XX學院基本建設檔案管理辦法

　　第一條 為了進一步加強我院基本建設檔案(以下簡稱基建檔案)的管理，充分發揮基建檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《普通高校檔案管理辦法》《XX學院檔案管理辦法》等制定本辦法。

　　第二條 基建檔案是維護學院利益，保護學院財產不受侵害的重要依據，是日后維護、維修不可缺少的基礎材料。

　　第三條 基建檔案是指在基本建設、施工和管理以及維修、改建工程中產生和具有保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第四條 工程建設的技術、管理人員應注意工作中檔案資料的收集。基建檔案的齊全、完整、準確是檔案質量的保證，是衡量工程勘測、設計、施工、監理等工作質量的重要內容和依據，在未完成歸檔前，不能返還施工、監理工作質量保證金。

　　第五條 基建項目完成后有關單位按照歸檔要求進行整理，按規定歸檔。特別是工程竣工圖，要按照要求認真繪制，并加蓋工程竣工圖章，工程監理部門要對竣工圖準確性、完整性進行審查，審查無誤后要在圖紙目錄上蓋監理單位章。在監理委托合同中要明確監理單位審查竣工圖的義務和責任。竣工圖的編制套數一般不得少于三套，編制套數應在施工合同中表明。

　　第六條 竣工圖是基建檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符，真實反映工程建設的實際，施工單位在施工過程中，必須認真做好變更文件及有關資料的收集、整理，竣工圖由編制單位逐張加蓋竣工圖章，嚴格履行簽字手續，竣工圖應附編制說明，竣工圖按以下規定編寫。

　　(一)按圖施工，沒有變動的，可將原施工圖作為竣工圖;

　　(二)一般性設計變更，能在原施工圖上修改補充的，可由施工單位在原施工圖上，用碳素墨水進行修改，并注明修改依據作為竣工圖;

　　(三)凡結構形式、工藝、平面布置等有重大改變，及圖面變更面積超過 35%，應重新繪制竣工圖，重新繪制的竣工圖上應注明重新編制的原因、變更依據。

　　第七條 基建檔案歸檔要求。

　　(一)收集文件材料及時、齊全、完整。基建檔案的平時收集和管理工作由基建管理部門指定專人負責，要與項目建設進程同步。從項目申請立項起，即應開始進行基建檔案材料的收集，并進行審查和初步整理。項目竣工后，要及時補充收集相關材料，確保文件材料的齊全完整。

　　(二)科學組卷。按照文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用，科學分類組卷。

　　(三)卷內文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。

　　字跡必須清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料;卷內文件按 A4 規格折疊取齊，圖紙折疊以減少折痕和突出圖標為原則。

　　(四)形成的電子文件，應按照有關規定及時整理歸檔。

　　第八條 基建檔案歸檔文件整理。

　　(一)組卷。基建檔案按建設項目，區分前期準備、設計、施工、監理、竣工、使用維護等形成階段，結合考慮文件材料內容、數量、保管期限進行組卷。案卷題名應簡明、準確地揭示建設項目名稱、階段名稱、文件材料種類。

　　(二)排列。1.案卷按前期準備、設計、施工、監理、竣工、使用維護等階段順序排列。2.案卷內管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。圖文混合的案卷，要求文字在前，圖樣在后;有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。

　　(三)編號。1.編頁碼。整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續頁碼;散件裝訂的案卷，以件為單位編制頁碼。編號時，只對歸檔文件的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，背面編于左下角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。2.蓋檔號章。整卷裝訂的

　　案卷不需蓋檔號章。散件裝訂的案卷，卷內文件逐件加蓋檔號章，檔號章位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。圖紙的檔號章蓋于圖標上方空白處。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。

　　檔號章示例：

　　檔號 序號

　　C-2-1 1

　　檔號：基建檔案大類代字、工程項目代號及案卷號。

　　序號：卷內文件的排序號。

　　(四)掃描。將永久、長期的無電子文本的紙質文件按要求轉換成電子文件。

　　(五)裝訂。按照學院檔案管理相關模板打印出“案卷封面”“卷內文件目錄”。案卷裝訂采用整卷裝訂和散件裝訂兩種方法。

　　整卷裝訂的案卷，將案卷材料按案卷封面、卷內文件目錄、文件材料、備考表的順序排列好后，采用“三孔一線”方法裝訂。散件裝訂的案卷，在去除每份卷內文件的易生銹金屬物后，薄的文件用不銹鋼釘裝訂，厚的文件采用“三孔一線”方法裝訂。散件裝訂的案卷封面粘貼于檔案盒正表面。圖紙不裝訂，按 A4 幅面折疊后依次裝入檔案盒內。

