原中工學(xué)院教學(xué)院系(部)檔案資料管理辦法

　　(試行)

　　為了加強(qiáng)我校教學(xué)院系(部)檔案資料的管理，維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理活動提供及時有效的服務(wù)，依據(jù)《原中工學(xué)院檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　一、基本原則

　　(一)根據(jù)國家教育部《普通高校檔案管理辦法》關(guān)于“高校檔案實(shí)行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系(部)級檔案資料兩級管理。

　　(二)凡是教學(xué)院系(部)在教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件材料，均屬院系(部)級檔案資料范疇。

　　(三)教學(xué)院系(部)檔案資料中，除按規(guī)定移交學(xué)校檔案部門的，其余應(yīng)歸入院系(部)級檔案。教學(xué)院系(部)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于學(xué)校各項(xiàng)工作的開發(fā)利用。

　　(四)院系(部)檔案資料的管理實(shí)行“三納入”，即：納入院系(部)的工作計(jì)劃;納入院系(部)的管理制度;納入院系(部)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的職責(zé)范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)體制及職責(zé)

　　(一)教學(xué)院系(部)檔案工作由教學(xué)行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

　　(二)各院系(部)必須明確1名領(lǐng)導(dǎo)分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系(部)兼職檔案員，應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

　　分管檔案工作的院系(部)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍：

　　1.將檔案工作納入本院系(部)管理工作計(jì)劃，制定有關(guān)制度并認(rèn)真執(zhí)行。

　　2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫助解決檔案工作中遇到的實(shí)際問題。

　　院系(部)兼職檔案員的職責(zé)范圍：

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度;

　　2.負(fù)責(zé)做好本部門的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作：

　　(1)統(tǒng)一管理本部門形成的全部檔案材料;

　　(2)負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)本部門的檔案資料工作;

　　(3)整理的案卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范;

　　(4)按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

　　3.接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，參加學(xué)校檔案部門組織的有關(guān)活動;

　　4.會同學(xué)校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充、復(fù)制及鑒定、銷毀工作。

　　三、教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍

　　教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍主要分為：黨群類、行政類、教學(xué)類、研究生工作類、科研類及其它工作類。具體類目見附表。

　　教學(xué)院系(部)其它有保存價值的材料，除了應(yīng)移交校綜合檔案室的材料外，可根據(jù)具體內(nèi)容自行劃定院系(部)保管類目。內(nèi)部行文參照學(xué)校黨字[20**]16號《原中工學(xué)院公文處理辦法(修訂)》執(zhí)行。院系(部)保存教師個人基本信息資料，可依據(jù)各教學(xué)院系(部)具體情況設(shè)置分類。

　　四、教學(xué)院系(部)檔案資料保管期限

　　除移交學(xué)校綜合檔案室的檔案材料外，各類教學(xué)院系(部)的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應(yīng)在本部門保存5年，設(shè)備檔案資料隨設(shè)備保存。

　　五、教學(xué)院系(部)檔案資料整理要求

　　(一)根據(jù)材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成卷式或盒式;

　　(二)卷(盒)內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ);

　　(三)同類紙質(zhì)材料的紙型應(yīng)保持一致，文中密不可分的插圖、照片應(yīng)插入文字材料內(nèi);

　　(四)按順序編寫頁號;

　　(五)規(guī)范填寫卷內(nèi)文件目錄;

　　(六)填寫案卷標(biāo)題，制作檢索工具;

　　(七)按規(guī)定應(yīng)移交學(xué)校綜合檔案室的案卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫移交目錄，部門和學(xué)校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。

　　附表：教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍

　　附表：

　　教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍

　　黨群類

　　序號類目名稱

　　1總支工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、重要報告、調(diào)查材料

　　2總支改選工作請示、批復(fù)

　　3黨建工作及有關(guān)材料

　　4人員獎懲及有關(guān)材料

　　5師德師風(fēng)建設(shè)材料

　　6其它有保存價值的材料

　　行政類

　　1上級部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到院系(部)檢查工作的記錄及整改方案

　　2工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、報告、批復(fù)、會議記錄

　　3開展各類重要學(xué)術(shù)活動和工作調(diào)研的文件材料

　　4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作材料

　　5基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、大事記及重要資料

　　6師資建設(shè)規(guī)劃

　　7學(xué)校及本院系(部)各項(xiàng)工作規(guī)章制度

　　8學(xué)生二課活動材料

　　9畢業(yè)生合影照片

　　10學(xué)生思想工作、獎懲等材料

　　11內(nèi)部自辦的刊物、簡報

　　12其它有保存價值的材料

　　教學(xué)類

　　1專業(yè)綜合培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程表、總課表

　　2院(系)級學(xué)位評定委員會名冊及學(xué)位委員會會議記錄、決定、計(jì)劃、總結(jié)

