L物業(yè)服務(wù)集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　GT-BF-ZHGL-005-20**(A/0)

　　1目的

　　為加強(qiáng)L物業(yè)服務(wù)集團(tuán)有限公司檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　2適用范圍

　　適用于集團(tuán)職能部門(mén)、在杭區(qū)域、分公司及控股子公司，參股公司遵照?qǐng)?zhí)行。

　　3職責(zé)

　　3.1 集團(tuán)綜合管理部為檔案管理的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部的檔案管理，對(duì)其他職能部門(mén)、在杭區(qū)域、分子公司、專(zhuān)業(yè)公司的檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)等，并負(fù)責(zé)本辦法的解釋和修訂。

　　3.2 集團(tuán)各職能部門(mén)為本部門(mén)檔案的管理部門(mén)。

　　3.3 在杭區(qū)域、分子公司、專(zhuān)業(yè)公司綜合管理部為本單位檔案管理的管理部門(mén)。

　　3.4 集團(tuán)本部、在杭區(qū)域、分子公司、專(zhuān)業(yè)公司應(yīng)設(shè)立檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位、本部門(mén)、本系統(tǒng)檔案的管理工作，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。文書(shū)檔案管理員一般由綜合管理部人員擔(dān)任;合同檔案管理員一般由物業(yè)管理部人員擔(dān)任;業(yè)主檔案由各物業(yè)服務(wù)中心指定專(zhuān)人擔(dān)任;特種載體檔案管理員由企業(yè)文化部人員擔(dān)任，其他單位統(tǒng)一由綜合管理部人員擔(dān)任。檔案管理員工作職責(zé)主要包括：

　　3.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，協(xié)助制定、實(shí)施檔案管理辦法;

　　3.4.2 負(fù)責(zé)文書(shū)檔案、合同檔案、業(yè)主檔案、特種載體檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、銷(xiāo)毀工作。

　　4. 工作程序

　　4.1 定義

　　4.1.1 檔案

　　檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有查考和利用價(jià)值的，以不同載體形式存在，并有不同內(nèi)容特征的歷史記錄和原始憑證(包括文字、圖表、圖紙、聲像、電子文件等)。包括文書(shū)檔案、合同檔案、業(yè)主檔案和特種檔案四大類(lèi)。檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證，任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓資料。檔案管理分為收集、整理、鑒定、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、銷(xiāo)毀八大操作程序。

　　4.1.2 文書(shū)檔案

　　文書(shū)檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來(lái)的各種書(shū)面文件材料。

　　4.1.3 合同檔案

　　合同檔案是指《顧問(wèn)咨詢(xún)服務(wù)合同》、《早期介入服務(wù)合同》、《前期物業(yè)服務(wù)合同》、《物業(yè)服務(wù)合同》及涉及較大金額的委托合同、采購(gòu)合同、房屋租賃合同和其它會(huì)對(duì)公司有重大影響不能即時(shí)履行完畢的合同。不包括勞動(dòng)合同及其它內(nèi)部責(zé)任承包管理協(xié)議。

　　4.1.4 業(yè)主檔案

　　業(yè)主檔案是指與業(yè)主有關(guān)的各類(lèi)信息材料，包括業(yè)主購(gòu)房資料、業(yè)主領(lǐng)房資料、業(yè)主房屋裝修資料、業(yè)主入住資料、業(yè)主基本信息、業(yè)主健康信息、重大事項(xiàng)記錄等。

　　4.1.5 特種檔案

　　特種檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的，一般以非紙質(zhì)材料為信息載體的歷史資料，主要分為聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案三大類(lèi)。

　　4.2 檔案管理的構(gòu)成

　　檔案管理是指對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等一系列過(guò)程的管理。

　　4.2.1 檔案收集，是指對(duì)凡是反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書(shū)面文件材料收集的過(guò)程。

　　4.2.2 檔案整理，是指遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)別不同的價(jià)值，以便于保管和利用的整理過(guò)程。

