔、設備維護、公共設施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責任部門的值班情況登記，如：機房值班、監控值班、門衛值班等記錄情況登記等。對外包項目，盡管我們只是進行月評價，但為了監督日常的服務質量，也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業主投訴進行分類，及時處理并將處理結果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內容：1、日常巡查記錄；2、值班記錄；3、外包項目的評價記錄；4、業主投訴情況記錄；5、突發事件記錄及處理情況。
*財務資料管理
物業公司的核心是提供服務和贏得利潤，在做好服務的同時，加強財務管理，收取應收費用，降低管理成本也是相當重要的。因此在財務資料管理上必須講究完整、連續性。財務管理主要有如下資料：1、業主、租戶物業管理費的交繳資料；2、固定資產的登記管理資料；3、外包單位按合同付費記錄資料；4、有償服務收費記錄資料。
*業主、用戶往來函件的管理
業主、用戶往來函件資料是管理處與業主、用戶的進行交往的原始記錄文件，對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄，特別是給業主、用戶的違章、整改通知，這類文件一定要有業主、用戶的簽收記錄。1、給業主、用戶的通知；2、給業主、用戶的違章、整改函件；3、業主、用戶給管理處的函及管理處的復函。
*業主委員會資料管理
對已經成立業主委員會的管理處，要將業主委員會的相關資料整理備案，做好每次業主委員會會議紀要，留案備查。1、歷屆業主委員會選舉資料；2、業主委員會會議資料；3、業主委員會委員個人登記資料；4、社區文化活動記錄資料及圖片。
*上級主管部門、公司內部請示、匯報文件的管理
給上級主管部門、公司領導、相關部門的請示、匯報文件，做好登記、記錄，對請示文件中領導的批示進行登記，安排人員落實，并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示；2、給公司領導的請示；3、給公司相關部門的報告；4、與公司相關部門的往來函件。
*管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理，可以為管理處日常考評、年終評比提供依據，同時也可以使管理處合理使用人力資源，用人所長。1、員工人事檔案資料登記；2、員工日常
考評記錄；3、員工獎懲記錄；4、員工專業資格證書的登記；5、員工日常培訓的記錄。*公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態，貫徹公司的經營方針、目標，對公司下發的文件要求相關人員要傳閱、學習，并進行登記。1、公司編號公文分類存檔；2、公司管理制度匯總；3、各相關專業管理規定、制度匯總。
*業管理相關資料的收集管理
為及時掌握、了解物業管理行業最新動態、法律法規，注意收集相關資料，存檔備用。1、物業管理法律、法規、條例的資料收集；2、報紙、雜志相關案例的剪貼資料；3、與管理處、公司相關報道的剪貼資料；4、管理區域內業主、租戶的相關報道資料。
篇2：家長學校檔案資料管理制度
中學家長學校檔案資料管理制度
1、學校成立專門的檔案資料室，專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動，都必須有資料積累，并及時把資料歸并成冊，分類裝訂。
3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊，交送資料統一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂，送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職，做到資料裝訂分門別類，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領導對資料室的管理，不間斷地進行檢查，及時提出完善意見。
篇3：某基建規劃處檔案資料管理辦法
> 基建規劃處檔案資料管理辦法檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發揮檔案的作用，使之更好地服務于工作，特制訂本辦法。
一、文件材料歸檔范圍：
1、院外文件：按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。
2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。
3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。
4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。
5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。
6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。
二、檔案的使用與管理：
1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理，以維護檔案資料的完整和安全。
2、工作需要借閱檔案，根據相關規定辦理手續。檔案借出后，、借閱者應對檔案負責，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。
3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案，負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料，及時整理歸檔。
4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。
三、文件傳閱和處理：
收到文件，要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求，及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。
2、分發到有關科室的文件必須登記在案。
3、文件一般不外借，如確需借閱，應進行詳細登記，并限期歸還。
4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。
四、組織
1、處成立檔案管理領導小組，負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。
2、各科室應明確專人負責檔案工作。
五、其他
1、未盡事宜由處負責解釋。
2、本辦法自公布之日起執行。
z醫學院基建規劃處