　　3專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃

　　4專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告、批復(fù)(復(fù)印件)

　　5畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)題目及成績匯總

　　6課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)及評審意見、優(yōu)秀實(shí)習(xí)報告、總結(jié)

　　7教師工作量核算表及相關(guān)登記材料

　　8教學(xué)檢查、評估和各類教學(xué)競賽評獎材料

　　9修改教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃審批單、教學(xué)日歷、典型教案

　　10各專業(yè)校考課程試卷樣卷、標(biāo)準(zhǔn)答案及評分標(biāo)準(zhǔn)

　　11學(xué)生原始成績單、期末考試試卷、期初補(bǔ)考試卷，試卷分析，更改學(xué)生成績申請單，系考課程評分依據(jù)

　　12本部門任課教師名冊、班級學(xué)生名單(各學(xué)期學(xué)籍異動后的空白名單)、各學(xué)期學(xué)籍異動資料(各類審批表及匯總表)

　　13各專業(yè)畢業(yè)答辯工作計(jì)劃、總結(jié)、答辯記錄

　　14學(xué)科競賽有關(guān)材料(通知、進(jìn)程安排、試卷、結(jié)果)

　　15有關(guān)學(xué)科建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的方案、評估材料

　　16實(shí)習(xí)基地建設(shè)有關(guān)材料

　　17聽課記錄等有關(guān)材料

　　18各專業(yè)教材使用一覽表，本院系(部)教師自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書樣書及獲獎情況

　　19教學(xué)改革方案、項(xiàng)目評獎材料

　　20實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員增減變動情況

　　21其它有保存價值的材料

　　研究生工作類

　　1學(xué)校及本院(系)研究生工作發(fā)展規(guī)劃、培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱、方案

　　2學(xué)校及本院(系)研究生學(xué)位工作、學(xué)科建設(shè)的規(guī)定、辦法、條例

　　3博士、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、重點(diǎn)學(xué)科申報和管理工作請示、批復(fù)、檢查、評估材料

　　4本部門研究生工作計(jì)劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計(jì)表

　　5院(系)級研究生學(xué)位評定委員會名冊及會議記錄、決議

　　6研究生導(dǎo)師名冊

　　7研究生培養(yǎng)工作量核算材料

　　8碩士學(xué)位答辯工作計(jì)劃、總結(jié)、答辯記錄、畢業(yè)審批及學(xué)位授予材料

　　9研究生學(xué)位論文及題目、成績匯總

　　10研究生教學(xué)專題會議記錄、紀(jì)要

　　11研究生獎懲及學(xué)籍處理有關(guān)材料

　　12研究生名冊

　　13其它有保存價值的材料

　　科研類

　　1院系(部)教職工科研項(xiàng)目、著作、作品及發(fā)表論文一覽

　　2學(xué)校及本院系(部)關(guān)于科研工作的規(guī)章制度

　　3教師申請專利的受理通知書、授權(quán)證書(復(fù)印件)及統(tǒng)計(jì)表

　　4教師科研獎勵有關(guān)材料(包括獎狀、證書復(fù)印件)

　　5教師科研項(xiàng)目和成果應(yīng)用于教學(xué)過程及學(xué)生培養(yǎng)的有關(guān)材料

　　6教學(xué)院系(部)學(xué)術(shù)委員會記錄、決定等材料

　　7其它有保存價值的材料

　　設(shè)備類

　　1開箱記錄及裝箱單

　　2安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

　　3驗(yàn)收報告及文件材料

　　4索賠來往函件及結(jié)果文件

　　5設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件

　　6使用、檢修、故障事故記錄

　　7重大事故的調(diào)查分析及處理意見

　　8技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件

　　注：此類特指單價在5萬元以下的儀器設(shè)備材料

篇2：某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

>　　基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

　　檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發(fā)揮檔案的作用，使之更好地服務(wù)于工作，特制訂本辦法。

　　一、文件材料歸檔范圍：

　　1、院外文件：按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

　　2、學(xué)院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。

　　3、我處形成下達(dá)的各類規(guī)章制度、正式文件和會議記錄等資料。

　　4、我處代表學(xué)院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。

　　5、學(xué)院總體規(guī)劃、基建計(jì)劃、招投標(biāo)記錄等資料。

　　6、按學(xué)院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。

　　二、檔案的使用與管理：

　　1、根據(jù)學(xué)院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統(tǒng)一管理，以維護(hù)檔案資料的完整和安全。