　　4.2.3 檔案歸檔，是指在工作中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的文件材料的歸檔過(guò)程。

　　4.2.4 檔案保管，是指檔案置于檔案庫(kù)房中保管過(guò)程。

　　4.2.5 檔案統(tǒng)計(jì)，是指與檔案管理各項(xiàng)工作同步進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的過(guò)程。

　　4.2.6 檔案利用，是指填寫(xiě)利用登記表單、審批、借閱、歸還等環(huán)節(jié)形成的系列活動(dòng)。

　　4.2.7 檔案鑒定，特指對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行再次鑒定的活動(dòng)。

　　4.2.8 檔案銷(xiāo)毀，是指對(duì)鑒定無(wú)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀的活動(dòng)。

　　4.3 檔案管理的內(nèi)容

　　4.3.1 檔案的收集

　　凡是反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件、載體材料均屬檔案范圍。集團(tuán)綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)集團(tuán)本部及本部門(mén)檔案的收集;集團(tuán)各職能部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)及本系統(tǒng)檔案的收集;各單位檔案管理員負(fù)責(zé)本單位檔案的收集。

　　4.3.1.1 文書(shū)檔案、合同檔案具體收集對(duì)象如下：

　　a)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(mén)的文書(shū)材料等。

　　b)公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料。

　　c)公司控股、參股的分子公司、專(zhuān)業(yè)公司的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料。

　　d)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要，專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料。

　　e)公司印發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)單、審核稿。

　　f)公司給上級(jí)部門(mén)的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等。

　　g)公司下屬各單位、部門(mén)的請(qǐng)示和公司的批復(fù)文件。

　　h)公司各部門(mén)及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等。

　　i)公司各類(lèi)調(diào)研工作形成的文件材料。

　　j)公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、成本等各類(lèi)數(shù)據(jù)資料。

　　k)各類(lèi)投訴處理材料。

　　l)公司法律糾紛處理材料。

　　m)公司的工商登記資料，所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料。

　　n)公司各類(lèi)資質(zhì)、權(quán)屬證書(shū)，所屬公司報(bào)送的各類(lèi)資料、權(quán)屬證書(shū)的備案資料。

　　o)公司大事記、簡(jiǎn)介。

　　p)公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件。

　　q)公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。

　　r)公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說(shuō)明書(shū)、維修卡或保修單等。

　　s)公司文書(shū)材料、合同、協(xié)議等。

　　t)公司重要的各類(lèi)協(xié)議合同，所屬公司報(bào)送的重要的各類(lèi)協(xié)議合同的備案資料。

　　u)其它各類(lèi)相關(guān)資料。

　　4.3.1.2 業(yè)主檔案具體收集對(duì)象如下：

　　收集與業(yè)主有關(guān)的各類(lèi)信息材料，包括業(yè)主購(gòu)房資料、業(yè)主領(lǐng)房資料、業(yè)主房屋裝修資料、業(yè)主入住資料、業(yè)主基本信息、業(yè)主健康信息、重大事項(xiàng)記錄等。具體收集的種類(lèi)詳見(jiàn)《業(yè)主檔案管理辦法》。

　　4.3.1.3 特種檔案具體收集對(duì)象如下：

　　a)聲像檔案指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的以音響、影像等方式記錄、輔以文字說(shuō)明能并反映公司的主要職能活動(dòng)和工作成果的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等，其中照片檔案由底片、照片及文字說(shuō)明構(gòu)成;公司領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng);公司組織或參加的重要會(huì)議、公司領(lǐng)導(dǎo)參與的重要活動(dòng)等;記錄公司重大事件和其他特殊現(xiàn)象;反映公司業(yè)務(wù)質(zhì)量的情況;其他經(jīng)典樓盤(pán)的物業(yè)管理調(diào)研資料;公司廣告宣傳內(nèi)容;其他具有保存價(jià)值的聲像資料。

