某管理公司會計檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范管理公司會計檔案，參照國家《會計檔案管理辦法》、《中發(fā)集團企業(yè)會計檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

　　第二章會計檔案的種類

　　第二條會計檔案是指在財務(wù)會計業(yè)務(wù)中形成的具有查考利用價值的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和原始憑證。具體包括：

　　一、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　二、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬薄，其他會計賬簿。

　　三、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　四、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交、保管、銷毀清冊，會計人員工作移交清冊，各種財務(wù)審計報告等。

　　第三條使用計算機打印套印的賬表憑證，其規(guī)格必須符合會計制度要求，其管理方法及保管期限與一般會計檔案相同。

　　第四條磁記錄會計檔案應(yīng)按磁性材料的技術(shù)要求提供保管環(huán)境，其保管期限與歸檔方法和紙制會計檔案相同。

　　第三章會計檔案的保管期限

　　第五條屬于永久保管的會計檔案

　　一、公司各類會計決算報表及其附件。

　　二、會計檔案移交、保管、銷毀清冊。

　　三、機構(gòu)裁撤、合并、分設(shè)交接清單。

　　四、會計人員工作移交清冊。

　　五、部門認為需要永久保存的其他會計檔案及資料。

　　第六條屬于保管15年的會計檔案

　　一、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其附件。

　　二、總賬、明細分類賬、日記賬及其輔助賬薄。

　　三、印章及空白憑證保管、領(lǐng)用登記簿。

　　第七條屬于保管5年的會計檔案

　　一、月、季度財務(wù)報告(包括文字分析)。

　　二、銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單。

　　三、各種不定期報表。

　　第四章會計檔案的整理立卷

　　第八條財務(wù)部應(yīng)有專人負責(zé)會計檔案的整理立卷和移交歸檔工作。對會計憑證、賬簿、報表分別以冊為單位裝訂會計檔案盒，并對會計憑證、賬簿、報表分別進行排列編號。

　　第九條案卷封面應(yīng)包括立卷部門、類別、冊數(shù)、時間、保管期限和檔號等。

　　第十條會計經(jīng)辦人員對破損的憑證、賬簿、報表要進行修補，裝訂要規(guī)范、牢固、整齊，裝訂時不得壓字和掉頁，并加蓋騎縫章，若需拆封，需有總經(jīng)理的批準(zhǔn)方可辦理。

　　第五章會計檔案的保管

　　第十一條會計檔案立卷完成后，先在財務(wù)部保管，以便查找利用。

　　第十二條根據(jù)公司統(tǒng)一安排，財務(wù)部保管期滿后移交公司總經(jīng)辦保管，移交時雙方部門負責(zé)人和經(jīng)手人應(yīng)在移交表上簽字或蓋章。

　　第十三條移交總經(jīng)辦保管的會計檔案應(yīng)按要求分類保管。

　　第六章會計檔案的調(diào)閱

　　第十四條會計檔案賬冊不得外借。

　　第十五條公司內(nèi)部人員調(diào)閱會計憑證、賬表時須經(jīng)本部門及財務(wù)部負責(zé)人同意，檔案保管人員方可辦理。

　　第十六條公安、司法、檢查機關(guān)及有關(guān)單位因特殊需要查閱會計憑證、賬表時，必須提供有關(guān)的有效文件，檔案保管人員在報財務(wù)部負責(zé)人同意后方可調(diào)閱或復(fù)印，并在《賬冊查詢、復(fù)制登記薄》上登記。

　　第七章會計檔案的銷毀

　　第十七條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十八條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

　　一、由總經(jīng)辦會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　二、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　三、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)辦和財務(wù)部共同派檔案員監(jiān)銷。

　　四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

　　第十八條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第八章附則

　　第十九條本辦法由財務(wù)部負責(zé)解釋。

　　第二十條本辦法自頒布之日起施行。

篇2：P集團公司會計檔案管理辦法

　　1. 目的

　　為了加強集團財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一會計檔案工作制度，更好地為集團經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算服務(wù)，以保證財務(wù)核算資料的安全完整，特制定本辦法。

　　2. 應(yīng)用范圍

　　本制度適用于集團各職能部門及各子公司。

　　3. 職責(zé)

　　3.1集團財務(wù)部負責(zé)集團總部及集團所屬各子公司財務(wù)核算檔案的使用與保管工作，必須保證財務(wù)檔案的安全完整。

　　3.2 因保管需要，財務(wù)部需定期將財務(wù)檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財務(wù)檔案的安全，并隨時保證財務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。

　　4. 具體規(guī)定

　　4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團財務(wù)部負責(zé)建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。

　　4.2集團財務(wù)部各子公司財務(wù)會計人員對本公司的財務(wù)核算資料，必須按照會計歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的會計檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案，全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

　　4.3檔案部門對接收保管的會計檔案，必須認真負責(zé)保管，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的裝訂，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　4.4會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經(jīng)上級主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，由財務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當(dāng)日歸還，次日再借。

　　4.5各種會計檔案的保管期限，根據(jù)起特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。

　　4.6會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案部門提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，并報集團董事會同意后方可實施銷毀。

　　4.7監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應(yīng)當(dāng)認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團董事會報告。

　　4.8會計檔案保管期限規(guī)定如下：

　　4.8.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會計憑證永久保存。

　　4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。

　　4.8.3會計賬簿：日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年，涉及外事的會計帳簿永久保存。

　　4.8.4會計報表：月、季度財務(wù)報表，包括文字分析保存期5年，年度會計報表(決算)永久保存。

　　4.8.5會計移交清冊保管期15年;會計檔案清冊保管期25年。

篇3：建工學(xué)院會計檔案管理辦法

　　建工學(xué)院會計檔案管理辦法

　　為了加強我院會計檔案的管理，確保財務(wù)信息安全和完整，特制定本辦法，請認真執(zhí)行。

　　一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

　　計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

　　⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

　　現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)。現(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收（付）訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責(zé)人在賬頁上蓋章，銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)主管負責(zé)人審核無誤后，由出納和主管負責(zé)人簽字蓋章，按月編頁碼裝訂成冊，加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊，加蓋封印妥善保管。

　　⒉記帳憑證的保管

　　記帳憑證主要是指機制憑證，經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計算機，并加蓋會計主管、記賬員（輸入）、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人（領(lǐng)、交款人）簽字確認。當(dāng)日工作結(jié)束，記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后，連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊，妥善保管。

　　⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時間

　　⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

　　⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。

　　⑶總分類賬、各明細科目余額表每月打印一次。

　　⑷記帳憑證（包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證）的科目匯總表每日打印一次，并同該日記帳憑證一起裝訂。

　　⑸會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核無誤后簽字生效。

　　⒋其他

　　由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員和財務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

　　二、數(shù)據(jù)備份管理

　　⒈由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進行備份。

　　⒉在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，每張軟盤采取隔日備份的方法，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

　　⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　⒋計算機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等，按月做兩套軟盤備份，或在兩臺以上計算機中備份，備份軟盤應(yīng)交會計檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管，并注意防火、防磁、防潮、防塵。

　　三、會計檔案管理

　　財務(wù)處會計檔案的管理由財務(wù)處長指定專人負責(zé)，并建立檔案登記清冊，詳細記錄會計檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項。

　　⒈會計檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù)，打印輸出的憑證帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

　　⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上保護標(biāo)簽，裝入磁盤盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

　　⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案，按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

　　⒋隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案按規(guī)定保管。

　　⒌各類會計檔案的查詢、借閱，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，填寫檔案借閱登記清冊。如果對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

　　⒍必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

　　⒎會計檔案由財務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后，其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。