　　(六)案卷裝盒。整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內。散件裝訂的，將卷內文件目錄、文件材料、備考表依次裝入檔案盒內。備考表排列在卷內全部文件后，或直接印制在卷盒內底面。應標明檔號、互見號或提供使用過程中需要說明的問題及立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間等。

　　(七)按照學院檔案管理的相關要求完成其他歸檔工作。

　　第九條 基建檔案是學院檔案的重要組成部分，任何人不得占為已有，對于拒不移交的單位和個人以及故意損壞檔案者，依據《中華人民共和國檔案法》和檔案實施細則規定處罰。

　　第十條 基建檔案的歸檔范圍及管理詳見附表。

　　第十一條 本辦法自發布之日起施行，由后勤基建處負責解釋。

　　附件：基建檔案歸檔范圍和保管期限表

　　附件

　　基建檔案歸檔范圍和保管期限表

　　門類 歸檔范圍 保管期限

　　基建檔案

　　1.可行性研究報告、項目申請、批復、基建計劃、投資計劃。

　　2.設計任務書、計劃任務書。

　　3.勘察測量有關材料、報告。

　　4.設計文件、計算書及施工圖。

　　5.征用土地文件。

　　6.承、發包合同、協議、投招標文件。

　　7.施工執照、建筑許可證、規劃許可證。

　　8.水、電、煤氣供應協議書。

　　9.開工報告、圖紙會審紀要。

　　10.原材料及物件出廠證明、質量鑒定。

　　11.建筑材料試驗報告。

　　12.設計變更、材料代用核定審批。

　　13.隱蔽工程驗收記錄。

　　14.工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告。

　　15.分項、分部、單位工程質量檢查、評定。

　　16.交工驗收記錄。

　　17.施工記錄、施工日志。

　　18.設備、管線安裝記錄。

　　19.電器、儀表安裝記錄。

　　20.監理文件。

　　21.竣工報告、竣工圖。

　　22.工程質量評定材料。

　　23.竣工驗收會議有關材料。

　　24.工程維修、改、擴建材料。

　　永久或長期

　　XX學院黨政辦公室

篇2：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　　（六）參加建設工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規和規章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　　（一）工業建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　　（二）城市地下建（構）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　　（四）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　　（四）建設工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　　（一）檔案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定。可以收取城建檔案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設工程檔案不符合本條例規定的；

　　（四）未在規定時間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。

篇3：北京市關于加強建設項目竣工檔案移交工作的通知(2001)

　　【地區】北京市

　　【失效日期】

　　【頒布單位】 北京市規劃委員會/北京市檔案局

　　【頒布日期】20**.02.26

　　【時效性】有效

　　【實施日期】20**.02.26

　　【正文】

　　通知

　　各建設單位:

　　為加強城市建設工程竣工檔案移交的管理,保證首都城市建設的順利發展,根據《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程質量管理條例》及《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》,現將有關事宜通知如下:

　　1、依照北京市黨政機構改革中確定的職能,北京市規劃委員會是北京市城建檔案工作的主管部門。市城建檔案館在市規劃委員會領導下負責城建檔案管理的具體工作。市檔案局依法對全市城建檔案工作進行監督和指導。

　　2、在北京地區建設的單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定,及時建立、健全建設項目檔案,并在建設工程竣工驗收后六個月內按分工向市城建檔案館或區縣城建檔案主管部門移交建設項目檔案。

　　3、建設單位在工程竣工驗收后六個月仍未向城建檔案館移交建設項目竣工檔案的,由城建檔案館向建設單位發出催交通知書,要求限期移交,期限為1到3個月。

　　4、建設單位在催交的期限內仍未移交建設項目竣工檔案的,由北京市規劃委員會根據《建設工程質量管理條例》第五十九條和第七十三條規定視情況對建設單位處1萬元以上10萬元以下的罰款。

　　5、此《通知》發布之日前已竣工,應移交建設項目竣工檔案的建設工程未按規定移交的,須在三個月內辦理移交手續,逾期未辦理的按規定處罰。

　　6、依據《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》第三十五條規定,凡不按規定移交城建竣工檔案的,由市或者區縣檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。