　　b)電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，其存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)(硬盤(pán)、軟盤(pán))、磁帶、光盤(pán)和U盤(pán)等。電子檔案需實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔。具體收集范圍：公司行政管理與業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文本文件;利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等技術(shù)形成的具有查考利用價(jià)值的圖形文件和模型文件;公司使用的各種數(shù)據(jù)文件;設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。

　　c)實(shí)物檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，形成的一些反映公司工作史實(shí)的實(shí)物材料，如錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾及其他具有歷史和紀(jì)念意義或保存價(jià)值的實(shí)物材料。各單位綜合管理部負(fù)責(zé)公司特種檔案的收集工作，公司其他職能部門(mén)應(yīng)配合做好特種文件的整理、收集工作。

　　4.3.1.4 收集時(shí)間

　　a)各單位、部門(mén)檔案管理員對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)隨時(shí)收集。

　　b)各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)隨時(shí)查詢(xún)、收集特種文件，相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)在工作完成后的一個(gè)月內(nèi)將基礎(chǔ)材料整理成符合收集要求的特種資料，其中電子檔案需一式二份(一份供存檔，一份供調(diào)閱)，相應(yīng)的文字資料應(yīng)同時(shí)交本檔案管理部門(mén)。

　　4.3.1.5 收集要求

　　a)各類(lèi)檔案要收集齊全，包括檔案的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等。

　　b)特種檔案除收集齊全外，應(yīng)在檔案上標(biāo)明名稱(chēng)、數(shù)量、編制部門(mén)、編制日期、密級(jí)等。

　　c)照片檔案的文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。

　　d)磁帶(軟盤(pán))盒上應(yīng)標(biāo)明軟件名稱(chēng)、文件數(shù)、編制部門(mén)、編制日期、密級(jí)等。

　　e)錄音帶盒上應(yīng)標(biāo)明講話(huà)人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容、講話(huà)時(shí)間、錄制日期和密級(jí)等。

　　f)錄像帶盒上需標(biāo)明攝制時(shí)間、攝制部門(mén)、規(guī)格、制式、密級(jí)等;獎(jiǎng)杯、牌匾等應(yīng)寫(xiě)明背景情況。

　　g)電子文件必須是可讀文件，若有加密，應(yīng)告知密碼。

　　h)所有準(zhǔn)備歸檔的特種文件必須在有關(guān)的設(shè)備上演示檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常才能歸檔。

　　i)聲像檔案或電子檔案中如存放多份文件，資料提供部門(mén)應(yīng)建立文件目錄清單。

　　4.3.1.6 各單位綜合管理部門(mén)確認(rèn)歸檔資料符合要求后，應(yīng)填寫(xiě)移交清單一式兩份，由雙方經(jīng)辦人簽字，一份由相關(guān)部門(mén)保存，一份由各單位綜合管理部門(mén)接收。

　　4.3.2 檔案的整理

　　檔案整理，是指遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)別不同的價(jià)值，以便于保管和利用的整理過(guò)程，一般包括檔案的分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等過(guò)程。

　　檔案分類(lèi)：按年度分類(lèi)，指根據(jù)文件形成和處理的年度對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。一般檔案以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn)，跨年度形成的文件，統(tǒng)一以辦結(jié)年度為準(zhǔn);文件沒(méi)有標(biāo)注日期的，通過(guò)分析、對(duì)照等方法，考證和推斷文件的日期;按問(wèn)題分類(lèi)，指按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)。按保管期限分類(lèi)，指按照時(shí)間分永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存，就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。長(zhǎng)期保存，一般是指檔案須保存五年至二十年左右;短期保存，一般是指五年以下。后兩者稱(chēng)為定期保存。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿(mǎn)后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長(zhǎng)保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存，特種檔案的保存方式一般為永久保存。具體劃分參見(jiàn)《文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》。

