某物業(yè)企業(yè)檔案管理辦法

　　01　目的

　　為了規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作，特制定本辦法。

　　02　范圍

　　適用于xx物業(yè)總公司及所屬子(分)公司。

　　03　職責(zé)

　　3.1子(分)公司綜合管理部為所屬公司檔案管理工作的歸口部門，負(fù)責(zé)所屬公司的檔案管理工作。

　　3.2總公司綜合管理部為全公司檔案管理工作的歸口部門，全面負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。

　　04　方法和過程控制

　　4.1檔案的分類：詳見檔案目錄分類方案。

　　4.2立卷與編制目錄

　　4.2.1立卷：就是按照單份文件類別和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理人員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷：

　　1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

　　2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出檔案類別名稱;

　　3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中;

　　4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

　　4.2.2編制目錄：

　　1)檔案管理人員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案資料儲(chǔ)存清單》;

　　2)每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案資料儲(chǔ)存清單》(內(nèi)容包括檔案名稱、歸檔編號(hào)、份數(shù)、頁數(shù)、歸檔時(shí)間、保存期限等項(xiàng)目)中，以便查閱。

　　4.3檔案的保管期限

　　4.3.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種，其中定期保存一般又分長期保管(15年以上)、中期保管(5—15年)、短期保管(5年以下等)。

　　4.3.2綜合管理部門在編制檔案目錄分類方案時(shí)，應(yīng)標(biāo)明檔案保管期;檔案的保存期限必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.3.3各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)作業(yè)規(guī)范，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

　　4.4檔案的保管

　　4.4.1檔案保管的工作任務(wù)是：

　　1)便于查閱;

　　2)保證檔案的安全;

　　3)防止檔案的損壞;

　　4)采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。

　　4.4.2檔案保管的責(zé)任部門：

　　1)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)檔案;

　　2)人力資源部門負(fù)責(zé)保管人事檔案;

　　3)管家部負(fù)責(zé)保管業(yè)主及住戶檔案;

　　4)綜合管理部門負(fù)責(zé)保管除人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)主檔案以外的所有檔案。

　　5)各部門原則上不保管檔案，因工作需要經(jīng)常使用的部分資料可使用影印件，如運(yùn)營中心可保存設(shè)備設(shè)施使用說明書、工程圖紙等影印件。

　　4.4.3檔案的保管程序：

　　1)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管尚未到達(dá)歸檔期的檔案。

　　2)檔案歸檔期由各檔案保管責(zé)任部門制定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3)各部門應(yīng)按檔案的歸檔期，及時(shí)將檔案移交至檔案保管責(zé)任部門保管。

　　4)檔案保管人員應(yīng)將該資料登記在《檔案資料儲(chǔ)存清單》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

　　5)檔案保管人員可定期將《檔案資料儲(chǔ)存清單》輸入電腦，以便查詢;

　　6)檔案原則上保管原件。

　　4.4.4檔案的密級(jí)

　　1)絕密檔案包括：公司股份構(gòu)成、投資情況、總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體、獲得競爭對(duì)手情況的方法與渠道、招投標(biāo)文件、正式合同和協(xié)議文書以及重大經(jīng)營與管理決策。

　　2)機(jī)密檔案包括：項(xiàng)目規(guī)劃、管理方案、體系文件、顧客檔案與資料、員工檔案與資料、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表與統(tǒng)計(jì)報(bào)表、薪酬制度與員工工資、保險(xiǎn)柜密碼與計(jì)算機(jī)密碼、尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況、人力資源部門對(duì)干部的考評(píng)材料、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)等。

　　3)秘密檔案包括：消費(fèi)層次調(diào)查情況、市場潛力調(diào)查預(yù)測情況、顧客投訴與回訪記錄、工程圖紙、維修記錄、檢查記錄與結(jié)果、計(jì)劃總結(jié)、收發(fā)文件(如通知、通告等)、會(huì)議紀(jì)要(重要會(huì)議紀(jì)要除外)、員工手冊(cè)等普通性文件。

　　4.4.5檔案的查閱權(quán)限

　　1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　2)分管領(lǐng)導(dǎo)可查閱分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案和分管部門員工的檔案。

　　3)綜合管理部門經(jīng)理可查閱除財(cái)務(wù)、業(yè)主檔案、人事檔案以外的所有檔案。

　　4)財(cái)務(wù)部門經(jīng)理可查閱除業(yè)主檔案、員工檔案以外的所有檔案。

　　5)人力資源部門經(jīng)理可查閱全體員工的檔案和部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。

　　6)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門業(yè)務(wù)范圍的檔案。

　　7)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

　　4.4.6檔案的查閱、借閱、復(fù)制

　　1)查閱、借閱人須填寫《檔案查(借)閱申請(qǐng)單》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。

　　2)各類檔案的審批權(quán)限：屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批;非財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)類檔案時(shí)，由總經(jīng)理審批;非人力資源部門員工查閱人事檔案時(shí)，由總經(jīng)理審批

　　3)若需復(fù)制，還應(yīng)在《檔案查(借)閱申請(qǐng)單》備注欄中注明，并在權(quán)限內(nèi)使用。

　　4)檔案管理人員應(yīng)對(duì)借出的記錄進(jìn)行跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。

　　4.5檔案的銷毀

　　4.5.1超過保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)作廢、銷毀。檔案管理人員應(yīng)適時(shí)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行整理，定期編制《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后執(zhí)行銷毀。

　　4.5.2經(jīng)審批同意后由檔案管理部門指定1-2名監(jiān)銷人員將超過保存期限的檔案銷毀。

　　4.5.3監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

　　4.6附錄A《檔案目錄分類方案》。

　　05　附則

　　5.1總公司綜合管理部負(fù)責(zé)本辦法的解釋和修改。

　　5.2各子(分)公司可根據(jù)本辦法制定具體的實(shí)施細(xì)則，并報(bào)總公司備案。

　　5.3本辦法自2009年3月1日起生效施行。

　　06　記錄

　　記錄名稱記錄編號(hào)保存期限(年)

　　6.1《檔案查(借)閱申請(qǐng)單》SMS 01-02-002-F13年

　　6.2《檔案資料儲(chǔ)存清單》SMS 01-02-002-F2長期

　　6.3《檔案銷毀申請(qǐng)表》SMS 01-02-002-F3長期

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧稀⒂袇⒖純r(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。