社區(qū)物業(yè)接管驗收及檔案資料的建立與管理
一、物業(yè)接管驗收：
主要分三個方面：
（一）檔案資料的驗收與交接
1、進(jìn)駐該社區(qū)后我們將與該項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行圖紙資料的詳細(xì)交接驗收工作，包括：土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。
2、辦公區(qū)各單位負(fù)責(zé)物業(yè)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話。
（二）公共設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)場驗收與交接
1、我公司選派經(jīng)驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負(fù)責(zé)人組成現(xiàn)場交接小組，對房屋建筑、設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行現(xiàn)場交接驗收。
2、將對現(xiàn)場交接中發(fā)現(xiàn)的各類設(shè)備、設(shè)施、物品等數(shù)量及遺留問題記錄在交接單上，交接驗收單一式三份，由物業(yè)公司和司法局人民政府負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，各歸檔保存。
3、對交接驗收中存在的各類問題，由公司各職能部門與相關(guān)部門公共協(xié)商解決。
4、對已接管驗收的區(qū)域，組織相關(guān)人員進(jìn)行，以便盡快熟悉情況，保持環(huán)境整潔。
（三）物業(yè)管理用房的交接及鑰匙交接驗收
1、公司將派專人與該項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行物業(yè)辦公用房交接。
2、對公共區(qū)域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關(guān)辦公室的鑰匙逐一進(jìn)行核對、試用，并填寫鑰匙交接單，同時建立交接檔案備存，以便于鑰匙的統(tǒng)一管理，做到放置穩(wěn)妥，安全有序。
二、檔案資料的建立
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為辦公區(qū)域及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。針對司法局機(jī)關(guān)辦公樓的物業(yè)管理形式，我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段，引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件，配備專職檔案管理人員，建章建制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種：
（一）委托方提供的資料
１、技術(shù)資料
Ａ、竣工圖
Ｂ、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙
2、竣工驗收證明書
建筑消防驗收合格證
水泵、配電柜變壓器、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的定購合同、驗收證明書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙。
3、辦公區(qū)域使用資料
各樓層辦公資料（包括主要負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話）
建筑面積計算書
（二）檔案處建立的資料
1、物業(yè)資料
A、辦公樓基本資料
B、辦公區(qū)域基本資料
2、辦公區(qū)域使用資料
各辦公區(qū)域主要負(fù)責(zé)人資料
3、日常管理資料
A、保潔管理記錄
a、日常巡查記錄
b、綠化消殺記錄
c、供水、排水管線檢查記錄
B、保安管理記錄
a、日常巡查記錄
b、交接班記錄
c、值班記錄
d、物資搬運(yùn)放行記錄
e、緊急事件處理記錄
f、車輛管理記錄
g、夜間查詢記錄
C、裝修管理檔案
D、維修服務(wù)檔案
a、維修服務(wù)登記表
b、維修服務(wù)回訪記錄
Ｅ、員工管理檔案
a、員工個人詳細(xì)資料
b、員工業(yè)績考核記錄
c、員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄
Ｆ、培訓(xùn)檔案
a、各項培訓(xùn)計劃及實施記錄
b、培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄
c、軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄
Ｇ、行政文件
a、政府部門文件
b、物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件
c、管理處規(guī)章
制度、通知、通報等文件d、管理處獲得的榮譽(yù)
三、檔案、資料管理辦法
1、檔案、資料建立及管理運(yùn)行流程示意圖
2、檔案資料收、發(fā)管理程序：
A、管理處重要資料（如委托方提供的資料）接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗收，完善交接手續(xù)后方能立卷歸檔。
B、管理處日常管理文件（如管理處通知、通報等）按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接受手續(xù)，并立卷歸檔。
3、檔案資料管理要求：
A、采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。
