***人事檔案管理辦法(試行)

　　各分子公司、本部各部門：

　　為了規(guī)范公司勞動(dòng)人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。

　　一、適用范圍

　　員工人事檔案日常管理。

　　二、管理原則

　　安全、保密、清晰、完整。

　　三、管理職責(zé)

　　由人力資源部(行政人事部)負(fù)責(zé)按本管理辦法對(duì)公司所有員工的人事檔案進(jìn)行管理。

　　四、管理程序

　　(一)人事檔案建立

　　新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個(gè)獨(dú)立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和整理，若收集的是復(fù)印件必須與原件對(duì)照審驗(yàn)，且由員工本人在復(fù)印件空白處標(biāo)注“此為本人真實(shí)***證之復(fù)印件”，并簽字確認(rèn)大母指用印，準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

　　1.身份證復(fù)印件(正反面復(fù)印在同一張A4紙上)、戶口本復(fù)印件(戶口本主頁(yè)及本人頁(yè))。

　　2.證書復(fù)印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等。

　　3.管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明。

　　4.近期免冠1寸彩照1張。

　　5.應(yīng)聘人員登記表(包括附帶的個(gè)人簡(jiǎn)歷)以及員工信息采集表。

　　6.縣區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體驗(yàn)合格證明。體檢項(xiàng)目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

　　7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

　　8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件(原件應(yīng)審驗(yàn))。

　　9.《勞動(dòng)合同》或《勞務(wù)協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。

　　10、背景調(diào)查表(主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位)及錄用審批表。

　　11、員工手冊(cè)簽收單。

　　(二)人事檔案資料的添加

　　以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

　　1、人員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。

　　2、員工與公司補(bǔ)充簽訂的各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、協(xié)議、保險(xiǎn)等材料。

　　3、員工崗位(職務(wù))變動(dòng)調(diào)整通知書。

　　4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等獎(jiǎng)懲類相關(guān)資料。

　　5、員工變更的個(gè)人資料。

　　6、員工勞動(dòng)合同續(xù)簽意見征詢單。

　　7、員工離職申請(qǐng)、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。

　　8、終止勞動(dòng)關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。

　　9、其他需添加的資料。

　　(三)人事檔案的其他專項(xiàng)保管

　　考慮部分專項(xiàng)工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)人事檔案材料作專項(xiàng)保管。

　　1、員工考勤類材料。

　　2、員工薪資變動(dòng)資料。

　　3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

　　4、員工培訓(xùn)申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評(píng)估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。

　　5、按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。

　　6、其他需單項(xiàng)保管材料。

　　(四)人事檔案編號(hào)

　　1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號(hào)編號(hào)。

　　2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號(hào)保持不變，仍采用原工號(hào)編號(hào)。

　　(五)人事資料的定期更新與維護(hù)

　　1、員工有調(diào)動(dòng)、考評(píng)、獎(jiǎng)懲等人事動(dòng)態(tài)時(shí)，及個(gè)人資料有變化時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

　　2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個(gè)人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時(shí)間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時(shí)報(bào)送所在公司人力資源部(行政人事部)。

　　(六)人事檔案的查閱

　　1、人事檔案為公司密件，也是員工個(gè)人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴(yán)格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級(jí)管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。

　　2、員工人事檔案屬保密級(jí)文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級(jí)管理人員查閱本部門下屬員工的個(gè)人檔案時(shí)，必須為員工個(gè)人資料情況保密。

　　3、如有特殊原因需借閱員工檔案時(shí)，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：

　　(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。

　　(2)借閱時(shí)間以規(guī)定時(shí)間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復(fù)印。

　　(3)歸還時(shí)，由人力資源部(行政人事部)核對(duì)檔案資料歸還是否完整。

　　(七)人事檔案資料的復(fù)印

　　1、如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個(gè)人證照復(fù)印件，由辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可調(diào)用。

　　2、如因員工要求復(fù)印個(gè)人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復(fù)印、查閱或借閱。

　　(八)人事檔案的保存

　　1、人力資源部必須對(duì)人事檔案的保存地點(diǎn)、環(huán)境等作出評(píng)估，以確保人事檔案的存放安全。

　　2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

　　3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

　　4、屬于公司解除(終止)勞動(dòng)合同、辭退、自動(dòng)離職等類別員工，其人事檔案(應(yīng)注意考勤、獎(jiǎng)懲、考核、情況說明等資料)應(yīng)特別審查后特別重點(diǎn)保存。

　　5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請(qǐng)單上簽字，并存檔案。

　　(九)人事檔案管理信息化

　　1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)嚴(yán)格按管理權(quán)限進(jìn)行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為公司商業(yè)機(jī)密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。

　　2、人力資源部(行政人事部)必須根據(jù)人事變動(dòng)情況隨時(shí)更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。

　　五、處罰

　　(一)人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導(dǎo)致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎(jiǎng)懲管理辦法執(zhí)行處罰。

　　(二)公司員工有義務(wù)向公司提供詳盡真實(shí)的人個(gè)資料，并保證所提供的人事資料的真實(shí)性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。員工因提供虛假資料對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。員工在職期間個(gè)人資料有變化的，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向人力資源部(行政人事部)報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更新，確保人事檔案資料正確無誤。

　　(三)人事數(shù)據(jù)庫(kù)屬于公司商業(yè)機(jī)密和員工個(gè)人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。

