南中科大審計檔案管理辦法

　　第一條 為了規(guī)范學校審計檔案管理，保證審計檔案的質量，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國檔案法》《審計機關審計檔案管理規(guī)定》和《第2308號內部審計具體準則--審計檔案工作》等有關規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱審計檔案，是指學校在審計活動中直接形成的具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計檔案是學校檔案的重要組成部分，主要有財務審計類檔案、工程審計咨詢類檔案和綜合審計類檔案三大類。

　　第三條 本辦法所稱審計檔案管理，是指建立審計檔案并進行收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計、鑒別和移交等活動。

　　第四條 學校審計檔案管理工作實行“統(tǒng)一領導、分級分類、集中管理”的原則。審計處設兼職檔案管理人員負責檔案管理，在業(yè)務上接受上級審計機關和學校檔案館的指導和監(jiān)督。

　　第五條 審計檔案的建立實行審計組負責制，做到誰審計誰立卷、審結卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。

　　第六條 審計項目確定后，該審計項目的組長即為負責該項目立卷歸檔的責任人。審計項目一經實施，該項目主審即應及時收集本項目的文件材料;審計終結時，主審應對本項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)則進行組卷，經審計組長復核和審計處兼職檔案員檢查后，依照有關規(guī)定進行案卷的編目和裝訂。

　　(一)審計檔案頁碼數(shù)應統(tǒng)一編寫在每頁材料正面的右下角;

　　(二)卷內目錄填寫包括順序號、文件名、頁碼，卷內目錄放在卷首;

　　(三)備考表填寫包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內容，備考表放在卷尾;

　　(四)案卷封面書寫包括審計項目名稱、審計時間、審計組負責人、保管期限等內容;

　　(五)審計案卷的裝訂應去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，案卷一般不應超過200頁。

　　第七條 審計案卷內的文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元為序進行排列。

　　第一單元為結論性文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列。

　　第二單元為證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序，對審計證據(jù)、匯總的審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)等進行排列。

　　第三單元為立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。

　　第四單元為其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。

　　第八條 審計檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：

　　(一)正件在前，附件在后;

　　(二)定稿在前，修改稿在后;

　　(三)批復在前，請示在后;

　　(四)批示在前，報告在后;

　　(五)重要文件在前，次要文件在后;

　　(六)匯總性文件在前，原始(基礎)性文件在后。

　　第九條 財務審計類項目應歸檔的文件材料有：

　　(一)向上級部門或學校領導報送的有關本項目的審計情況報告;

　　(二)審計整改情況報告及審計回訪記錄等;

　　(三)審計決定或審計意見書，移送處理意見書;

　　(四)審計報告(定稿)及審計處審定報告的會議紀要;

　　(五)被審計單位和個人對審計報告的書面反饋意見;

　　(六)審計證據(jù)、審計工作底稿和調查記錄;

　　(七)被審計單位或責任人的承諾書、述職報告;

　　(八)項目審計計劃、審計實施方案及其有關記錄;

　　(九)審計通知書;

　　(十)審計立項書、審計委托函、學校領導對審計事項的批示;

　　(十一)有關審計項目的請示、報告、批復、群眾來信、來訪記錄、舉報等文書材料;

　　(十二)其他應歸入審計檔案的文件材料。

　　第十條 工程審計咨詢類項目應歸檔的文件材料有：

　　(一)預算審計項目：工程立項審批表、工程招標控制價文件;

　　(二)一審項目：工程立項審批表、招投標文件、中標通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗收證明、結算書、工程量計算式、結算定案表;

　　(三)外審項目：工程立項審批表、招投標文件、中標通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、變更通知書、有關會議紀要、竣工驗收證明、竣工圖紙、結算書、工程量計算式、結算審核報告書;

　　(四)其他應歸入審計檔案的文件材料。

　　第十一條 綜合審計類應歸檔的文件材料主要有：

　　(一)審計工作規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、請示、報告等文件;

　　(二)審計處機構設置、崗位職責、人事任免、人員聘任等文件;

　　(三)上級部門來文、學校領導對審計工作的批示等文件;

　　(四)審計工作會議或審計學術交流會議的主要文件;

　　(五)物資設備審簽有關資料;

　　(六)科研項目審簽有關資料;

　　(七)專項審計有關資料;

　　(八)其他與審計事項有關的資料。

　　第十二條 財務審計類文件材料按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或若干卷，不得將幾個審計項目合立為一卷;對跨年度的審計項目，在審計終結的年度立卷;歸檔時間不得遲于審計項目結束后次年的3月份。工程審計類、綜合審計類文件材料可按文件材料形成的時間順序多個項目歸入一卷。

　　第十三條 審計檔案在審計處存放保管的期限為5年。審計處兼職檔案員應定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨意堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超過五年的審計檔案移交學校檔案館存放管理。

　　第十四條 審計檔案的保管期限應當按照項目審計案卷的保存價值確定，暫定為10年、30年和永久三種。

　　第十五條 查閱審計檔案，僅限于審計工作人員，審計處以外的單位與個人如有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經審計處處長批準后方可執(zhí)行。國家有關部門依法進行查閱的除外。審計檔案不得帶出審計處或檔案館辦公室，嚴禁涂改、抽取、偽造或者擅自抄錄、復制。

　　第十六條 對損毀、涂改、偽造、出賣、擅自提供審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案丟失的責任人、應當依法給予黨紀和行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第十七條 本辦法由審計處負責解釋。

　　第十八條 本辦法于20**年1月10日經校長辦公會議審定通過，自發(fā)布之日起施行。原《南中林業(yè)科技大學審計檔案管理辦法》(南中林發(fā)〔20**〕40號)同時廢止。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

　　(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

　　(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產開發(fā)、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發(fā)現(xiàn)，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業(yè)務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區(qū)分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。