　　2、工作需要借閱檔案，根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后，、借閱者應(yīng)對檔案負(fù)責(zé)，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

　　3、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類會議、大事的有關(guān)材料及時交檔案，負(fù)責(zé)檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料，及時整理歸檔。

　　4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經(jīng)主管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報學(xué)院審批后執(zhí)行。

　　三、文件傳閱和處理：

　　收到文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級、傳閱范圍等要求，及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

　　2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。

　　3、文件一般不外借，如確需借閱，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并限期歸還。

　　4、文件閱后(文件精神傳達(dá)貫徹后)應(yīng)及時立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。

　　四、組織

　　1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專人負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

　　2、各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。

　　五、其他

　　1、未盡事宜由處負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

　　z醫(yī)學(xué)院基建規(guī)劃處

篇3：大學(xué)內(nèi)部資料性出版物管理辦法

　　大學(xué)內(nèi)部資料性出版物管理暫行辦法

　　為繁榮校園文化，營造良好的校園文化環(huán)境，進(jìn)一步推動我校精神文明建設(shè)，加強(qiáng)對內(nèi)部資料性出版物的管理，特制訂本辦法。

　　第一條 本辦法所稱內(nèi)部資料性出版物，是指在z醫(yī)科大學(xué)校內(nèi)出版，并未取得全國公開出版統(tǒng)一刊號或內(nèi)部出版統(tǒng)一刊號，有固定名稱、開版，用于指導(dǎo)工作、交流信息的非商品性成冊、折頁或散頁的連續(xù)出版物、印刷品(不包括機(jī)關(guān)公文性材料和簡報等信息資料)。

　　第二條 學(xué)校內(nèi)部資料性出版物實(shí)行申報審批、登記備案制度。學(xué)校各單位內(nèi)部資料性出版物，均需履行申報審批、登記備案手續(xù)，認(rèn)真填寫z醫(yī)科大學(xué)內(nèi)部資料性出版物申報審批表(附申請報告，申請報告主要寫明辦刊宗旨、刊物名稱、刊期、開版或開本、辦刊內(nèi)容、主辦單位、主管單位、主要負(fù)責(zé)人及資金保障等內(nèi)容)，報黨委宣傳部審批。校學(xué)生會、學(xué)生社團(tuán)自辦刊物由校團(tuán)委預(yù)審，各學(xué)院團(tuán)總支、學(xué)生分會的自辦刊物由所在學(xué)院黨總支預(yù)審，報黨委宣傳部審批并備案。

　　第三條 學(xué)校內(nèi)部資料性出版物在辦刊期間必須嚴(yán)格按照申報審批表所填寫內(nèi)容辦刊，不得隨意更改刊物名稱、刊期、開版或開本、內(nèi)容等。

　　第四條 學(xué)校內(nèi)部資料性出版物刊號登記：經(jīng)審批和備案后，由校黨委宣傳部統(tǒng)一登記、編發(fā)刊號，印刷時刊號應(yīng)在刊物明顯位置完整地印出z醫(yī)科大學(xué)內(nèi)部資料性出版物準(zhǔn)印證××××××號。學(xué)校內(nèi)部資料性出版物不得使用××報、××刊或××雜志等字樣。

　　第五條 學(xué)校內(nèi)部資料性出版物實(shí)行誰主辦誰負(fù)責(zé)的原則。黨委宣傳部負(fù)責(zé)對學(xué)校內(nèi)部資料性出版物進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和管理。主管單位和主辦單位負(fù)責(zé)對刊物進(jìn)行日常管理，對內(nèi)容和質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。刊物負(fù)責(zé)人須在每期刊物編印完成后的三日內(nèi)將刊物(3份)送黨委宣傳部審閱，備案。

　　第六條 本辦法頒發(fā)前已辦的學(xué)校內(nèi)部資料性出版物，須重新履行申報審批、登記備案手續(xù)。

　　第七條 凡違反本辦法的學(xué)校內(nèi)部資料性出版物，黨委宣傳部將責(zé)令其限期整改、停刊。違反校紀(jì)法規(guī)的，主管單位負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

　　第八條 本辦法解釋權(quán)屬于黨委宣傳部。

　　第九條 本辦法自下發(fā)之日起實(shí)行。

　　附件：z醫(yī)科大學(xué)內(nèi)部資料性出版物申報審批表