　　六、附則

　　(一)本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。

　　(二)公司保留對(duì)本規(guī)定隨時(shí)或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部(行政人事部)。

　　*****股份有限公司

　　二〇一八年二月二日

篇2：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.員工原始檔案內(nèi)容應(yīng)包括以下資料:

1.1《入職登記表》或附個(gè)人履歷書

1.2《勞動(dòng)合同書》

1.3身份證復(fù)印件

1.4學(xué)歷/技術(shù)資格證明復(fù)印件

1.5免冠照片

1.6《轉(zhuǎn)正晉級(jí)調(diào)薪呈批表》

1.7《考核記錄》

1.8《晉升調(diào)薪呈批表》

1.9《調(diào)動(dòng)資料》

1.10表現(xiàn)優(yōu)秀資料

1.11培訓(xùn)考核資料

1.12身體健康檢查證明

1.13其他記錄員工工作表現(xiàn)的資料

2.人事檔案資料的查閱和借用規(guī)定：

2.1人事檔案資料（包括人事電子檔資料）屬保密性資料，非經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人級(jí)以上人員審批同意，任何人不得查詢；

2.2必須查閱檔案時(shí)，只限于部門經(jīng)理級(jí)（含）以上人員查閱本部門屬下的相關(guān)資料，不得查閱其他部門的檔案資料。

2.3查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

2.4查閱檔案時(shí)，不得抄錄或復(fù)印檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄或復(fù)印，抄錄或復(fù)印的材料應(yīng)在不超過三個(gè)工作日內(nèi)送回行政人事部處理。

2.5檔案一般不得外借，在特殊情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要進(jìn)行借閱登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。

3.人事檔案應(yīng)按部門分類編號(hào)管理并保持及時(shí)更新，由相關(guān)人員專職管理；離職人員的人事檔案資料保存期限為三年，期滿由行政人事部統(tǒng)一銷毀。

篇3：工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法

　　工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了提高zz石油（集團(tuán)）工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司（以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公 司”或“公司”）檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，使其更好地為企業(yè)改革發(fā)展 服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《z省檔案管理?xiàng)l例》、《干部檔案工作條例》和 工貿(mào)公司有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司機(jī)關(guān)各部門及各駐站。

　　第三條 本辦法中的人事檔案指企業(yè)人力資源等有關(guān)部門在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政 治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力 資源管理與開發(fā)、反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)。

　　第四條 人事檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，管理時(shí)要注意維護(hù)檔案完整與安全 ，便于企業(yè)各方面的利用。任何部門和個(gè)人不得私自保存、擅自銷毀或據(jù)為己有。

　　第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督。

　　第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責(zé)是：

　　（一）貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案工作的方針政策；

　　（二）建立健全公司人事檔案工作規(guī)章制度；

　　（三）負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供公司各級(jí)員工的人事檔案；

　　第三章 歸檔

　　第七條 為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，綜合辦公室應(yīng)收集公司員工的工 作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反 映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第八條 歸檔要求：

　　（一）收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，做到真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚， 對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。

　　（二）人事檔案歸檔材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　（三）凡需銷毀的材料必須詳細(xì)登記，并經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，由專人 負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　（四）不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔。

　　（五）檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作與裝訂，以便于查 找。

　　第九條 公司要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負(fù)責(zé)收集各部門的歸檔材料。

　　第四章 管理和利用

　　第十條 人事檔案管理人員對(duì)人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、 排架。對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按規(guī)定收取管理費(fèi)。

　　第十一條 建立人事檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度以及各類檔案名冊(cè)，每半年做一次檢查核對(duì)，做到 檔案號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　第十二條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管；人事檔案管理人 員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤。

　　第十三條 凡需利用本單位人事檔案的，必須由綜合辦公室上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可進(jìn) 行；應(yīng)妥善保存重要、珍貴的檔案，用復(fù)制品代替原件提供利用。

　　第五章 檔案的傳遞

　　第十四條 員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調(diào)離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。

　　第十五條 對(duì)人事檔案的接收、移交必須嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，做好登記與審批工作，留存雙 方交接單備查。

　　第十六條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道傳遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外 單位派專人提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，否則不予辦理。

　　第十七條 收到接收單位調(diào)檔函后，必須經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。檔案 轉(zhuǎn)出后，應(yīng)聯(lián)系確認(rèn)檔案是否轉(zhuǎn)到，并收取對(duì)方回執(zhí)以防丟失。

　　第六章 附則

　　第十八條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第十九條 本辦法未盡事宜，按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司、工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十條 本辦法自頒布之日起施行。

　　附件：

　　人事檔案材料收集歸檔范圍

　　1.員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免 呈報(bào)表（包括上報(bào)的考察材料），鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批 表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

　　2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

　　3.出國(guó)出境人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

　　4.黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登 記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。

　　5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

　　6.評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī) 材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

　　7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表， 組織審查

報(bào)告，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

　　8.黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評(píng)議黨員工作中形成的組織 意見。民主評(píng)議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，*材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申 請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。

　　9.干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材 料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

　　10.表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

　　11.各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

　　12.員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

　　13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。

　　14.辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。

　　15.高等教育、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué) 習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。

　　16.學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。

　　17.學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。

　　18.畢業(yè)學(xué)生體檢表。

　　19.其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。