市場檔案資料管理措施

　　1 檔案管理運作環節

　　1.1 資料的收集

　　1.1.1 建立檔案室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理，建立相應的規章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　1.1.2 資料的收集堅持系統、完整的原則，根據實體資料和信息資料的內容，從實際需要出發，擴大信息資料的來源，從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料，從空間上講是指市場物業構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一樹一木都有詳細的資料收集。

　　1.2 資料分類整理

　　1.3 資料歸檔管理

　　歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要，**的管理應擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　檔案的出、入室都有嚴格的規定：出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出，入室時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　檔案的管理環境必須做到"三防"，即防火、防潮、防變質。

　　1.4 檔案的運用

　　采用先進的檢索軟件，逐步建立電腦網絡系統，充分發揮檔案的貯存和使用價值。

　　1.4.1 外部網：與廣大經營者及業主、主管部門進行聯網，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監督和檢查。

　　1.4.2 內部網：管理處內部聯網，運用現代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理、分層使用。

　　2 檔案資料的類別

　　2.1檔案資料大體分為市場物業管理政策、法規資料，竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。

　　2.2 管理檔案資料（含經營者及業主檔案、裝修管理檔案巡視記錄）

　　名 稱 資 料 內 容

　　物業資料 小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料

　　住戶資料

　　A：住戶遷入資料，經營者遷入資料

　　B：經營者，住戶人員檔案

　　C：經營者，住戶維修檔案

　　事務資料

　　A：事務值班表 B：事務交接記錄表

　　C：經營者及業主搬出（入）物品登記表 D：日常事務巡視記錄

　　E：經營者及業主回訪登記表

　　合格分承

　　其他資料

　　A：維修申請表（附圖紙） B：維修工程隊安全責任書

　　C：臨時施工人員登記表 D：施工單位營業執照

　　2.3 投訴與回訪及其他管理服務

　　名 稱 資 料 內 容

　　維修資料

　　A：維修申報表 B：維修服務派工單

　　C：維修回訪記錄表 D：公共設施維修記錄

　　治安交通

　　管理資料

　　A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

　　B：查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶

　　C：物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

　　D：車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議

　　設備管理

　　資料 A：公用

　　設施保養維修記錄

　　B：各項機電設備保養維修運行記錄

　　C：設備維修保養記錄

　　D：設備檢查記錄

　　市場社區文化

　　資料 A：活動計劃實施方案、總結記錄

　　B：文化活動圖片及錄像記錄

　　C：傳媒報導

　　員工管理

　　資料 A：員工個人資料、聘用表 B：員工業績考核及獎懲記錄

　　C：員工

培訓計劃及實施記錄 D：員工培訓考核記錄

　　E：員工外出考評及參加演練記錄 F：員工住房及內務管理記錄

　　業主反饋

　　資料 A：服務質量回訪記錄表 B：業主意見調查、統計記錄

　　C：經營者及業主投訴及處理記錄表

　　行政文件

　　資料 A：市場管理處主管值班及督察記錄

　　B：政府部門文件

　　C：市場物業公司及主管領導部門文件

　　D：市場管理處規章制度、通知、通報等文件

　　E：市場管理處榮譽一覽表

　　F：市場管理處接待來訪參觀記錄表

　　經營者及業主管委會

　　資料 A：籌備成立文件 B：成立后運行文件

篇2：小區樓宇檔案資料管理措施

　　小區樓宇檔案資料管理措施

　　樓宇檔案資料管理的要點：

　　1、完善建檔流程，嚴格檔案管理制度；

　　2、明確建檔內容，實行系統收集、集中管理；

　　3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制；

　　4、推行現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理。

　　樓宇檔案是住宅區財產的重要組成部分，管理好住宅區檔案是物業管理工作的重要內容。為此，我公司將特別設立檔案室，配備專業管理人員，建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發揮重要作用。對進德小區的檔案資料管理，將沿用我公司的經驗做法如下：

　　一、樓宇檔案的建立

　　1、檔案的建立執行以下流程：

　　收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

　　2、明確檔案內容，實行系統收集、集中管理

　　（1）設施、設備檔案：建筑工程資料、圖紙，公用設施資料、圖紙，竣工驗收資料，房屋墻體竣工圖，室外管網資料、圖紙，安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。

　　（2）住戶檔案：業主登記表，購（租）房合同，入伙通知書，證件，業主公約，裝修責任書、圖紙，維修檔案等資料。

　　（3）管理檔案：文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案，樓宇巡視、門衛情況、投訴與回訪等資料。

　　3、建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、樓宇檔案管理

　　1、檔案室、管理處管理制：為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久性保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理，對重要原始檔案進行嚴格管理，管理處則保存復印件的存檔管理制度。

　　2、檔案室檔案

　　（1）按照檔案對溫度、濕度和照明的要求，建立標準化的檔案資料室，配備檔案專業人員，實行電腦化系統管理；

　　（2）采用多種形式的信息貯存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等，并采用適當的保存方式；

　　（3）貫徹國家保密法，確保檔案在使用過程中的安全，不丟失、不泄密；

　　（4）實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統；

　　（5）堅持檔案資料收集的系統化；

　　（6）做到檔案組卷分類科學化，檔案組卷按內容分類，逐一編號、登記造冊、編輯目錄，按工作部門分柜保存；

　　（7）實行檔案管理工作檢查經常化，每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。