B、盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。
C、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理，并定期清除過期無效文件。
D、原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。
E、檔案的鑒定必須由管理處經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
F、檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)空分類，逐一編號，登記造冊編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。
G、檔案保管必須有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易查找；檔案必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。
H、檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)用以防潮，檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
篇2：關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見(2012年)
關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見
天津市國土資源和房屋管理局文件
津國土房物〔20**〕372號
市國土房管局關(guān)于印發(fā)天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見的通知
各區(qū)、縣房管局，各物業(yè)服務(wù)企業(yè)：
《關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見》(津國土房物〔20**〕102號)已超過法定有效期。經(jīng)20**年第14次局長辦公研究決定，現(xiàn)將需繼續(xù)施行的《關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見》修訂后印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
20**年11月5日
關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗收的指導(dǎo)意見
各區(qū)縣房地產(chǎn)管理局，各物業(yè)服務(wù)企業(yè)：
為了規(guī)范新建住宅物業(yè)管理接管驗收活動，明確開發(fā)建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)企業(yè)對房屋及配套設(shè)施設(shè)備的開發(fā)建設(shè)與日常管理服務(wù)責(zé)任，新建住宅物業(yè)竣工后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)本著“認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格驗收、明確責(zé)任、保證安全”的原則與開發(fā)建設(shè)單位做好接管驗收工作。
一、接管驗收條件
新建住宅物業(yè)具備下列條件后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)與開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)辦理物業(yè)管理接管驗收手續(xù)。
(一)建設(shè)工程全部施工完畢，并竣工驗收合格;
(二)取得《新建住宅商品房準(zhǔn)許交付使用證》;
(三)供水、供電、供熱、道路、綠化和衛(wèi)生等設(shè)施設(shè)備建設(shè)完畢，能夠正常使用;
(四)電梯取得準(zhǔn)用證、二次供水和消防設(shè)施取得合格證書。
二、接管驗收內(nèi)容
(一)基礎(chǔ)資料
1.竣工驗收合格報告;
2.小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖，綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等資料;
3.物業(yè)質(zhì)量保證文件和使用說明文件文本;
4.供水合同;
5.供電協(xié)議書;
6.供氣協(xié)議書;
7.供熱協(xié)議;
8.消防設(shè)施合格證;
9.電梯準(zhǔn)用證;
10.機(jī)電設(shè)備出廠合格證、設(shè)備使用說明書、安裝、調(diào)試報告和設(shè)備保修卡、保修協(xié)議;
11.業(yè)主購房合同文本;
12.維修資金交納明細(xì);
13.《新建住宅商品房準(zhǔn)許交付使用證》;
14.《天津市住宅前期物業(yè)服務(wù)合同》約定的文件、資料和法律、法規(guī)規(guī)定的資料。
(二)房屋本體
1.房屋部位：包括屋頂、外墻面、內(nèi)墻面、地面、樓地面和樓道等。
2.房屋設(shè)施設(shè)備：包括各種管線、表具、電器設(shè)備及有關(guān)設(shè)施設(shè)備。
(三)共用配套設(shè)施設(shè)備
1.共用配套設(shè)施：道路、綠化、雕塑小品、路燈、檢查井、化糞井、機(jī)動車停車場、非機(jī)動車車棚、信報箱、物業(yè)管理用房、會館和消防等設(shè)施。
2.共用配套設(shè)備：變配電設(shè)備、安防監(jiān)控、樓宇自控、電梯、水箱和水泵等設(shè)備。
三、接管驗收程序