　　檔案的排列，指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。

　　檔案編號(hào)，應(yīng)根據(jù)類(lèi)目和排列順序逐件編號(hào)。檔案整理時(shí)，在文件首頁(yè)上端中間位置加蓋歸檔章或左上角包角，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章或包角應(yīng)設(shè)置“全宗號(hào)”、“年度”、“保管期限”、“件號(hào)”、“問(wèn)題”等項(xiàng)。

　　全宗號(hào)年度室編件號(hào)

　　問(wèn)題保管期限*館編件號(hào)

　　示例1：

　　圖1歸檔章式樣(規(guī)格：45㎜×16㎜)

　　圖2 包角式樣

　　全宗號(hào)：集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)給在杭區(qū)域、分子公司、專(zhuān)業(yè)公司及有關(guān)部門(mén)/單位編制全宗號(hào)代號(hào)(詳見(jiàn)附錄5)。

　　年度：文件形成的年度，一般以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如20**。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)，“永久”(20年以上)標(biāo)注為“Y”,長(zhǎng)期(5-20年)標(biāo)注為“C”，短期(5年以下)標(biāo)注為“D”。

　　件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，包括室編件號(hào)。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始流水標(biāo)注。

　　問(wèn)題：類(lèi)目的問(wèn)題名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，相應(yīng)的類(lèi)目名稱(chēng)和標(biāo)注代碼參見(jiàn)《文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》。

　　檔案編目，應(yīng)依據(jù)《文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》和室編件號(hào)順序編制檔案目錄。檔案目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm),檔案目錄應(yīng)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　示例2：

　　歸檔文件目錄

　　件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注

　　件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。

　　責(zé)任者：指制發(fā)文件的單位或部門(mén)，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　文號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)。

　　題名：指文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔 〕"號(hào)。

　　日期：即文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

　　頁(yè)數(shù)：即每一件檔案的頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　備注欄：注釋文件需說(shuō)明的情況。

　　4.3.2.1 文書(shū)、合同檔案的整理：

　　a)集團(tuán)實(shí)行集團(tuán)、職能部門(mén)、物業(yè)服務(wù)中心分級(jí)立卷的制度，實(shí)行“誰(shuí)辦文，誰(shuí)立卷”的原則，并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。集團(tuán)文書(shū)、合同檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí)：各單位、部門(mén)綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和本部門(mén)檔案管理專(zhuān)員將辦理完畢的部門(mén)文件資料收集齊全，按年代--問(wèn)題分類(lèi)法組合立卷。第二層級(jí)：各單位、部門(mén)綜合管理部對(duì)公司及本部門(mén)已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代--組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類(lèi)等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。

　　b)公司文書(shū)、合同等檔案采用“年度-問(wèn)題-保管期限”的復(fù)式分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。文書(shū)檔案分類(lèi)：按每年度下各問(wèn)題分類(lèi)，也可按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)。

　　c)合同分類(lèi)：A類(lèi)，《顧問(wèn)咨詢(xún)服務(wù)合同》、《早期介入服務(wù)合同》、《前期物業(yè)服務(wù)合同》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》等;B類(lèi)，涉及較大金額的委托合同、采購(gòu)合同、房屋租賃合同和其它會(huì)對(duì)公司有重大影響不能即時(shí)履行完畢的合同。以上B類(lèi)合同不包括勞動(dòng)合同及其它內(nèi)部責(zé)任承包管理協(xié)議等。

