XX有限公司檔案管理辦法

　　第一條：目的 為加強檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保 密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。

　　第二條：范圍

　　1、本制度適用于公司檔案的管理。

　　2、凡屬公司經(jīng)營管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價值的各種 文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于公司檔案。

　　第三條：管理原則

　　1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料 據(jù)為己有。

　　2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，任何人不得泄露或者非法利用 所知悉的檔案機密。

　　第四條：檔案分類

　　公司檔案分為：文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案(各項目資 料) 、圖紙資料、建設(shè)工程其他資料。

　　第五條：管理部門

　　1、行政人事部負責(zé)文書檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案的管理。

　　2、財務(wù)部負責(zé)財務(wù)檔案的管理。

　　第六條：行政人事部管理職責(zé)

　　1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

　　2、對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　4、提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

　　5、指定專人負責(zé)檔案管理工作。

　　第七條：財務(wù)部管理職責(zé)

　　1、制定財務(wù)檔案管理制度。

　　2、對企業(yè)財務(wù)檔案的歸檔工作進行管理。

　　第八條：檔案管理員管理職責(zé)

　　1、嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。

　　2、負責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。

　　3、采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。

　　4、做好檔案的保密工作。

　　5、每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。

　　6、每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。

　　第九條：文書檔案管理規(guī)定

　　1、公司文書檔案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行 政類合同、財務(wù)類合同等。

　　2、文書檔案保管年限：長期

　　3、文書檔案編號原則： 文書檔案編號= 一級類目代號 + 二級類目代號 + 年度號 + 案卷號 案卷號以流水作業(yè)編號。 舉例示意: ХХ--WJ--11 -- 01 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┗━━━━ 案卷號： 01

　　┃ ┃ ┗━━━━━━━ 年度號：20**年

　　┃ ┗━━━━━━━━━━ 二級類目代號：項目

　　┗━━━━━━━━━━━━━一級類目代號：ХХ有限公司

　　4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，依次編寫。 第十條：財務(wù)檔案管理規(guī)定 財務(wù)檔案管理規(guī)定依據(jù)財務(wù)部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十一條：人事檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案用于公司內(nèi)部人員管理。

　　2、人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡歷、入職單、轉(zhuǎn)正單、表彰文件、勞動 合同、離職單、解除合同約定等員工資料。

　　3、人事檔案由人事主管負責(zé)建立、保管。

　　4、保管年限：長期

　　第十二條：工程技術(shù)檔案管理規(guī)定

　　1、工程技術(shù)檔案以公司項目為一個單位，按項目立檔。

　　2、每一個單位項目檔案分類：

　　(1) 、項目工程合同--JY-*M-年度-編號

　　(2) 、材料采購類合同--JY-CG-年度-編號

　　(3) 、營銷類

　　3.1廣告發(fā)布類合同--JY--Y*-GG-年度-編號

　　3.2營銷策劃類合同--JY--Y*-CY-年度-編號

　　(4) 、開發(fā)類

　　4.1開發(fā)類合同--JY--KF-年度-編號

　　4.1開發(fā)類手續(xù)--JY--KF-S*-年度-編號

　　3、編號原則同第九條文書檔案編號原則。

　　4、保管年限：長期

　　第十三條：檔案歸檔

　　1、各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后3個工作日歸檔。

　　2、合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個工作日歸檔。

　　3、經(jīng)辦人形成檔案后由于個人原因未歸檔，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

　　4、部門負責(zé)人對經(jīng)辦人檔案資料歸檔負有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理責(zé)任。

　　第十四條：檔案保管

　　1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散) ，不亂(不使檔案互相混亂) ， 不丟(檔案不丟失不泄密) ，不壞(不使檔案遭到損壞)。

　　2、認真做好檔案管理工作，定期對檔案進行核查、整理工作。

　　3、檔案員對因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應(yīng)及時修補。

　　4、檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

　　第十五條：檔案的借閱、查閱、使用

　　1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門。

　　2、借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門負責(zé)人初審，行政人事部經(jīng)理復(fù)審，可辦 理借閱、查閱手續(xù)。

　　3、重要檔案及機密檔案不借閱，可查閱，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱檔案應(yīng)于公司檔 案室內(nèi)查閱，不予攜帶出檔案室。

　　4、檔案借閱時間為2天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人 員須及時催還。

　　5、申請檔案復(fù)印的，經(jīng)登記后，由檔案員負責(zé)復(fù)印發(fā)放。

　　6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償 責(zé)任。

　　第十六條：檔案的銷毀

　　1、無效、失效檔案由檔案管理員申請，填寫待銷毀檔案目錄信息，經(jīng)部門經(jīng)理初 審、總經(jīng)理復(fù)審，董事長批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　2、銷毀檔案必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用， 或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

　　第十七條：檔案密級

　　1、有密級的檔案按照密級管理執(zhí)行。

　　2、無密級的檔案按公司規(guī)定執(zhí)行。

　　3、檔案密級見相關(guān)規(guī)定。

　　第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定

　　1、圖紙資料指施工圖(不包括項目報建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等) 。

　　2、施工圖按公司相關(guān)規(guī)定審核后，由工程助理負責(zé)登記、保管、分發(fā)圖紙。

　　3、施工圖分發(fā)按照總工辦圖紙下發(fā)要求進行分發(fā)。

　　4、竣工圖要求按照施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā)。

　　第十九條：建設(shè)工程其他資料管理規(guī)定

　　1、項目部現(xiàn)場資料由項目部各專業(yè)工程師負責(zé)管理，或由項目部指定專業(yè)工程師 兼管。

　　2、材料驗收等資料由材料部負責(zé)管理。

　　3、對于合同、變更洽商、材料批價、招投標(biāo)文件、概預(yù)算書、結(jié)算書、結(jié)算審批 表、竣工驗收報告、竣工驗收備案表等重要工程檔案資料，各部門應(yīng)在取得后 3個工作日內(nèi)將其原件交行政人事部存檔、保管。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準(zhǔn)項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責(zé)，并接受市主管機關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區(qū)分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。

　　5.4.3負責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。