物業(yè)公司檔案管理辦法

　　一、物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　(1)公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　(2)綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　(3)檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　(4)綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、物業(yè)歸檔管理制度

　　(1)凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理 及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　(2)凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　(3)歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　(4)凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　(5)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

　　(6)由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

　　(7)在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、 物業(yè)檔案保管制度

　　(1)公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　(2)歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　(3)檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　(4)檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　(5)庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　(6)檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　(7)根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　(8)經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　(9)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　(10)凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　四、 物業(yè)檔案借閱制度

　　(1)檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　(2)借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　(3)借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　(4)借出檔案材料 的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　(5)借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　(6)借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　(7)借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

　　(8)重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

　　(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語(yǔ)和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來(lái)文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說(shuō)明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說(shuō)明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。

篇4：鐵路公司工程檔案管理辦法（暫行）

>　　**鐵路有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法(暫行)

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強(qiáng)工程檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制定工程檔案管理辦法(暫行)。

　　第二條 本辦法所稱的工程檔案，是指工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄。

　　第三條 工程檔案分工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件：工程建設(shè)開工之前，在立項(xiàng)、審批、勘察、評(píng)估、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件及會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(二)監(jiān)理文件：工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(三)施工文件：工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　(四)竣工圖：工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。

　　(五)竣工驗(yàn)收文件：建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件及會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。

　　第四條 工程檔案的類型：

　　(一)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。

　　(二)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行保存的載體形式。

　　(三)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行存儲(chǔ)的形式。

　　(四)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對(duì)工程資料的電子文件、聲音、圖象進(jìn)行存儲(chǔ)的形式。

　　第五條 工程檔案管理部門必須對(duì)工程檔案進(jìn)行依法管理、有效保護(hù)、積極開發(fā)檔案信息資源，確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。

　　第二章 檔案管理部門及其職責(zé)

　　第六條 公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公司工程檔案的管理工作。其主要職責(zé)如下：

　　(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策。

　　(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　(三)對(duì)檔案的日常管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(四)集中管理檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，開展檔案的利用工作，做好檔案的鑒定和編目。

　　(五)對(duì)工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進(jìn)行監(jiān)督、催辦，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的工程檔案的及時(shí)歸檔和日常管理、臨時(shí)借閱。

　　(六)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé)：

　　(一)項(xiàng)目前期工作部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段(工程建設(shè)動(dòng)工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對(duì)其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(二)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動(dòng)工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對(duì)其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　(三)合同管理部門負(fù)責(zé)工程前期準(zhǔn)備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔，并對(duì)其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。

　　第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔，各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 工程檔案應(yīng)按照國(guó)家檔案的分類規(guī)則，所有的工程文件，由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理，按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下：

　　(一)工程準(zhǔn)備階段文件

　　1、工程立項(xiàng)及審批文件。

　　2、工程勘察、評(píng)估、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件。

　　3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。

　　4、招投標(biāo)文件及合同。

　　5、工程開工審批文件。

　　6、財(cái)務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。

　　7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。

　　8、工程準(zhǔn)備階段形成的其他文件。

　　(二)監(jiān)理文件

　　(三)施工文件

　　1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件。

　　2、施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件。

　　3、工程圖紙變更記錄。

　　4、施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗(yàn)報(bào)告。

　　5、施工實(shí)驗(yàn)記錄。

　　6、隱蔽工程檢查記錄。

　　7、施工紀(jì)錄。

　　8、工程質(zhì)量事故處理記錄。

　　9、工程質(zhì)量檢查記錄。

　　(四)竣工圖

　　(五)竣工驗(yàn)收文件

　　1、工程竣工總結(jié)。

　　2、竣工驗(yàn)收記錄。

　　3、財(cái)務(wù)文件。

　　4、聲像、微縮、電子檔案。

　　第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求：

　　(一)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　(三)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　(四)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料(如碳素墨水、藍(lán)黑墨水)。

　　(五)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　(七)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張;圖紙采用計(jì)算機(jī)出圖，出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。

　　(八)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　(九)利用施工圖改繪的竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

　　(十)不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

　　(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明準(zhǔn)確。

　　第十條工程檔案的組卷要求：

　　(一)組卷原則

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。

　　2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5、竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十一條 工程檔案的保存價(jià)值、鑒定和保管期限確定，銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》確定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行。

　　第十二條 工程檔案的借閱實(shí)行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，檔案管理人員進(jìn)行借閱登記后，方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的，由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單，按上述程序辦理，但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

　　第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)限期收回。

　　第十四條 對(duì)違反本規(guī)定，在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為，一經(jīng)查證屬實(shí)，對(duì)責(zé)任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

　　第十五條 本辦法(暫行)由河南**鐵路有限責(zé)任公司負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起試行。