(一)書面通知驗收。新建住宅物業(yè)具備上述條件后，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行物業(yè)管理接管驗收工作。其中：分期建設(shè)的項目可以根據(jù)工程竣工進(jìn)度情況，分期進(jìn)行接管驗收。
(二)成立驗收小組。接管驗收前成立由開發(fā)建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)企業(yè)組成的驗收小組，根據(jù)工程竣工和項目的實際情況，做好接管驗收的相關(guān)工作。
(三)移交基礎(chǔ)資料。驗收小組應(yīng)當(dāng)對基礎(chǔ)資料進(jìn)行查驗。資料完整齊全的，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)及時辦理資料交接手續(xù)。不齊全的，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)書面說明情況并明確移交的時間和明細(xì)，待資料齊全后辦理交接手續(xù)。
(四)查驗房屋及設(shè)施設(shè)備。驗收小組要按照國家和本市建筑工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和接管驗收標(biāo)準(zhǔn)逐項對驗收內(nèi)容進(jìn)行查驗，并作好查驗記錄。對符合接管標(biāo)準(zhǔn)的房屋及設(shè)施設(shè)備，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時接管。
(五)限期組織修復(fù)。對查驗中發(fā)現(xiàn)的問題，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)書面承諾修復(fù)的時間、責(zé)任部門和修復(fù)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。其中，對影響房屋和設(shè)備使用的問題，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)限期進(jìn)行修復(fù);對于不影響房屋和設(shè)備使用的問題，開發(fā)建設(shè)單位可行自行修復(fù)，也可以委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行修復(fù)，委托修復(fù)費(fèi)用由開發(fā)建設(shè)單位支付。
(六)簽訂接管驗收文件。驗收小組對驗收內(nèi)容逐項驗收后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)與開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時簽訂物業(yè)管理接管驗收文件。
接管驗收文件應(yīng)當(dāng)包括：項目名稱、驗收的內(nèi)容、房屋和配套設(shè)施設(shè)備驗收情況及存在問題、修復(fù)責(zé)任和參加驗收的人員、時間以及其他有關(guān)事項的約定并附移交的基礎(chǔ)資料明細(xì)。
(七)資料保管。物業(yè)服務(wù)企業(yè)與開發(fā)建設(shè)單位辦理接管驗收手續(xù)后，應(yīng)當(dāng)將基礎(chǔ)資料、接管驗收文件由物業(yè)服務(wù)企業(yè)妥善保管。
四、接管后維修責(zé)任
新建住宅應(yīng)當(dāng)執(zhí)行建筑工程保修的有關(guān)規(guī)定，在國家和我市規(guī)定的保修期限內(nèi)，由開發(fā)建設(shè)單位負(fù)責(zé)維修。保修期限屆滿后，自用部位、設(shè)施、設(shè)備，由業(yè)主負(fù)責(zé)
維修、養(yǎng)護(hù);共用部位、設(shè)施、設(shè)備的日常維修、養(yǎng)護(hù)由物業(yè)服務(wù)企業(yè)負(fù)責(zé)。 五、接管驗收備案
物業(yè)服務(wù)企業(yè)與開發(fā)建設(shè)單位辦理接管驗收手續(xù)后30日內(nèi)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)書面告知轄區(qū)物業(yè)管理行政主管部門，并將接管驗收文件及基礎(chǔ)資料明細(xì)復(fù)印件送物業(yè)管理行政主管部門留存。
物業(yè)管理行政主管部門應(yīng)當(dāng)將上述留存資料存入項目檔案。
篇3：新建物業(yè)接管驗收工作安排
新建物業(yè)接管驗收工作安排
（列明相關(guān)注意事項，具體計劃可按現(xiàn)場情況來定）
一、確定標(biāo)準(zhǔn)。
二、對參檢人員進(jìn)行培訓(xùn)。
三、挑選一個單元作為接管檢查的標(biāo)準(zhǔn)樣板，確定總體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)樣板。
四、按接管檢查標(biāo)準(zhǔn)對照標(biāo)準(zhǔn)樣板，對項目每套房間及外墻屋面、室外小品、道路等進(jìn)行接管檢查，對檢查中達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的，以書面整改單形式交施工單位限期整改.整改后及時復(fù)檢，直至完全符合接管檢查標(biāo)準(zhǔn)為止。
五、針對項目特點(diǎn)應(yīng)注意事項。
六、檢查人員安排：
分組情況，幾個組，每組幾個人，共多少人，誰負(fù)責(zé)等。
是個人按套操作還以組按項操作。
七、工作量：每組每天各檢查幾套房，幾天完成檢查任務(wù)。
八、驗收時間：
初驗： 天， 月 日至 月 日
初驗整改： 天， 月 日至 月 日
終驗： 天， 月 日至 月 日
終驗整改： 天， 月 日至 月 日
終驗整改驗收： 天， 月 日至 月 日