　　4.3.2.2 業(yè)主檔案信息的整理：

　　a)業(yè)主檔案應(yīng)按規(guī)劃區(qū)塊的幢、單元、房號(hào)的順序進(jìn)行排列。檔案排列順序一經(jīng)確定，即對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。檔案編號(hào)方法采用自然數(shù)。

　　b)應(yīng)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的整理編號(hào)工作。

　　c)建立業(yè)主檔案目錄。

　　具體整理要求詳見(jiàn)《業(yè)主檔案管理辦法》

　　4.3.2.3 特種檔案的整理：

　　a)檔案人員在將特種文件歸檔前，應(yīng)首先填寫(xiě)《特種文件目錄清單》;登記并驗(yàn)收合格后，將錄音、錄像帶、磁盤(pán)等電子檔案以及實(shí)物上貼上標(biāo)簽，按照年代--問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)(同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編同一案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào))，寫(xiě)明相關(guān)內(nèi)容;最后將具有共同主題內(nèi)容的特種文件組成案卷，集中編放。

　　b)電子文件按其形成規(guī)律和自身特點(diǎn)可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。

　　c)文本文件應(yīng)分門(mén)別類(lèi)加以管理，可建立子目錄系統(tǒng)加以分類(lèi);圖像(紙)文件、命令文件應(yīng)根據(jù)成套性原則按項(xiàng)目加以整理;數(shù)據(jù)文件根據(jù)其相關(guān)性加以整理。

　　4.3.3 檔案的歸檔

　　檔案歸檔，在工作中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的文件材料的歸檔過(guò)程，包括檔案的立卷、案卷排列、編號(hào)、歸檔等過(guò)程。按歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間和歸檔程序，由檔案管理員集中統(tǒng)一收集本單位、部門(mén)檔案并進(jìn)行預(yù)整理，所有員工不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　4.3.3.1 文書(shū)、合同檔案等歸檔要求：

　　a)各單位綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　b)在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，合一立卷。

　　c)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。

　　d)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問(wèn)題或時(shí)間順序進(jìn)行排列、裝訂。

　　e)文書(shū)、合同等檔案一般應(yīng)按“件”裝訂。一般以每份文件、合同、協(xié)議等為一件，文件正本與審批件為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;請(qǐng)示與批復(fù)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件。

　　f)文書(shū)、合同等檔案裝訂時(shí)，應(yīng)保持正本在前，審批件在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

　　g)文書(shū)、合同等檔案采用線(xiàn)裝方式或包角方式。在文件裝訂邊裝訂時(shí)，應(yīng)將檔案的左、下側(cè)對(duì)齊，用三孔一線(xiàn)裝訂法裝訂;采用文件檔案左上角包角裝訂時(shí)，應(yīng)將文件左、上側(cè)對(duì)齊，用膠水將每頁(yè)文件左上角粘連。

　　h)文書(shū)、合同、協(xié)議等檔案裝訂時(shí)，不得使用任何易生銹物或易腐蝕品。

　　4.3.3.2 業(yè)主信息檔案歸檔要求：

　　a) 盒內(nèi)資料首先應(yīng)為業(yè)主檔案目錄。

　　b) 目錄頁(yè)后為按目錄內(nèi)容順序放置業(yè)主相關(guān)資料，如內(nèi)容增加，應(yīng)及時(shí)在目錄中予以登記。

　　c)制作并放置業(yè)主檔案相關(guān)資料的檔案盒應(yīng)按順序號(hào)排列在業(yè)主檔案專(zhuān)用文件柜中。業(yè)主檔案盒的制作詳見(jiàn)《業(yè)主檔案管理規(guī)程》(GT-BF-KF003-20**)。

　　4.3.3.3 特種檔案歸檔要求

　　a)檔案人員在將特種文件歸檔前，應(yīng)首先填寫(xiě)《特種文件目錄清單》;登記并驗(yàn)收合格后，將錄音、錄像帶、磁盤(pán)等電子檔案以及實(shí)物上貼上標(biāo)簽，按照年代--問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)(同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編同一案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào))，寫(xiě)明相關(guān)內(nèi)容;最后將具有共同主題內(nèi)容的特種文件組成案卷，集中編放。

