物業(yè)管理檔案資料的建立和管理

　　1.資料收集

　　資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā)，擴(kuò)大信息的收集來源，從時(shí)間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部，大到房屋本體公共設(shè)施，小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

　　2.資料分類整理

　　(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

　　(2)分類排序。

　　(3)組編檔號(hào)。

　　(4)裝訂精美。

　　3.檔案資料管理

　　(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

　　(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

　　(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存，便于查找調(diào)用，以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

　　(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定，檔案管理必須專人負(fù)責(zé)，應(yīng)做到保管、保密，工作細(xì)致;如有破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

　　(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標(biāo)準(zhǔn)。

篇2：物業(yè)品質(zhì)部推遲提交部門檔案資料說明

　　物業(yè)品質(zhì)部關(guān)于推遲提交部門檔案資料的說明

　　編號(hào)：PB/px/20**/03/24/01

　　致：行政辦公室

　　由：品質(zhì)保證部

　　要旨：關(guān)于推遲提交部門檔案資料的說明

　　日期：二O**年*月**日

　　抄報(bào)：

　　我部的檔案資料已整理完畢，鑒于公司在迎接QHSE管理體系的認(rèn)證審核時(shí)需查看二O**年的內(nèi)審、管理評(píng)審、日常巡查、月度考評(píng)、顧客意見調(diào)查及外部審核等資料，故我部申請(qǐng)?jiān)谡J(rèn)證審核后另行確定時(shí)間往公司資料室移交此部分資料。

　　特此說明

　　簽署 ：

　　品質(zhì)保證部經(jīng)理

　　ZDH/LJ*/LJ*

篇3：新建物業(yè)小區(qū)檔案資料建立管理

　　新建物業(yè)小區(qū)檔案資料的建立與管理

　　物業(yè)資料

　　1產(chǎn)權(quán)資料

　　(1)項(xiàng)目批準(zhǔn)資料

　　(2)用地批準(zhǔn)資料

　　(3)建筑許可證照

　　(4)拆遷安置資料

　　(5)房地產(chǎn)平面圖

　　2 技術(shù)資料

　　（1）竣工圖--包括總平面圖，建筑，結(jié)構(gòu)，設(shè)備，附屬工程及隱蔽管線的全套竣工圖

　　（2）地質(zhì)勘查報(bào)告

　　（3）工程合同及開，竣工報(bào)告

　　（4）工程預(yù)決算

　　（5）施工圖會(huì)審記錄

　　（6）工程設(shè)計(jì)變通及技術(shù)核定單

　　（7）隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　（8）沉降觀察記錄

　　（9）竣工驗(yàn)收證明書

　　（10）剛才水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　（11）新材料，構(gòu)配件的鑒定合格書

　　（12）水，電，采暖，衛(wèi)生器具，電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格書

　　（13）砂漿，混凝土試塊試壓報(bào)告

　　（14）供水供暖的試壓報(bào)告

　　（15）園林綠化圖及其詳情

　　（16）設(shè)備清單，安裝高度記錄，使用注意事項(xiàng)說明書，質(zhì)保書和

　　保修單

　　（17）有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件

　　3 物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)，及更新改造時(shí)的資料

　　業(yè)主檔案

　　管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)主檔案，業(yè)主檔案一戶一袋；

　　業(yè)主檔案的管理辦法按公司檔案室要求操作；

　　文檔管理員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的收集、整理、歸檔、利用；

　　業(yè)戶服務(wù)部主管應(yīng)在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)主資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單送管理處文檔管理員簽收；

　　管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)主檔案工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題用書面通知整改；

　　業(yè)主檔案內(nèi)容：

　　入伙通知單；

　　入伙手續(xù)書；

　　業(yè)主使用公約；

　　裝修責(zé)任書；

　　驗(yàn)房簽收單；

　　入伙手續(xù)資料簽收單；

　　產(chǎn)權(quán)清單；

　　租賃清單；

　　售房合同復(fù)印件；

　　權(quán)證復(fù)印件；

　　其他有關(guān)業(yè)主資料。

　　權(quán)籍管理

　　業(yè)戶服務(wù)部主管要掌握管理區(qū)域內(nèi)入住業(yè)主的權(quán)屬情況，負(fù)責(zé)業(yè)主資料的收集，并將業(yè)主相關(guān)的資料記錄在管理手冊(cè)中，管理手冊(cè)要?jiǎng)討B(tài)的反映業(yè)主產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移、使用權(quán)的變更情況；能正確反映業(yè)主權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更的時(shí)間和方式；

　　業(yè)戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)編制產(chǎn)權(quán)清冊(cè)、租賃清冊(cè)，并輸入計(jì)算機(jī)；

　　產(chǎn)權(quán)清冊(cè)內(nèi)容：

　　房屋類型；使用面積、建筑面積；土地分?jǐn)偯娣e；使用情況；附設(shè)設(shè)施情況；車庫使用情況。

　　租賃清冊(cè)內(nèi)容：

　　租賃戶姓名；租賃時(shí)間；使用房屋地址；內(nèi)部裝修情況；其他。

　　業(yè)戶服務(wù)部主管每月出一份產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單，清單要系統(tǒng)正確反映目前實(shí)際情況；

　　管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審核產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單。每月一次抽查管理手冊(cè)，對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)記錄不規(guī)范或不及時(shí)登錄權(quán)屬變更情況，管理處經(jīng)理應(yīng)書面通知，進(jìn)行整改。