住宅區檔案資料管理設想

　　1 檔案管理運作環節

　　1.1資料的收集

　　1.1.1建立檔案室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，實施現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經?；取傲惫芾恚⑾鄳囊幷轮贫龋瑢λ袡n案資料進行嚴格管理。

　　1.1.2資料的收集堅持系統、完整的原則，根據實體資料和信息資料的內容，從實際需要出發，擴大信息資料的來源，從時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料，從空間上講是指物業構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一樹一木都有詳細的資料收集。

　　1.2資料分類整理

　　1.3資料歸檔管理

　　歸檔就是按照資料自身規律、聯系進行分類保存。根據實際需要，****一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　檔案的出、入室都有嚴格的規定：出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出，入室時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　檔案的管理環境必須做到“三防”，即防火、防潮、防變質。

　　1.4檔案的運用

　　采用先進的檢索軟件，逐步建立電腦網絡系統，充分發揮檔案的貯存和使用價值。

　　1.4.1外部網：與廣大業戶、主管部門進行聯網，所有管理資料如

　　住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監督和檢查。

　　1.4.2內部網：管理處內部聯網，運用現代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理、分層使用。

　　2 檔案資料的類別

　　檔案資料大體分為物業管理政策、法規資料，竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。

　　2.1竣工驗收資料（如下表）

　　名 稱資料內容

　　工程建筑

　　產權資料 A：規劃圖紙、項目批文、用地批文

　　B：建筑許可證、投資許可證、開工許可證

　　C：拆遷安置資料

　　工 程 技 術 資 料 A 竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙；

　　B 地質勘察報告；

　　C 工程合同及開工、竣工報告；

　　D 工程預算

　　E 圖紙會審記錄

　　F 工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）；

　　G 隱蔽工程驗收簽證；

　　H 沉降觀察記錄；

　　I 竣工驗收證明書；

　　K 新材料、構配件的鑒定合格證書；

　　L 水、電、采暖、衛生器具、電梯等設備檢驗合格證書；

　　M 砂漿、混凝土試塊試壓報告；

　　N 供水、供暖的試壓報告；

　　O 園林綠化的圖紙和清樣；

　　P 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單，操作手冊等；

　　Q 有關工程項目的其他重要技術決定和文件

　　2.2管理檔案資料（含業戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄）

　　名稱資料內容

　　物業資料 小區基本資料、分區資料、環境文化設施資料

　　住戶資料 A：住戶遷入資料

　　B：住戶人員檔案

　　C：住戶維修檔案

　　事務資料 A：事務值班表B：事務交接記錄表

　　C：業戶搬出（入）物品登記表D：日常事務巡視記錄

　　E：業戶回訪登記表

　　合格分承包方資料 A：維修申請表（附圖紙）B：維修工程隊安全責任書

　　C：臨時施工人員登記表D：施工單位營業執照

　　2.3投訴與回訪及其他管理服務

　　名稱資料內容

　　維修資料 A：維修申報表B：維修服務派工單

　　C：維修回訪記錄表D：公共設施維修記錄

　　治安交通

　　管理資料 A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

　　B：查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶

　　C：物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

　　D：車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議

　　設備管理

　　資料 A：公用

　　設施保養維修記錄

　　B：各項機電設備保養維修運行記錄

　　C：設備分承包方維修保養記錄

　　D：設備檢查記錄

　　社區文化

　　資料 A：活動計劃實施方案、總結記錄

　　B：文化活動圖片及錄像記錄

　　C：傳媒報導

　　員工管理

　　資料 A：員工個人資料、聘用表B：員工業績考核及獎懲記錄

　　C：員工培訓計劃及實施記錄D：員工培訓考核記錄

　　E：員工外出考評及參加演練記錄 F：員工住房及內務管理記錄

　　業戶反饋

　　資料 A：服務質量回訪記錄表B：業戶意見調查、統計記錄

　　C：業戶投訴及處理記錄表

　　行政文件

　　資料 A：管理處主管值班及督察記錄

　　B：政府部門文件

　　C：物業公司及主管領導部門文件

　　D：管理處規章制度、通知、通報等文件

　　E：管理處榮譽一覽表

　　F：管理處接待來訪參觀記錄表

　　業主委員會

　　資料 A：籌備成立文件B：成立后運行文件

篇2：家長學校檔案資料管理制度

　　中學家長學校檔案資料管理制度

　　1、學校成立專門的檔案資料室，專人負責管理各類檔案。

　　2、凡家長學校所開展的所有活動，都必須有資料積累，并及時把資料歸并成冊，分類裝訂。

　　3、教師在家長學?；顒又械慕贪?、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊，交送資料統一保管。

　　4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂，送資料定保管。

　　5、資料室工作人員應盡心盡職，做到資料裝訂分門別類，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。

　　6、加強學校領導對資料室的管理，不間斷地進行檢查，及時提出完善意見。

篇3：某基建規劃處檔案資料管理辦法

>　　基建規劃處檔案資料管理辦法

　　檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發揮檔案的作用，使之更好地服務于工作，特制訂本辦法。

　　一、文件材料歸檔范圍：

　　1、院外文件：按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

　　2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。

　　3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。

　　4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。

　　5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

　　6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。

　　二、檔案的使用與管理：

　　1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理，以維護檔案資料的完整和安全。

　　2、工作需要借閱檔案，根據相關規定辦理手續。檔案借出后，、借閱者應對檔案負責，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

　　3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案，負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料，及時整理歸檔。

　　4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。

　　三、文件傳閱和處理：

　　收到文件，要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求，及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

　　2、分發到有關科室的文件必須登記在案。

　　3、文件一般不外借，如確需借閱，應進行詳細登記，并限期歸還。

　　4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。

　　四、組織

　　1、處成立檔案管理領導小組，負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

　　2、各科室應明確專人負責檔案工作。

　　五、其他

　　1、未盡事宜由處負責解釋。

　　2、本辦法自公布之日起執行。

　　z醫學院基建規劃處