　　b)錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)有相應(yīng)的文字說(shuō)明，主要項(xiàng)目包括編號(hào)、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責(zé)任者、錄制單位、錄制地點(diǎn)、放送時(shí)間、技術(shù)狀況、數(shù)量、備注等。實(shí)物檔案的標(biāo)簽上應(yīng)寫(xiě)明編號(hào)、實(shí)物名稱(chēng)、數(shù)量、特征、來(lái)源、獲得者以及必要的說(shuō)明。

　　c)照片一般將一項(xiàng)內(nèi)容整理為一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷。照片的編號(hào)，應(yīng)先編每卷的卷號(hào)，再編每卷的頁(yè)號(hào)，再編卷內(nèi)照片的序號(hào)。照片的分類(lèi)號(hào)、底片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)應(yīng)在文字說(shuō)明欄中寫(xiě)清。

　　d)底片要先進(jìn)行分類(lèi)，再編號(hào)登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)底片號(hào)。底片號(hào)按收到的先后次序編號(hào)登記保管。底片目錄登記簿包括如下項(xiàng)目：分類(lèi)號(hào)、底片號(hào)、簡(jiǎn)要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點(diǎn)、拍攝時(shí)間、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來(lái)源、收到日期、備考。其中底片號(hào)是上述項(xiàng)目中最重要的一項(xiàng)，編寫(xiě)在乳劑面的右上角，同時(shí)在保存的紙袋外面打上底片號(hào)。

　　e)特種檔案根據(jù)涉及公司商業(yè)秘密情況分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)。檔案人員在編目立檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并妥善保管好檔案資料，嚴(yán)防外泄。

　　4.3.3.4 立卷

　　a)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。一個(gè)頁(yè)面一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)文件正面的右上角，背面的左上角。

　　b)照要求填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。卷內(nèi)文件的件數(shù)，一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件，按一件計(jì)算。文件材料沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名;文件沒(méi)有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的，要查清，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。

　　c)卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，字跡工整、清晰，簡(jiǎn)明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱(chēng)等，體式一致，保管期限劃分準(zhǔn)確。

　　d)內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案卷必須裝訂整齊，采用三點(diǎn)一線(xiàn)裝訂法。裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核。

　　4.3.3.5 案卷排列編號(hào)

　　a)案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序，一般按照時(shí)間先后依次排列。案卷排放的順序一經(jīng)確定，就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào)，案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù)，并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種，一種是統(tǒng)編，適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編，即按案卷的類(lèi)別、年度等分別編立從1號(hào)卷開(kāi)始的號(hào)序。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司(下稱(chēng)各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤(pán)片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話(huà)記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話(huà)的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等);

　　(九)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧稀⒂袇⒖純r(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話(huà)記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

　　(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門(mén)及各專(zhuān)業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　第十五條公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。

　　第十八條銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

　　第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書(shū)檔案管理辦法(6)

　　公司文書(shū)檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理，規(guī)范文書(shū)檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書(shū)檔案管理。

　　3 術(shù)語(yǔ)和定義

　　文書(shū)檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書(shū)檔案室管理部門(mén)為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書(shū)，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書(shū)檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書(shū)檔案收集

　　5.1.1文書(shū)檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來(lái)文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書(shū)檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書(shū)檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門(mén)交文書(shū)檔案室的文檔需符合文書(shū)檔案工作要求，并由各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書(shū)檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫(xiě)說(shuō)明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書(shū)檔案的整理和保管

　　5.3.1文書(shū)檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類(lèi)、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類(lèi)，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書(shū)檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類(lèi)進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書(shū)檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書(shū)檔案室要設(shè)立文書(shū)檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷(xiāo)，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書(shū)檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書(shū)檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書(shū)檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書(shū)檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說(shuō)明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書(shū)檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　　5.6.1文書(shū)檔案室定期對(duì)已過(guò)期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷(xiāo)毀。

　　5.6.2文書(shū)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書(shū)檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷(xiāo)，編制銷(xiāo)毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷(xiāo)的日期，保證不丟失，不漏銷(xiāo)。